¿Cómo realizar la digitalización de los legajos del personal?

El área de Recursos Humanos suele ser la encargada de ocuparse de almacenar los legajos de personal de una empresa con todo su historial laboral. Históricamente, estos legajos solían guardarse en papel impreso, por lo que se necesitaba muchas veces de un gran espacio físico para contener toda esa documentación del personal de trabajo.

Imagínate el tiempo que perderían los responsables de este sector solo buscando y ordenando cada legajo por fecha, antigüedad, apellido, etc., y peor si tuvieran que efectuar modificaciones, agregando páginas y más páginas que a la vez ocuparían más lugar y peso en los cajones ficheros. 

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Y aunque esto parecería parte del pasado, en realidad no lo es, ya que sigue habiendo empresas que aún no han realizado la digitalización de los legajos del personal y mantienen los documentos en papel impreso, como si el legajo físico tuviera más autoridad que un legajo digital, cuando tienen exactamente la misma, solo que el legajo digital te hace perder menos tiempo en interminables búsquedas manuales. 

La digitalización de los legajos del personal es el proceso por el cual se almacenan los datos de los colaboradores de una empresa en una base de datos digital a la cual se tiene fácil y rápido acceso. Se realiza por medio de un software de integración, que permite registrar toda la información en una única plataforma automáticamente organizada y ordenada para encontrar los nombres de los colaboradores en cuestión de segundos.

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¿Cómo hacer la digitalización de los legajos del personal? 

Si eres de los que todavía emplean el legajo físico para guardar los datos e información de los colaboradores de tu empresa y no estás muy convencido de implementar una herramienta de gestión de legajo, a continuación te explicamos, de manera fácil y práctica, los pasos a seguir para comenzar. 

• Auditoría de los legajos físicos de tus colaboradores. 

Como instancia de inicio para la digitalización de los legajos del personal, te recomendamos hacer una auditoría interna de los legajos físicos de tu equipo, a fin de efectuar una revisión pormenorizada de la información más relevante contenida en cada legajo. Procura ahorrar en información que ya no necesites, como los legajos de personal antiguo que se desvinculó hace tiempo de tu empresa.

• Elige una herramienta de gestión de legajos para tu área de recursos humanos. 

Una vez que ya tienes la información rescatada de la documentación física, elige la herramienta de gestión de legajos que más se adapte a tus necesidades mediante un relevamiento previo de las mejores alternativas que presenta el mercado en softwares de gestión de recursos humanos. 

• Transcribe y transfiere solo los datos relevantes de los legajos físicos de tus colaboradores.

Traslada la información relevante de los legajos físicos del personal a tu nueva herramienta de gestión de recursos humanos. Recuerda que dicha información podrá incluir el listado con los datos personales de tus colaboradores vigentes, que a la vez supondrá un suministro informativo de importancia para la toma de decisiones futuras. 

Comprendemos que hacer la carga manual de todos estos datos implica un gran gasto de esfuerzo y tiempo por parte de tus colaboradores, pero la buena noticia es que solo se realiza una única vez y después nunca más, porque la herramienta almacenará los nuevos datos que se ingresen, automáticamente.

• Proceso de alta para la digitalización de los legajos del personal.

Pasamos a la última instancia de la digitalización de los legajos del personal en donde  ya podemos empezar la gestión de los legajos de manera digital. Ya terminaste de transferir la información que estaba en soporte físico, ahora debes abrir un proceso de alta para toda la carga de datos perteneciente a nuevos legajos de personal recientemente incorporado. 

Dentro de estas nuevas habilitaciones o funcionalidades de la herramienta de gestión, puedes tener acceso libre a las últimas novedades, liquidación de haberes, evaluación de desempeño, capacitación, etc. 

Principales ventajas de realizar la digitalización de los legajos del personal.

•  Ahorro de costos.

Cuando se lleva a cabo la digitalización de los legajos del personal en el área de recursos humanos, la inversión en papel, tinta, impresoras y otros elementos necesarios para tener los documentos en físico, se reduce al mínimo, aligerando la presión financiera.

•  Mejora el rendimiento de los colaboradores. 

Puesto que los integrantes del área de recursos humanos ya no tienen que invertir tiempo en la búsqueda manual de la documentación laboral de los colaboradores, el rendimiento aumenta porque les permite invertir el tiempo en otras tareas de mayor valor para la empresa. 

•  Automatización de procesos.

Gracias a la digitalización, los procesos de búsqueda de documentación de legajos, pasan de ser manuales a ser automatizados, minimizando el riesgo de errores en la gestión. 

•  Búsquedas avanzadas.

Realizando la digitalización de los legajos del personal te garantiza la gestión y búsqueda avanzada de la documentación laboral de los colaboradores. De esta forma, puedes personalizar los datos de búsqueda, hacer filtros vinculados a cada tipo de documento para que sean mejor visualizados desde la plataforma integral de gestión de legajos.

•  Visualización de cada documento en tiempo real.

Esta es una de las mayores ventajas de realizar la digitalización de los legajos, ya que es una herramienta de gestión en la nube, por lo que toda la información de tu personal estará segura desde cualquier ordenador o soporte que utilices.

Ahora que se ha intensificado el trabajo remoto y home office durante la pandemia del coronavirus, realizar la digitalización de los legajos del personal se presenta como la opción más segura, eficiente y conveniente. 

•  Ayuda al medioambiente.

El proceso de despapelización en una empresa no solo ayuda desde el punto de vista monetario, sino que ayuda a cuidar el medioambiente porque prescinde del papel, el cual es generado con la madera de los árboles, por lo que se disminuye considerablemente la tala de árboles y así los bosques se preservan. 

En conclusión, olvídate de los legajos físicos de papel, deja de gastar en pesadas resmas y tinta de impresión. Con la digitalización de los legajos del personal obtendrás toda la información valiosa que necesitas sobre tus colaboradores al alcance de un click.