Comunicación: 4 plataformas para mantener un entorno colaborativo

Las herramientas colaborativas son aquellas que facilitan la comunicación entre los distintos miembros de un mismo proyecto y permiten establecer plazos para realizar tareas y hacer un seguimiento del estado de las mismas. Nos permiten ahorrar tiempo y esfuerzo, a la vez que presupuesto.

Además, gracias a estas plataformas para mantener un entorno colaborativo hoy en día es frecuente que los integrantes de un mismo proyecto trabajen en distintos lugares y en distintas franjas horarias, por lo que todo lo que sea facilitar la comunicación y colaboración entre ellos, supone una notable mejoría de los procesos.

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Sin embargo, hay empresas que aún son reticentes a implementar estas herramientas colaborativas y pueden llegar a tener importantes inconvenientes al no poder gestionar las tareas de cada proceso de manera más eficiente, y eso entorpece el resultado esperado de los objetivos, si se insiste en trabajar, por ejemplo, con inacabables planillas de Excel, cuando se podría contar con un software de gestión integral que promoviera un entorno más colaborativo dentro de la empresa.

Asana, Jira, Trello y monday.com: las 4 herramientas colaborativas más utilizadas por las empresas

Existen unas cuantas plataformas para mantener un entorno colaborativo en el mercado, cada una con funcionalidades distintas para necesidades diferentes. De las más importantes y completas, a continuación te presentamos cinco, cada una con sus características particulares bien definidas aunque compartiendo su finalidad de plataforma de gestión integral para los procesos.

1. Asana

Asana​ es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar y optimizar la comunicación y la colaboración en equipo. Fue desarrollada por Dustin Moskovitz, uno de los cofundadores de Facebook, y el ingeniero Justin Rosenstein, que debían, entre otras ocupaciones, mejorar la productividad de los empleados de Facebook.​

Asana es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas. El producto tiene muchas funcionalidades, como espacios de trabajo, proyectos, proyectos personales, tareas, etiquetas, notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en tiempo real.​ El producto está diseñado para facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión de sus proyectos y tareas. 

Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas. En cada tarea, los usuarios pueden añadir notas, comentarios, ficheros y etiquetas. Los usuarios pueden seguir proyectos y tareas, y cuando cambia el estado de un proyecto o una tarea, los seguidores tienen la información de dichos cambios en sus buzones.

En junio de 2012, Asana anunció una nueva funcionalidad llamada Buzón que pretendía ayudar a los equipos a minimizar el uso del correo electrónico ​como un paso hacia la construcción de una aplicación “post-email”.​ El buzón de Asana muestra “actualizaciones a las tareas, comentarios, cambios en fechas límite, y otros actualizaciones de estado que la gente normalmente comunica por correo electrónico.

2. Trello

Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web y con cliente para iOS y android para organizar proyectos. Empleando el sistema kanban, para el registro de actividades con tarjetas virtuales organiza tareas, permite agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Trello es un tablón virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es versátil y fácil de usar pudiendo implementarse para cualquier tipo de tarea que requiera organizar información.

3. Jira

Jira es una herramienta en línea para la administración de tareas de un proyecto, el seguimiento de errores e incidencias y para la gestión operativa de proyectos. La herramienta fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian. Inicialmente Jira se utilizó para el desarrollo de software, sirviendo de apoyo para la gestión de requisitos, seguimiento del estado de desarrollo y más tarde para la gestión de errores. 

Jira puede ser utilizado para la gestión y mejora de los procesos, gracias a sus funciones para la organización de flujos de trabajo. Jira está basado en Java EE que funciona en varias bases de datos y sistemas operativos. La herramienta dispone también de paneles de control adaptables, filtros de búsqueda, estadísticas, RSS y función de correo electrónico.

La flexible arquitectura de Jira permite al usuario crear ampliaciones específicas que pueden incluirse en la Jira extension library

4. monday.com

monday.com es una herramienta de gestión de proyectos que permite a las organizaciones gestionar tareas, proyectos y trabajo en equipo. A partir de 2020, la empresa presta servicios a 100.000 organizaciones, incluidas muchas organizaciones no técnicas. En julio de 2019, la compañía recaudó $150 millones, sobre la base de una valoración de $1.9 mil millones. Monday.com ganó el Premio Webby 2020 a la Productividad en la categoría Aplicaciones, Móvil y Voz. 

El producto es una plataforma web y de aplicaciones móviles para la gestión del trabajo, que incluye el seguimiento de proyectos, plazos y colaboración en equipo. El producto se puede personalizar para adaptarse a una amplia gama de operaciones comerciales, incluidas I + D , marketing, ventas, TI, atención al cliente, recursos humanos y producción de medios. 

Las capacidades de la plataforma incluyen más de 100 recetas de automatización prediseñadas y más de 50 integraciones con otras aplicaciones de trabajo. Forrester, Inc. informa que "Monday.com sobresale en la gestión del trabajo, ofreciendo capacidades de planificación y seguimiento altamente flexibles". 

Hasta aquí te presentamos cinco de las mejores y más completas plataformas para mantener un entorno colaborativo, que puedes incorporar en tu empresa. Optar por uno de estos software de gestión integral para mejorar los procesos marcará la diferencia entre un equipo de trabajo eficiente y eficaz, y un equipo eficaz pero ineficiente.