Ahorra tiempo y recursos, cómo unir la empresa con procesos

Toda empresa opera con procesos que interactúan en todas las áreas para alcanzar los objetivos que se propone.

Los procesos bien elaborados en las empresas otorgan beneficios definidos, haciendo un mejor uso de los recursos, anticipándose a posibles contingencias o solucionarlas cuando inevitablemente se manifiestan. Asimismo favorecen la productividad y la calidad en los servicios en las empresas, contribuyendo a la rentabilidad del negocio. 

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Sucede que en ocasiones los procesos se ejecutan en disonancia con los objetivos de la empresa, ya sea porque estos fueron mal interpretados o porque la empresa misma no supo definirlos con eficacia y claridad, y se produce una suerte de escisión entre lo que la empresa quiere y lo que los procesos ejecutan. 

Cuando esto ocurre, debes tener en claro que no puede ir la empresa por un lado y los procesos por el otro, porque ambos por separados no llegan a ningún lado. ¿Qué hacer entonces?

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Unir la empresa con procesos: rompiendo la barrera

Poder unir una empresa con los procesos contribuye a que las diferentes áreas logren una mayor comunicación y aumente la productividad; por lo tanto, la empresa trabajando en la misma dirección de gestión logrará ser más rentable y mejor posicionada.

Además de hacer a tu empresa más productiva, la experiencia con los clientes será más satisfactoria porque estos obtendrán aquello que esperan de un servicio o producto. Sin embargo, lograr los objetivos estratégicos no es sencillo, porque es preciso el trabajo en conjunto de todas las áreas para garantizar mejoras reales, a fin de ahorrar en tiempo y recursos. 

Existen diferentes problemáticas que pueden obstaculizar la buena ejecución de los procesos, y que perjudican directa o indirectamente a la columna estructural de la empresa, aunque muchas de estas no sean tan evidentes. Algunas de estas problemáticas comunes, cuando se van acumulando en el tiempo, pueden retrasar el resto de las operaciones y generar dificultades en la planificación de los recursos y los plazos prefijados. 

Diagramas de causa-efecto

Unas de las problemáticas más frecuentes que dificultan unir la empresa con procesos son las situaciones de riesgo que pueden paralizar las operaciones. En este sentido, es conveniente identificar cuáles son estas y si son fácilmente suprimibles o se pueden encarar desde una perspectiva menos riesgosa, tanto para la empresa como para el equipo.

No debemos olvidar la relación cliente-producto, por lo que es importante para mejorar los procesos poder definir los puntos de contacto con los clientes para ahorrar tiempos de espera y evitar que estos cambien sus preferencias por el servicio que ofrece la empresa.  De modo que también agregaremos a la lista esta actividad como pendiente a ser resuelta en el menor tiempo posible.

Ahora que ya tenemos identificados los problemas, sus causas y las previsibles consecuencias, resta planificar reuniones por área, con el fin de debatir sobre las soluciones que son factibles implementar en cada caso. Las mismas deberán responder a la/s causa/s que originaron la cadena de problemas. 

A continuación, solo resta poner en práctica las ideas dispuestas como posibles soluciones y verificar sus resultados, los cuales deberían ser positivos o mejores que los que se estaban obteniendo antes de la revisión de los procesos. De lo contrario, se convocará una nueva reunión de equipos para continuar la revisión de las actividades que generen dificultades o postergaciones indefinidas.

Superar las dificultades que provocan las actividades mal diseñadas te permitirá enfocarte en las metas que pretendes alcanzar, definidas en los objetivos de tu empresa. Pero es solo aunando a estos la planificación estratégica de los procesos que obtendrás mejores resultados comerciales. 

En conclusión, cuando logras redefinir los procesos de tu empresa estos van a la par de los objetivos que trazaste, ganas en productividad reduciendo tiempo y costos, y la apuesta comercial se vuelve más competitiva y atractiva para los clientes.