Planificación, gestión y control de diferentes proyectos

En la búsqueda de alcanzar los objetivos de un proyecto en el tiempo estipulado, las empresas recurren a la planificación, gestión y control de diferentes proyectos. Pero, ¿cómo se relacionan los conceptos de planificación y control con la gestión de proyectos? En el presente artículo vamos a desglosar cada término y su implicancia directa en la realización de proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina que permite la planificación y dirección de proyectos. La misma debe garantizar que estos se desarrollen convenientemente y se obtengan resultados óptimos. Asimismo, debe permitir el control del progreso del proyecto y poder explicarlo de forma satisfactoria al equipo de trabajo y al cliente.

<<< Cartera de proyectos: cómo visualizar el estado y avance >>>

Para conseguir el resultado deseado en un proyecto y la satisfacción del cliente, se debe efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un control de las actividades que se realizan, de los recursos necesarios para llevar a cabo su ejecución, así como todos los componentes para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desvíe del cumplimiento de los objetivos planteados al principio.

Se requiere, además, de una adecuada planificación para que las tareas y metas a cumplir se desarrollen en tiempo y forma. Es por eso que todo líder de proyecto debe conocer los tres pilares de la gestión de proyectos, o sea, debe tener bien claro cuál es el alcance del proyecto, el tiempo que se requiere para su desarrollo y el presupuesto necesario para completarlo. 

<<< Tiempos de incertidumbre: ¿Es posible planificar? >>>

Dentro de la gestión de proyectos podemos delimitar varias etapas a tener en cuenta: planificación, ejecución y entrega.

• Planificación: la organización de los procesos y tareas a fin de dar consistencia al proyecto evitando posibles errores.
• Ejecución: conjunto de tareas y actividades que suponen la realización del proyecto.
• Entrega: corresponde a la finalización del proyecto en un periodo de tiempo determinado.

Luego debemos destacar otras dos etapas: la iniciación, antes de la planificación, y el control, para monitorizar el trabajo realizado, buscando variables manifiestas entre lo planificado y el progreso real, a fin de iniciar las acciones correctivas que sean necesarias para encaminar el proyecto hacia su realización. 

<<< Gestión de proyectos: Cómo elegir una herramienta simple e intuitiva >>>

Planificación de proyectos

La planificación cumple dos propósitos principales en las empresas: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. 

El propósito afirmativo de la planificación consiste en mejorar el éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las empresas. 

En la planificación se encuentran dos grandes fases en la que esta cobra el máximo protagonismo. La primera es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organización. Hay que hacer los correspondientes estudios técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad, así como una estimación de los recursos necesarios y los costos generados. 

Todo esto constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente para decidir sobre la realización o no del proyecto. La segunda fase importante de planificación tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. 

Uno de los errores más importantes y graves en gestión de proyectos es la prisa por ejecutar el proyecto cuando no está debidamente planificado y organizado para cumplirse en el plazo establecido. Por eso es necesario atender al paso previo del inicio, a fin de que garantice la calidad de la gestión y el éxito posterior del proyecto.

Control y seguimiento de proyectos

Como ya dijimos, para alcanzar el resultado deseado en un proyecto, se debe hacer un seguimiento durante todo su desarrollo. Este seguimiento implica obtener un control de las actividades y tareas que se ejecutan, evitando o solucionando las desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos planteados. 

Hilando más fino, el monitoreo y control se define como un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto va evolucionando según lo planificado. Controla el avance del proyecto en su ejecución, compara el desempeño y mide los resultados reales contra lo planeado, y revisa el comportamiento de los indicadores de desempeño.

Si las empresas no implementaran el monitoreo y control para el seguimiento de cada proyecto, estas no lograrían los resultados esperados. Pero debe hacerse de forma regular y consistente, monitoreando la diferencia entre lo planificado y lo real. Es una actividad que muestra cuándo y dónde existieron desviaciones al plan y pone en marcha las acciones correctivas para que el proyecto retorne a su camino normal. 

Para realizar un control efectivo se deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales: la función del control debe centrarse más en prevenir los problemas que en solucionarlos, y debe relacionarse tanto con la calidad del producto, como con su cantidad y oportunidad.

El seguimiento de las actividades del proyecto es una de las razones del 95% de su progreso, pues permite medir la verdadera situación del proyecto, y por consiguiente, el avance real del mismo. La supervisión de las actividades incluye la recopilación, medición y difusión de información sobre el rendimiento, así como la evaluación de las mediciones y tendencias para llevar a cabo las mejoras del proceso. 

Esta supervisión continua le proporciona al equipo de dirección del proyecto una idea acerca del estado del proyecto e identifica cualquier área que necesite más atención.

Mediante el monitoreo y control se puede comprobar la gestión del alcance, la gestión del tiempo y la gestión del costo, es decir, que el alcance del proyecto se haya establecido correctamente, se examina la programación del proyecto, se revisa la línea base y se controla que se hayan estimado los recursos, en calidad, cantidad y oportunidad. 

Al mismo tiempo, el monitoreo y control verifica que se realicen adecuadamente los reportes previstos para el control del cumplimiento del proyecto, y se valoren los resultados operativos que va teniendo el proyecto durante todo su desarrollo. Recuerda que existen en el mercado diferentes herramientas de gestión de proyectos que permiten agilizar las tareas más rudimentarias, como la monitorización de las tareas y su progreso en el tiempo.

Aunando conceptos: planificación, gestión y control de proyectos.

En la gestión de proyectos podemos delimitar tres bloques fundamentales a tener en cuenta: 

• La planificación del proyecto, cuyas etapas pueden dividirse en tres: planificación, ejecución y entrega.
• Dirección  del proyecto, que integra los tres pilares fundamentales: alcance, tiempo y costos.
• Monitoreo y control de proyectos: se ocupa de supervisar el avance del proyecto e intervenir en las posibles fallas, si es necesario.

Esperamos que esta información te haya sido de utilidad y que a partir de ahora la planificación, gestión y control de todos tus proyectos obtengan una creciente mejora, logrando alcanzar los objetivos que te propongas en el menor tiempo posible, a fin de que tus clientes queden más que satisfechos con tu desempeño y el de tu equipo.