De punta a punta: ¿Cuál es el ciclo de vida de un proyecto?

Para sobrevivir en un mercado tan competitivo y salvaje, muchas empresas deben generar proyectos a realizar en determinado periodo de tiempo, con un determinado presupuesto y con un determinado alcance. Pero a los proyectos hay que planificarlos para poder ejecutarlos, atender a los posibles puntos críticos, resolverlos o modificarlos, con el fin de que tales proyectos se cumplan según lo planeado.

Del ciclo de vida de un proyecto se encarga un proceso y la metodología para llevar a cabo el mismo. En otras palabras, todo proyecto se desarrolla ejecutando una serie de procesos hasta alcanzar el objetivo de este. Abarca desde que nace hasta que este finaliza; básicamente, se ocupa del progreso del proyecto siguiendo las instancias de cada etapa.

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En los procesos que desarrollamos buscamos lograr el alcance del proyecto, es decir, los resultados a los que pretendemos llegar al final de este ciclo, pero para completarlo deberemos atravesar varias etapas: inicio, planificación, ejecución y cierre del conjunto de procesos que componen un proyecto. 

El objetivo principal que busca un proyecto es obtener un producto, un servicio o un resultado único, a través de procesos que integran tareas y actividades específicas a desarrollar en el tiempo previsto, según el alcance definido y haciendo uso de un presupuesto estimado. 

Como dijimos anteriormente, los proyectos contienen procesos, y a la vez, estos procesos contienen tareas y actividades, las cuales son necesarias para la concreción exitosa de cada proyecto. Tienen un inicio y fin, tanto los proyectos como los procesos y tareas, con el propósito de establecer parámetros temporales más o menos estables entre cada proceso y tarea, que se ajusten a las fechas definidas para todo el proyecto.

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Es importante para que el ciclo de vida del proyecto llegue a término tener identificado al responsable de cada proceso, actividad y tareas para que las etapas que a continuación vamos a explicar estén correctamente ejecutadas.

1- Inicio del proyecto

El inicio del proyecto busca definir el alcance inicial del proyecto, es decir, aquello que se quiere lograr con la ejecución del proyecto. De no definir correctamente su alcance, es poco probable que este llegue a finalizarse en el tiempo estipulado.

En esta primera etapa del proyecto, debes identificar los recursos necesarios para conseguir el alcance inicial, hablamos del presupuesto que calculaste para realizar al menos la primera parte del proyecto, a fin de poder cumplir con los objetivos iniciales.

Asimismo, deberás identificar a los interesados en el proyecto, que son aquellos que pueden influir, tener poder de decisión sobre el proyecto y ser influidos por el mismo. Y por último, darle salida a la iniciación del proyecto, en donde evaluarás los resultados obtenidos durante la ejecución de este proceso. Antes de finalizar, realiza un acta de constitución del proyecto donde queden sentadas las líneas generales del proyecto y se autorice su ejecución. 

Las principales tareas que incluye normalmente el inicio del proyecto:

• Identificar necesidades y requisitos del proyecto
• Documentar la propuesta 
• Desarrollar el caso de éxito
• Evaluar el impacto del proyecto
• Identificar los stakeholders (interesados del proyecto)
• Definir los tres pilares fundamentales del proyecto: alcance, tiempo y costo
• Realizar el acta de constitución del proyecto.

2- Planificación del proyecto

En la planificación del proyecto se busca definir el trabajo a realizar durante el ciclo de vida del proyecto para finalizarlo con éxito. Aquí deberás hacer hincapié en las tareas que agregan valor al proyecto, descartando aquellas que no aporten valor o generen retrasos innecesarios.

En esta instancia del proyecto se reúne información sobre el mismo para decidir qué, cómo, quién y cuándo se producirá cada entregable que genere el proyecto. Los objetivos deben ser claros, calificados y cuantificados, a fin de lograr los resultados deseados.

Las principales tareas que incluye la planificación del proyecto:

• Elaborar un plan de gestión del alcance
• Elaborar un plan de gestión del tiempo
• Definir un cronograma del proyecto  
• Realizar un plan de gestión de costo (costos directos e indirectos)
• Desarrollar el plan de gestión de salida
• Elaborar un plan de mejora y criterios de medición
• Trazabilidad y transmisión de la información del proyecto
• Crear un plan de gestión de los riesgos
• Plan de contingencia y seguimiento de los riesgos

3- Ejecución del proyecto

El director del proyecto debe ejecutar finalmente lo planificado, es decir, realizar todas las tareas y actividades que respondan a los planes de alcance, tiempo y costo. Es importante velar por una buena comunicación en esta etapa para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. 

Asimismo, es indispensable monitorizar la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta instancia deberás gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.

4- Seguimiento y control del proyecto

Llegada esta etapa del ciclo de un proyecto, deberás supervisar que tu equipo no se desvíe del plan original, interviniendo, en caso de ser necesario, con medidas correctivas orientadas a resolver los problemas que puedan surgir durante cada proceso. Revisa el avance del proyecto y compara lo planificado con los resultados obtenidos durante su ejecución.

Algunas tareas que incluye el seguimiento y control del proyecto:

• Gestionar el control de cambios del proyecto 
• Realizar acciones de seguimiento del alcance del proyecto.
• Ejecutar planes de mejora y control de calidad de los trabajos del proyecto y sus resultados.
• Monitorizar la estrategia de gestión de los riesgos del proyecto.
• Implementar las acciones correctivas y planes de contingencia para el proyecto.
• Realizar la actualización del plan de dirección del proyecto.

5- Cierre del proyecto

El cierre del proyecto deberá dar cuenta de todos los procesos realizados, incluyendo todas sus actividades y tareas, los cambios implementados, el seguimiento y la evaluación final de todo el ciclo, a fin de alcanzar los objetivos planteados al inicio y brindar, en consecuencia, una experiencia óptima al cliente al que fuera dirigido el proyecto.

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Estas fueron las cinco etapas que constituyen el ciclo de vida de un proyecto, y es fundamental seguir este procedimiento metodológico para ordenar mejor cada proceso, en la búsqueda de cumplir eficientemente con los objetivos consignados en el alcance.