Mejora de procesos: 7 variables que pueden optimizarse

Hoy en día, las empresas buscan optimizar su sistema de gestión basándose en la mejora de procesos que les permita obtener resultados más eficientes y eficaces, a fin de alcanzar una ventaja competitiva sobre el resto de empresas del sector. Sin embargo, no es fácil identificar las variables que alerten a los gerentes de área acerca del tipo de mejora que necesiten sus procesos.

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La mejora de procesos es la optimización constante de los procesos que se desarrollan en las organizaciones. Al decidir implementar la mejora de procesos, las empresas podrán reducir el número de errores y evitar las pérdidas de recursos tanto financieros como temporales. En definitiva, la mejora de procesos busca la forma de hacer el trabajo más eficiente y efectivo.

Dependiendo del proceso, obtendremos distintas variables a tener en cuenta. No obstante, existen algunas variables comunes a la mayoría de los procesos empresariales que pueden facilitar el trabajo de mejora continua. La idea de este artículo es explicar las principales variables que se manifiestan a la hora de gestionar la mejora de procesos.

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Variables optimizables en la mejora de procesos

Existen distintas variables a considerar en la mejora de procesos antes de iniciar su ejecución. A continuación, te contamos cuáles son y cómo nos pueden ayudar en el trayecto.

1. Tiempo.

El tiempo es un concepto muy complejo que tiene en sí mismo diversas lecturas. Pero si en algo acordamos todos es que indica la duración de una acción o actividad desde que se inicia hasta que termina. La variable tiempo es afín tanto a la gestión de proyectos como a la gestión por procesos. Permite determinar cuánto dura la ejecución de cualquier proceso para, en función de su duración, establecer alguna acción para reducir el tiempo de realización y dificultad.

El ser humano desde que tiene uso de razón ha intentado controlar el tiempo por todos los medios. Es por eso que el factor tiempo importa a la hora de concretar cualquier acción, ya que mientras menos tiempo se emplee en hacer algo, más tiempo ganaremos a nuestro favor para hacer otras cosas igual o más de relevantes.

De ahí que la optimización de los procesos dependa del uso que se haga del tiempo para ser eficiente y que genere valor no solo en la cantidad de ejecuciones sino en la calidad que demuestran estas.

2. Producción.

La variable de producción hace referencia a la ejecución misma de los procesos, señalando qué etapas y tareas lo integran y cuáles son los resultados que se esperan al final de los mismos. Representa una instancia de análisis en que se deberá seguir el curso de las acciones que llevan a la transformación de materias primas en un producto o de una propuesta de valor en un servicio. 

3. Cadencia. 

Constituye la relación producción sobre tiempo. No importa qué proceso esté trabajando, podemos medir el tiempo y la cantidad de trabajo que es posible hacer por tiempo. El objetivo de tener en cuenta esta variable es obtener registros de la relación tiempo-producción y, a partir de allí, buscar el modo de mejorar esa relación en favor de una mayor producción y menor empleo del tiempo.

4. Resultados aptos y no aptos.

En función de lo que se va a obtener al final del proceso, tendremos resultados aptos o no. Por consiguiente, se podrá medir la productividad de ese proceso, es decir, la cantidad de entregables buenos sobre el total de entregables. Mientras más cerca del total de entregables estándar sea la cantidad de entregables óptimos efectuados, mayor será el porcentaje de mejora de procesos logrado.

5. Mediciones de la productividad de los procesos.

Se pueden obtener mediciones de la variable de productividad en los procesos a través de indicadores de rendimiento. Esto te permitirá identificar el estado de tus procesos, tanto antes de iniciar la mejora como después de completada, a fin de comprobar los aciertos y errores que dicha mejora haya generado.

6. Costo. 

Significa cuánto cuesta ejecutar el proceso, qué presupuesto necesitas para llevarlo a cabo de manera eficiente y con buenos resultados. En la mejora de procesos, el éxito de esta variable se logra cuando el costo es bastante bajo en comparación a los resultados obtenidos.

7. Robustez o confiabilidad.

Esta variable no es un sinónimo de productividad, ya que en la productividad hablamos de procesos buenos sobre procesos totales, pero en la robustez nos referimos a procesos completados sobre procesos totales. Podemos tener procesos totales y procesos completados, y de esos procesos completados, determinar cuántos están bien hechos y cuáles no.

En cuanto a cómo mejorar tus procesos, no hay un esquema clave porque dependerá mucho del tipo de problemas y mejoras que necesitas, pero puedes comenzar planteándote estos puntos que iremos dilucidando en artículos sucesivos:

• Analiza los procesos que forman la organización.
• Define las fases de los procesos que se desean mejorar.
• Plantea objetivos a lograr con la mejora.
• Elige los recursos tecnológicos para llevarlos a cabo.
• Obtén indicadores.
• Analiza los resultados obtenidos. 
• Somete los procesos a revisiones periódicas.

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Estas fueron las 7 variables principales en la implementación de la mejora de procesos que te ayudarán a analizar el estado de tus procesos a partir del planteamiento de un problema medianamente intuido. A partir de esa instancia, se deberán formular los objetivos de un plan de mejora, diseñado para optimizar los resultados anteriores. Los indicadores te permitirán medir el progreso de la mejora y los resultados finales en relación con los resultados del principio.