¿Qué significa scope statement en gestión de proyectos?

Antes de definir scope statement o declaración de alcance del proyecto, se comprenderá el concepto de alcance del proyecto, ya que es aspecto clave para establecer el límite del objetivo a cumplir a lo largo del proyecto.

El alcance del proyecto es un objetivo en movimiento al que se desea arribar antes de trazar un plan de gestión del proyecto. En otras palabras, es la suma de todo el trabajo del proyecto, contemplado en el alcance, que es el límite del proyecto en sí. Sin embargo, el alcance del proyecto no apunta solo a la gestión del trabajo del proyecto, ya que en primera instancia hay que comprender los objetivos del proyecto, la estructura por etapas del trabajo a realizar, requisitos, entre otras cuestiones. Posteriormente, una vez definido el alcance del proyecto, se puede elaborar una declaración de alcance.

¿Qué es scope statement o declaración de alcance del proyecto?

Scope statement es un documento que define todos los componentes del alcance del proyecto, como así también los supuestos, los requisitos y los criterios de aceptación. Una declaración de alcance opera como herramienta principal para que las partes interesadas e integrantes del equipo hagan consultas y utilicen como guía práctica para medir con minucioso detalle el éxito del proyecto.

¿Cómo realizar una declaración de alcance del proyecto?

Para realizar un esquema de declaración de alcance del proyecto, hay que tener en cuenta 7 pasos.

1. Metas y objetivos del proyecto.

Las metas y los objetivos del proyecto son los que definen el propósito del proyecto. Los objetivos son pasos más pequeños que se orientan hacia las metas del proyecto, que suelen ser más amplias. Entonces, el comienzo de la declaración de alcance debe explicar los objetivos. Tanto las metas como los objetivos deben documentarse dentro de un acta de constitución del proyecto.

2. Requisitos del proyecto.

Los gerentes del proyecto y las partes interesadas deben llegar a un acuerdo sobre el alcance del proyecto y otros requisitos, como la calidad esperada, riesgos, beneficios, costos, entre otros.

3. Descripción del alcance del proyecto.

La descripción del alcance es el paso más importante. Aquí es donde se definirá el alcance de un proyecto, que es todo el trabajo que debe realizarse para completar el proyecto. A continuación, hay algunos pasos simples para definir el alcance del proyecto.

• Utilizar una estructura de desglose del trabajo para visualizar todas las tareas, entregas e hitos de un proyecto.
• Enumerar lo que está dentro del alcance de un proyecto y lo que está fuera del mismo. Todo lo que no está incluido en el alcance del proyecto se conoce como exclusiones del proyecto.
• Identificar las restricciones del proyecto, que son todas las limitaciones como el tiempo o el costo.
• Crear una línea base del alcance para comparar su progreso real con el alcance planificado del proyecto.

Las exclusiones y restricciones del proyecto son muy importantes porque ayudan a establecer los límites para que exista el proyecto. También gestionan las expectativas y los aportes de las partes interesadas, además de brindar a los miembros de un equipo algunas limitaciones creativas para trabajar.

4. Exclusiones del proyecto.

Si bien es imperativo que defina los límites en torno a lo que incluye el proyecto desde el principio, también es extremadamente importante que enumere lo que este proyecto no incluye. Por ejemplo:

• Actualizaciones de aplicaciones que están planeadas para un proyecto posterior y que intencionalmente no se incluyen en este proyecto
• Acceso de cliente restringido o reprogramado a ciertas líneas de soporte/funciones de productos.

5. Restricciones del proyecto.

Las restricciones del proyecto son las que permiten que la gestión de proyectos sea como un enigma por resolver. Las tres limitaciones o restricciones principales a gestionar son las variables de alcance, tiempo y costo, conocidas como triple restricción de la gestión de proyectos. Están interconectados, lo que significa que si se influye en el 'alcance', también influirá en el 'costo' o 'tiempo'. Pero existen restricciones adicionales del proyecto que pueden surgir en cualquier momento, incluido el riesgo, los recursos, la organización, el método, los clientes y más. 

6. Supuestos del proyecto.

Las suposiciones de un proyecto suelen girar en torno a las mismas cosas que terminan convirtiéndose en restricciones, incluido, el tiempo, el costo y el alcance. Es importante enumerarlas, ya que esto no solo informará a las partes interesadas clave cuáles son las principales necesidades de recursos para que el proyecto funcione, sino que también brindará una idea rápida de dónde se encuentran los mayores factores de riesgo.

7. Entregables del proyecto.

Deben enumerarse los entregables que los miembros del equipo tienen que producir para cumplir con los objetivos comerciales. Esto puede incluir el producto en sí, manuales de instrucciones e instalación, insumos de marketing, anuncios de prensa, campañas publicitarias, etc. 

El esquema de la declaración del alcance de un proyecto permitirá que el equipo actúe como marcador, a medida que se construye la declaración de alcance completa. Porque si bien es imposible predecir el futuro del proyecto a un nivel tan elevado, este es el primer eslabón para que cualquier proyecto se acerque lo mayor posible al resultado esperado. 

Conclusión

Scope statement es una herramienta de gestión de proyectos para documentar, entre otras cosas, el alcance de un proyecto. Bien ejecutado, permite a los equipos definir los objetivos, calcular el alcance e identificar las restricciones principales que tendrá el proyecto antes de su ejecución, así como planificar los entregables o resultados de dicha ejecución. Es un documento sumamente importante para dejar por sentado las actividades principales de un proyecto para que el objetivo de este se cumpla con éxito.