Detectando la falta de fluidez en la comunicación

Además de afectar las relaciones entre los colaboradores, causar estrés, conflictos, reducir la moral y el compromiso, se ha demostrado que la falta de fluidez en la comunicación interna y los malentendidos causan caídas de productividad de las empresas, errores, mayor rotación, pérdida de clientes, por lo tanto lucro cesante y altos gastos.

<<<Detectar problemas de comunicación que generan cuellos de botella>>>

La comunicación eficaz sienta las bases para tener un equipo leal y comprometido que trabaja en conjunto para lograr un objetivo común, claro y medible. Por lo tanto, si deseas optimizar tus operaciones comerciales, mantén a todo tu equipo alineado y evita las caídas de rendimiento: esforzarse por mejorar la fluidez en la comunicación con los colaboradores debe ser imprescindible para tener una empresa saludable.

El propósito de este artículo es proporcionarte a continuación algunos consejos que pueden ayudarte a superar los problemas de falta de fluidez en la comunicación.

1. Utiliza las herramientas de comunicación adecuadas.

El primer paso para superar la falta de fluidez en la comunicación en el lugar de trabajo es asegurarse de contar con la infraestructura adecuada para una comunicación saludable. Tales como las herramientas de comunicación básicas como chat grupal, directorio de colaboradores, buzón de sugerencias, encuestas, mensajes sociales y más.

De hecho, el 85% de los colaboradores utiliza más de un dispositivo para comunicarse en el trabajo y el 44% desea una adopción más amplia de las herramientas de comunicación internas en el lugar de trabajo.

El 81% de los millennials consideran que la tecnología actualizada es más importante para un entorno de trabajo ideal que las ventajas o las comodidades.

El correo electrónico y Slack pueden ser las mejores soluciones si tus colaboradores se sientan detrás de un escritorio la mayor parte del día. Sin embargo, si tienes colaboradores móviles y sin escritorio que pueden no tener un correo electrónico del trabajo  o tiempo para revisarlo, entonces necesitas una aplicación corporativa que sea compatible con dispositivos móviles y que los involucre instantáneamente, donde sea que se encuentren. 

2. Centrarse en la coherencia.

El método de transmisión para comunicarse con todos los colaboradores debe ser el mejor para transmitir de manera efectiva y eficiente el significado del mensaje. Cree una estructura para cada proceso: ¿quién informa a quién? ¿Quién usa qué herramienta? ¿Qué tipo de datos se necesitan en el informe?

Es muy fácil perderse los controles regulares cuando el trabajo se vuelve ajetreado, pero estos controles constantes son la mejor manera de mantener la comunicación en el lugar de trabajo. Se convierte en una manera fácil para que los colaboradores se mantengan al día con los proyectos y tareas, y puedes compartir comentarios sobre su trabajo a medida que avanzan. 

Además, asegúrate de que todo el equipo esté actualizado sobre los objetivos que estás tratando de lograr, entiéndelos claramente y comprende qué se espera de ellos. En lugar de tratar de explicar los objetivos y capacitar a cada nuevo colaborador desde cero, piensa en crear una fuente de información centralizada de la empresa, para asegurarte de que todos obtengan los mismos aportes consistentes y actualizados.

3. No mezcles el trabajo y la comunicación personal.

Algunos trabajadores tienden a mezclar la vida personal con las comunicaciones en el lugar de trabajo. Las comunicaciones personales restan valor al profesionalismo en la oficina, lo que a veces conduce a chismes en el lugar de trabajo y asimismo lleva a una disminución de la moral o incluso a acusaciones de acoso. 

El uso de chats genéricos como WhatsApp u otras redes sociales para la comunicación en el lugar de trabajo no deja separación entre el trabajo y lo personal y puede generar conflictos, reducción de la concentración, errores e incluso vergüenza.

Mantén una comunicación corporativa y deja las interacciones irrelevantes e inapropiadas fuera de la comunicación en el lugar de trabajo mediante el uso de chats de trabajo dedicados y canales orientados a los negocios. Además, mantener las discusiones profesionales en un canal independiente y manejable es una buena manera de evitar filtraciones de datos no deseadas y compartir contactos. 

4. La comunicación es una vía de doble sentido.

El gerente no debe ser el único que hable por completo. Saliendo de nuestro último punto, es vital construir y fomentar relaciones bidireccionales con tu equipo. Participa en un diálogo activo y de manera regular.

Es vital que recuerdes que la mayoría de los colaboradores dejarán tu empresa si tienen una mala relación con su gerente o gerentes. De hecho, el 12% de los trabajadores que renunciaron a sus trabajos solo lo hicieron por salarios más altos, mientras que el 75% abandonó su empresa debido a una mala relación con su gerente directo.

Obtener comentarios de tus colaboradores es un factor clave para el compromiso, la productividad, la moral y la retención de los colaboradores. Asegúrate de que todos los colaboradores puedan compartir su voz con la gerencia y de que no solo esté expuesto a las ideas de su "círculo íntimo".

5. Seguimiento de la información.

Cuando compartas información, procura hacer un seguimiento para asegurarte de que todos estén alineados. Por ejemplo, después de una reunión para discutir cómo alcanzar los objetivos de ventas y los comerciales tienen ciertas tareas y objetivos que cumplir, debes cumplir con que están en el buen camino. Evita la confusión de los colaboradores y preocúpate de que tus equipos tengan una idea clara de lo que deben hacer de principio a fin.

En el intenso ritmo de vida y trabajo de hoy, con toda la sobrecarga de información, es muy fácil olvidar las cosas. Al hacer un seguimiento y comunicarse con tus colaboradores con regularidad, les recuerdas la tarea y también les aseguras que su trabajo es importante y que el equipo confía en ellos, lo que ayuda a generar confianza y cultura de equipo.

En conclusión, como puedes ver, superar la falta de fluidez en la comunicación hará que tus equipos de trabajo sean más eficaces, más productivos y leales, pero lo que es más importante, ayudará a tu empresa a evitar muchos errores y costos adicionales innecesarios que afectarán a la organización en su conjunto.

La clave del éxito a largo plazo radica en la comunicación eficaz en el lugar de trabajo y el uso de aplicaciones de comunicación para tus colaboradores u otras soluciones tecnológicas puede hacer que este proceso de comunicación sea mucho más ágil y eficiente. 

Cuando posees un canal útil y efectivo para comunicarte con tus equipos, puedes crear flujos de comunicación transparentes y también flujos de trabajo para la gestión de colaboradores eficiente, a fin de que todos puedan recibir comentarios y proporcionárselos a los demás.