Cómo automatizar la gestión de procesos

En esta época resulta novedoso hablar de automatizar la gestión de los procesos. Sean administrativos, gerenciales, operativos. Todo lo que se hace día a día en las empresas tiene un conjunto de fases sucesivan que pueden -y deben- estandarizarse y automatizarse para lograr el mayor rendimiento, eficiencia y competitividad en el mercado. ¡No te podés perder este artículo!

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Para un jefe es fácil darse cuenta que día a día generalmente todos hacemos lo mismo: Plantear objetivos o recibir una orden, asignar tareas a responsables, ejecución, seguimiento y control. Y así sucesivamente.

Todo esto es útil y necesario, pero conlleva mucho trabajo manual y repetir siempre lo mismo.

Seas jefe, gerente o director, o un empleado raso, resulta fundamental hacer tu trabajo a plena conciencia para poder visibilizar, entender y analizar con mayor claridad lo que está sucediendo y poder tomar decisiones más asertivas.

Para los que ya conocen Monday, sabrán porqué es la herramienta que utilizamos en Drew para hacer seguimiento de tareas, gestionar proyectos y procesos (ventas, marketing, publicaciones, inducción al personal, capacitaciones, etc), organizar eventos, trabajar en equipo y estar todos comunicados.

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A pesar de que la herramienta nos sirvió para organizar la empresa en modalidad home-office, nos volvimos muy exigentes y notábamos que ciertas tareas manuales se repetían con frecuencia -¿seremos adictos a la productividad?-.

A las tareas terminadas las arrastrábamos al grupo “Listos”. Cuando un artículo cambiaba su estado de “en redacción” a “en edición” teníamos que modificar a la persona asignada como responsable en la columna de Persona, (sacar al redactor y seleccionar a la editora). Por suerte, desde este año las cosas son un poco más fáciles con las automatizaciones y, la verdad, es bueno que lo sepas y lo apliques porque es muy fácil de usar.

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Las automatizaciones nos dan la posibilidad de que cuando ocurre determinado evento dentro de la herramienta (como un cambio de estado, que llegue determinada fecha o la creación de un pulso, por ejemplo) se dispare una acción: asignar a otro responsable, mover la tarea a otro grupo, notificar a alguien, entre otras, y se configura muy fácil debido a las lógicas predefinidas que podemos elegir y personalizar manualmente una vez y para siempre.

En este ejemplo te muestro algunas automatizaciones básicas. Este ejemplo concreto es para un proceso de selección de personal (área de Recursos Humanos) y puede servirte de inspiración sea cual sea el área o gerencia en la que trabajes.

Lo que sucede en el ejemplo de aquí abajo es que cuando se crea un nuevo pulso-renglón (puede ser mediante un Form en nuestra página web, por ejemplo) automáticamente se asigna a un reclutador. Luego, si el estado del CV cambia a “No califica”, el postulante es automáticamente trasladado al grupo de no calificados.

Podrían agregarse muchas más automatizaciones, como por ejemplo notificar a alguien cuando se cree un nuevo pulso, eliminar o archivar el contacto si no califica, o algunas que te van a encantar:

Si agregamos una columna de fecha y algunas automatizaciones, un tablero podría transformarse en un “jefe robot” que asigne automáticamente a un responsable, que le envíe notificaciones antes de la fecha de vencimiento de la tarea hasta que esta se complete, y en ese momento (y a medida que va avanzando el proceso) ir cambiando a los responsables y moviendo las fechas para la próxima acción. ¡Increíble! ¿No?

El equipo de Drew ayuda tanto on-line como in-site a empresas y a equipos a mejorar y a automatizar sus procesos.