Soluciones de gestión de proyectos para arquitectos (la guía definitiva)

Las industrias de servicios creativos, como la arquitectura, se benefician de la gestión de proyectos, especialmente en los casos en que los proyectos arquitectónicos se llevan a cabo a gran escala dentro de una empresa. Además de realizar un seguimiento de los proyectos de construcción y diseño, las empresas de arquitectura deben tener una visión general clara de los procesos, el rendimiento y los flujos de trabajo de los empleados de toda la empresa, lo cual se puede cumplir a través de una gestión de proyectos eficaz.

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Con el auge de la tecnología moderna, los estudios de arquitectura ya no tienen que depender de técnicas de gestión de proyectos obsoletas como hojas de cálculo o seguimiento manual del tiempo. El software ahora se puede utilizar para realizar el trabajo de manera más eficiente y precisa que nunca.

Aquí, profundizaremos en la gestión de proyectos para estudios de arquitectura y exploraremos los beneficios, las técnicas y el software disponible.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el uso de conocimientos, habilidades, procesos y experiencia combinada para lograr los objetivos del proyecto. Dado que cada proyecto tiene un presupuesto y un cronograma, la gestión de proyectos siempre tiene un "final" definido. El propósito de la gestión de proyectos es producir el entregable final (un resultado, producto o servicio) a tiempo y dentro del presupuesto.

Gestión de proyectos para estudios de arquitectura.

Las empresas de arquitectura deben centrarse en dos áreas clave cuando se trata de la gestión de proyectos: operaciones y proyectos.

Si bien la gestión de proyectos a nivel operativo es bastante similar a la de cualquier otra organización (seguimiento del tiempo de los empleados, programación, capacidad y utilización), las etapas, los procesos y las técnicas para gestionar proyectos arquitectónicos individuales serán exclusivos de la industria de la arquitectura.

Fases de la gestión de proyectos para estudios de arquitectura.

1. Prediseño.

Durante esta fase, se determina el alcance del proyecto para recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los recursos necesarios y el período de tiempo del proyecto. Como parte de este proceso, las firmas de arquitectos deberán comprender los gustos, requisitos y recursos individuales de sus clientes. Todos estos son factores que contribuirán al diseño del espacio del cliente, incluido el "aspecto", la cantidad de habitaciones y si ese espacio cambiará o se desarrollará con el tiempo.

Determinar el alcance del proyecto también implica analizar lo que el cliente quiere frente a condiciones o requisitos de los que no son conscientes de inmediato. Esto puede incluir:

• Requerimientos funcionales
• Requerimientos físicos
• Requerimientos materiales
• Requerimientos de diseño
• Requisitos reglamentarios

Para determinarlos, un estudio de arquitectura puede realizar una investigación preliminar en el área existente donde se construirá o diseñará el proyecto. Esto podría significar realizar una visita al sitio, realizar un estudio de la tierra circundante para inspeccionar las condiciones o medir las estructuras existentes.

2. Diseño esquemático.

Una vez que un estudio de arquitectura tiene toda la información a mano (sobre el presupuesto, los recursos, el plazo y los objetivos del cliente), puede pasar al diseño esquemático. Durante esta etapa, se elaboran diseños para que los equipos de arquitectura puedan probar diferentes diseños, apariencias y espacios.

Después de recibir los comentarios del cliente, las firmas de arquitectos comenzarán a planificar el proyecto en función de sus recursos y presupuesto, asegurándose de tener todo lo que necesitan para producir el producto final.

En general, esta etapa de planificación consta de las siguientes actividades:

• Identificación de los materiales necesarios
• Identificación de proveedores
• Determinación del presupuesto del proyecto
• Identificar cualquier riesgo para el cronograma del proyecto.

Identificar problemas potenciales desde el principio les dará a las empresas de arquitectura la información que necesitan para mitigar el riesgo. No solo les da tiempo para idear alternativas viables, sino que también les da la oportunidad de comunicarse con las partes interesadas sobre posibles retrasos o ajustes presupuestarios.

3. Programación de proyectos.

El desarrollo de un cronograma del proyecto es un componente central del plan de gestión de proyectos de cualquier estudio de arquitectura. Además de garantizar que el proyecto se complete a tiempo, un cronograma del proyecto tendrá en cuenta todas las actividades que se llevan a cabo y los recursos necesarios para completar esas actividades.

El cronograma de un proyecto es la base de todo el proyecto; sin él, los equipos no podrán realizar un seguimiento de los recursos, el tiempo o los costos.

Las firmas de arquitectos pueden desarrollar un cronograma del proyecto al:

• Determinar las actividades necesarias para completar el proyecto: esto incluye todas las tareas relacionadas con la construcción, el diseño y la construcción; por ejemplo, pinturas, dibujos, albañilería e interiores.
• Determinar las secuencias del flujo de trabajo: organizar las actividades en el orden en que se completarán. Por ejemplo, no se colocarán tejas en un techo antes de que se construyan los cimientos.
• Estimación de los plazos de las actividades: usar el conocimiento técnico del equipo para crear una estimación aproximada de cuánto tiempo llevará cada actividad.
• Determinación de dependencias y planes de contingencia: Ciertas actividades dependen de departamentos específicos; por ejemplo, el mosaico dependerá del proveedor de materiales y del departamento de construcción. Si algo sale mal dentro de un departamento, los retrasos se pueden gestionar más fácilmente si existen planes de contingencia.
• Asignación de recursos a actividades: Por ejemplo, recursos humanos y recursos financieros.

4. Comunicación.

Mantener una comunicación clara con las partes interesadas del proyecto es uno de los aspectos más importantes del plan de gestión de proyectos de una empresa de arquitectura. Con tantos departamentos y empleados involucrados, la comunicación es esencial para garantizar que todos estén en sintonía y al tanto del presupuesto y el cronograma del proyecto.

Esta fase esencial implica desarrollar un plan de comunicación transparente, un plan que le diga a una firma de arquitectos qué información necesita cada parte interesada, cuándo la necesitan y cómo se entregará esa información.

Así, pueden desarrollar un plan de comunicación mediante:

• Hacer una lista de todas las partes interesadas involucradas en el proyecto: esto incluye a todos, desde el cliente directo hasta los equipos de construcción e ingeniería.
• Crear una matriz de comunicación: este es un documento que destaca a las partes interesadas del proyecto, sus datos de contacto y el método de comunicación preferido, así como los resultados esperados.

5. Ejecución.

Ahora que se han desarrollado los cronogramas, los recursos, los presupuestos y los cronogramas del proyecto, con una comunicación clara y constante entre la firma de arquitectos y las partes interesadas, el equipo del proyecto puede pasar a ejecutar los planes que tienen establecidos.

6. Control de calidad.

A medida que el equipo de arquitectura ejecuta la planificación de la gestión del proyecto, deberás inspeccionar, monitorear y verificar continuamente todos los servicios, suministros y recursos que se utilizan en el proyecto.

Esto se conoce como control de calidad, un proceso en el que una entidad (en este caso, una firma de arquitectos) revisa la calidad y el desempeño de los factores involucrados en un proyecto en particular.

El proceso de control de calidad requiere una investigación profunda y una entrada constante de datos del plan de gestión del proyecto, métricas clave, datos de rendimiento de los empleados y listas de control de calidad.

Un ejemplo de control de calidad en acción es la administración de la construcción (es decir, la etapa en la que el equipo del proyecto realiza visitas al sitio), ya que esto les da una idea de posibles señales de alerta o problemas con el proyecto antes de tiempo.

7. Cierre del proyecto.

La etapa final del proyecto de un estudio de arquitectura es el cierre del proyecto. Durante esta etapa, el equipo presentará el producto final (el resultado anticipado del cliente; por ejemplo, una casa, un diseño y construcción o un espacio de oficina).

Como parte del cierre de un proyecto, un estudio de arquitectura también:

• Busca la aprobación formal de las partes interesadas
• Completa y liquida todos los contratos
• Archiva los objetivos del proyecto
• Libera todos los recursos
  
  

Metodología de gestión de proyectos para estudios de arquitectura.

Si bien cada empresa de arquitectura tendrá su propio conjunto único de procesos, la mayoría de las empresas seguirán la misma metodología de gestión de proyectos: el enfoque en cascada.

Los proyectos de cascada son de naturaleza lineal y tienen un comienzo y un final claros. Esta metodología es una de las llamadas "tradicionales" más populares, junto con PRINCE2 y sigue un conjunto estructurado de procesos.

Los proyectos en cascada caen de un proceso a otro y dependen de una planificación y documentación cuidadosas; un enfoque del que se benefician los estudios de arquitectura. Una vez que se comenzó la construcción, por ejemplo, implementar cualquier diseño o cambios estructurales en el proyecto puede ser muy costoso. Es por eso que el enfoque estructurado de la cascada funciona tan bien para proyectos arquitectónicos.

La metodología en cascada sigue seis etapas:

1. Definir requisitos
2. Diseñar el sistema de flujo de trabajo
3. Implementar flujos de trabajo y compilar
4. Probar elementos del servicio
5. Entregar el servicio
6. Continuar el mantenimiento
   

Beneficios de la gestión de proyectos en arquitectura.

La gestión exitosa de proyectos garantiza que los proyectos se entreguen a tiempo y cumplan con todos los objetivos. Sin embargo, hay muchos otros beneficios de la gestión de proyectos para las empresas de arquitectura.

Mitiga el riesgo. 

Como parte de la gestión del proyecto, los estudios de arquitectura llevarán a cabo un análisis de riesgos con antelación para detectar posibles problemas o señales de alerta. Esto podría ser cualquier cosa, desde un retraso en el suministro hasta un cambio en el presupuesto y, por lo general, siempre se realiza durante la etapa de diseño previo. Esto ayuda a mitigar el riesgo y les da a las empresas suficiente tiempo para encontrar soluciones viables o comunicarse con las partes interesadas sobre posibles cambios.

Ofrece una visión general clara de los procesos de toda la empresa.

Mediante el seguimiento de los flujos de trabajo, la capacidad y la utilización de los empleados, las empresas de arquitectura pueden obtener una visión general clara de los procesos de toda la empresa. Esto no solo les ayuda a asignar la cantidad correcta de recursos y tiempo a un proyecto, sino que también les brinda la información necesaria para tomar decisiones más inteligentes.

Incrementa la productividad.

Una buena gestión de proyectos hará que todos estén en sintonía, alineando los flujos de trabajo y los procesos con los objetivos más amplios de la empresa. Esto significa que los empleados entenderán claramente lo que necesitan entregar, cuándo deben entregarlo y qué pasos deben seguir para producir el entregable final.

Técnicas de gestión de proyectos para estudios de arquitectura.

Junto a la metodología en cascada, los estudios de arquitectura también pueden hacer uso de una gran cantidad de diferentes técnicas de gestión de proyectos.

Análisis de riesgo.

Un análisis de riesgo es una técnica utilizada para identificar problemas potenciales o factores de riesgo dentro de un proyecto arquitectónico.

Un análisis de riesgo generalmente cubrirá lo siguiente:

• Condiciones del sitio existente.
• Posibles problemas o retrasos con los proveedores.
• Posibles cambios en el presupuesto.
• Riesgos o problemas con el plan propuesto por el cliente (cuestiones estructurales, reglamentarias o de diseño)
• Riesgos de costos
• Riesgos físicos
• Riesgos técnicos

Cuanto antes se identifiquen los riesgos, más eficazmente se podrán tratar y a menor costo. Se pueden elaborar planes de contingencia, se pueden corregir acciones y se puede informar a los clientes con anticipación sobre posibles cambios. Muchos estudios de arquitectura describirán sus métodos para hacer frente a los riesgos en un plan de control de calidad dedicado.

Diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras que muestra actividades y tareas contra el tiempo y, a su vez, ilustra el cronograma del proyecto en general.

El eje izquierdo del gráfico muestra todas las actividades, mientras que la parte superior del gráfico presenta un marco de tiempo. Cada barra representa una determinada actividad y la longitud refleja la duración y la fecha de finalización de cada actividad. En resumen, un diagrama de Gantt destaca qué actividades deben completarse y cuándo.

Los estudios de arquitectura pueden utilizar diagramas de Gantt para:

• Programar proyectos de diseño arquitectónico
• Planificar los recursos
• Conectar tareas con dependencias (es decir, la secuencia de actividades y en qué orden)
• Obtener una visión general clara de todo el cronograma del proyecto
• Asignar tareas a miembros o departamentos específicos del equipo
• Mejorar la precisión de la planificación de proyectos futuros: una vez que se ha cerrado un proyecto, las empresas de arquitectura pueden revisar los datos históricos y comparar los gráficos originales y finales para ver qué se completó a tiempo, qué no y por qué.

Método de la ruta crítica (CPM)

El método de ruta crítica (CPM) es una técnica que las empresas de arquitectura pueden utilizar para identificar las tareas críticas que deben completarse para implementar el producto final (es decir, el resultado del proyecto).

Además de ayudar a las empresas a identificar cualquier posible crisis de programación, el CPM también se puede utilizar para desarrollar un cronograma de proyecto efectivo y realista.

Matriz de comunicación.

Una matriz de comunicación es un marco utilizado para señalar cómo comunicarse con las partes interesadas y cuándo. Es una excelente manera para que las firmas de arquitectos mantengan a todos informados, desde clientes y miembros del equipo hasta proveedores.

¿Qué es el software de gestión de proyectos para estudios de arquitectura?

El software de gestión de proyectos es un software utilizado para facilitar la planificación y gestión de proyectos.

La gestión de proyectos arquitectónicos es un trabajo complejo con muchas partes móviles. Con tantos procesos y personas involucradas, las cosas pueden perderse fácilmente en la traducción. Para mantenerse a la vanguardia y seguir siendo lo más eficientes y efectivas posible, las empresas no pueden confiar solo en archivos estáticos como hojas de cálculo y Google Docs. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de proyectos.

Scoro: el software de gestión de proyectos líder para estudios de arquitectura.

Scoro es el software de gestión de proyectos integral líder en la industria que ayuda a las industrias de servicios creativos y profesionales, incluidas las empresas de arquitectura, a optimizar proyectos y la utilización, administrar cronogramas de proyectos y mucho más.

Mejores características:

• Tableros de tareas de arrastrar y soltar
• Seguimiento del tiempo
• Facturación automatizada
• Informes de utilización
• Diagramas de Gantt en tiempo real
• Paneles de KPI

Lo que lo hace único: a diferencia de otros proveedores de software, Scoro reúne todas sus funciones en una sola aplicación. No tendrás que seguir alternarnando entre diferentes aplicaciones: ahora los miembros del equipo pueden tener acceso a todo lo que necesitan desde una ubicación centralizada.

Precio: prueba gratuita de 14 días, planes pagos desde $26 usuario/mes.

Caso de estudio: beneficios de Scoro para estudios de arquitectura.

Scoro proporciona a las empresas de arquitectura un poderoso conjunto de herramientas para planificar, rastrear y monitorear proyectos y operaciones con facilidad.

Uno de los todos los estudios de arquitectura que se han beneficiado de Scoro es Mallol Arquitectos, el estudio de arquitectura más grande de Panamá y Centroamérica. Después de probar diferentes herramientas de gestión de proyectos, Mallol descubrió que Scoro era la mejor opción para sus necesidades comerciales.

Beneficios de Scoro para Mallol.

Scoro, personalizable, fácil de usar y todo dentro de una plataforma digital, presentó un conjunto de ventajas únicas para Mallol:

Información y procesos sincronizados.

Antes de la implementación de Scoro, Mallol usaba múltiples herramientas de gestión de proyectos en diferentes departamentos. Como resultado, surgieron silos tecnológicos y aumentó el potencial de falta de comunicación y datos inexactos. Dado que Scoro acumula todos los datos en una sola plataforma, Mallol pudo cerrar la brecha entre los diferentes departamentos y facilitar una mayor colaboración cruzada.

“Scoro nos ayudó a crear puentes entre las personas creativas, analíticas y financieras, algo que no hacíamos antes. Tuvo un impacto positivo en nuestra cultura”.

– Monica Fernandez, COO, Mallol.

Flujos de trabajo y procesos organizados.

Scoro ayudó a organizar los flujos de trabajo y optimizar los procesos de la empresa, lo que permitió a Mallol desarrollar una forma estandarizada de administrar y entregar proyectos a los clientes. Esto no solo aseguró que todos estuvieran trabajando en un conjunto de procesos dedicado, sino que también significaba que todos estaban "hablando el mismo idioma". Estos procesos estandarizados también se utilizaron como marcadores de calidad y referencia sobre cómo se deben llevar a cabo las tareas en toda la empresa.

“El cambio a Scoro nos ayudó a darnos cuenta de las brechas que teníamos en nuestros flujos de trabajo y documentación que creíamos que estaban completas”.

– Monica Fernandez, COO, Mallol.

Mayor responsabilidad.

Con una gran cantidad de herramientas de seguimiento del rendimiento (informes de utilización, diagramas de Gantt y seguimiento del progreso), Scoro le dio a Mallol una visión general más amplia del rendimiento de la empresa y de los empleados. El desempeño y los proyectos se pueden rastrear de principio a fin, destacando las victorias y los logros a nivel de empleado, departamento y de toda la empresa. Esto empoderó a los empleados y les dio un mayor sentido de responsabilidad y propósito, lo que los impulsó a mantener su desempeño y desarrollarse aún más.

“Un entorno creativo no es muy responsable, pero Scoro nos ha mostrado el lado positivo de eso y le ha dado a la gente las herramientas que antes no tenían”.

– Monica Fernandez, COO, Mallol.

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Objetivos basados en datos.

Dejando de lado las hojas de cálculo, Scoro le permitió a Mallol incorporar todos sus datos en un solo flujo de trabajo. Al proporcionar una visión general más clara de los procesos y el rendimiento de la empresa, Mallol pudo desarrollar objetivos más realistas basados en datos.

Con tantos procesos y departamentos involucrados, la gestión eficaz de proyectos es clave para garantizar que todos los aspectos de un proyecto arquitectónico funcionen sin problemas. Desde el diseño previo hasta el control de calidad, la gestión de proyectos garantiza que los estudios de arquitectura cumplan los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Aunque hay mucho que asimilar y aprender, el software de gestión de proyectos facilita la implementación de nuevos procesos y técnicas, lo que brinda aún más beneficios a los servicios, clientes y operaciones generales de una firma de arquitectura.

Scoro ofrece un software de gestión de proyectos de extremo a extremo, basado en un conjunto de herramientas diseñadas para maximizar la eficiencia y el éxito de las operaciones y los proyectos de servicios creativos.