Archivos organizados sin interrumpir el flujo de trabajo, ¿es posible?

Con frecuencia, en las empresas se valora que el personal tenga los archivos organizados para que todos los miembros tengan acceso a la información de manera ordenada y su búsqueda sea rápida y sencilla. Sin embargo, esto no siempre se cumple, y la mayoría de las veces el esfuerzo que lleva poner en orden todos los archivos llega a interrumpir el flujo de trabajo, por lo que termina retrasando muchas de las tareas de los colaboradores.

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El hecho de que exista una tarea manual obligada para tener los archivos organizados y que esté retrasando el resto de las tareas implica un cuello de botella evidente para la empresa, lo cual debería impulsar la búsqueda de una solución efectiva para eliminarlo de los procesos. 

El objetivo de este artículo es mostrarte cómo se puede lograr de una manera rápida y eficaz mantener tus archivos organizados sin que por ello tengas que interrumpir el flujo de trabajo. 

Acabar con el modelo de documentación tradicional.

El modelo de circulación tradicional o manual de documentos sigue aún muy presente en las empresas y es uno de los principales responsables de la baja en la productividad organizacional. No olvidemos que, a medida que la demanda del mercado aumenta, los tiempos de producción se acortan proporcionalmente. Por consiguiente, los métodos manuales de documentación y carga de datos pasan a quedar obsoletos y hasta contraproducentes para cualquier empresa. 

Cuando hablamos de modelo de documentación tradicional, nos referimos a documentos o archivos en papel que circulan por los diferentes departamentos, y a veces inclusive, entre las divisiones de la empresa. 

Esta forma tradicional de gestionar la documentación tiene un sinfín de desventajas, y a largo plazo, repercute negativamente generando pérdidas a las empresas. En el pasado esto no ocurría, pero conforme se amplía el mercado, las industrias automatizan sus procesos y la competencia es más feroz, las empresas en la actualidad deben reinventarse para seguir vigentes y satisfacer las exigencias de los consumidores.

Desde el punto de vista financiero, continuar con la documentación tradicional para mantener los archivos organizados representa un costo elevado, y muchas veces es preciso contratar personal solamente para realizar estas tareas manuales y repetitivas, lo que demanda más tiempo y trabajo para lograr que un documento llegue a la persona responsable de su aprobación.

Digitalización de los procesos para obtener los archivos organizados. 

Mediante la integración de procesos todas las personas involucradas en el flujo de documentos y la ejecución de tareas tienen acceso a la misma información. La ventaja de digitalizar este proceso es que las tareas se asignan automáticamente, por lo que cada colaborador conoce el estado de cada actividad y quién es el responsable del siguiente paso.  

La digitalización de la documentación permite obtener tus archivos organizados evitando pérdidas de tiempo innecesarias en papeleos administrativos. Esto mejorará el departamento de contabilidad, finanzas, recursos humanos, entre otros que también involucren la gestión de documentos. 

Otra ventaja notable de la documentación automatizada es la garantía de acceso a los documentos solo para las personas autorizadas. De esta forma, las facturas se almacenan en una única plataforma que permite encontrarlas fácilmente sin tener que buscarlas en archivos de papel.

¿Cómo obtener archivos organizados sin interrumpir el flujo de trabajo a través de la digitalización?

El paso previo para tener tus archivos organizados es hacer un relevamiento de la información contenida en tu base de datos y seleccionar lo relevante de lo que no lo es, para evitar la saturación de información desactualizada que debería eliminarse. Una vez que ya tienes regulada la cantidad de información en tus archivos, el paso siguiente es organizarlos para que sea mucho más sencilla su búsqueda y te evite interrumpir tu flujo de trabajo.

1. Antes de automatizar, organiza tus archivos por clientes, proyectos, temas o fechas.

La manera en que divides la información dependerá del tipo de trabajo que llevas a cabo. La idea es que guardes todos los archivos y documentos relevantes dentro de una carpeta que indique la categoría a la que pertenece, por ejemplo, una carpeta para la gestión de proyectos, una carpeta para cada flujo de información por área, otra carpeta para temáticas puntuales y otra carpeta que puede ser definida por fechas. 

Puedes hacer más divisiones, comprimir varias de estas categorías en una sola, tener todas las categorías separadas o como te resulte más práctico, pero recuerda que el orden que le asignes será el que se normalice en la empresa y el que tus colaboradores encontrarán.

En nuestra experiencia, no recomendamos utilizar carpetas del escritorio de tu computadora para organizar tus archivos, aunque al principio te pueda parecer lo más seguro y sencillo de hacer. Existen herramientas de gestión de la información y flujos de trabajo que justamente permiten el almacenamiento seguro en la nube de todos tus datos.

2. Olvídate de Excel para cargar datos.

Si bien Excel fue y sigue siendo una herramienta muy útil del paquete de Microsoft, con el correr de los años debemos reconocer que está perdiendo vigencia y eficacia porque llenar cada planilla de las hojas de cálculo representa una de las tareas más repetitivas y susceptibles de ser automatizadas.

Si tienes un enorme volumen de archivos organizados con este sistema, coincidirás en que no es tan fácil de encontrar un archivo entre tantos haciendo una búsqueda automática, pero en cambio sí puedes ejecutar búsquedas automáticas con otras plataformas de gestión mucho más avanzadas e intuitivas. 

3. Utiliza una herramienta digital para organizar tus archivos y documentos para evitar duplicaciones manuales.

Contar con una herramienta digital te ayudará a dejar tus archivos organizados de una vez con un mínimo de esfuerzo de carga de datos por única vez, en el caso de que tengas que agregar información inédita a tu base de datos. 

4. Guarda tus archivos organizados en la nube.

Lo mejor de todo es que puedes guardar tus archivos organizados en la nube, donde estos se encuentran seguros y son accesibles desde cualquier dispositivo. El único inconveniente es que, si bien la nube preserva de reseteos accidentales y pérdidas de datos desde un hardware, no se puede proteger al 100% de los hackers o ataques cibernéticos. 

En resumen, para obtener tus archivos organizados debes separar la información valiosa de la que no lo es, organizar archivos en categorías y automatizar el proceso, de modo tal que acceder a esta información no te reste tiempo para trabajar en otras tareas de más valor para alcanzar los objetivos de tu empresa.