Planificación en agencias de marketing: Problemas y soluciones

En este mundo vertiginoso en donde nada permanece constante por mucho tiempo, toda agencia de marketing y publicidad se enfrenta a diversos problemas y desafíos de planificación. Desbloqueos de los procesos creativos, cumplimiento de plazos cada vez más reducidos, gestión de varios proyectos a la vez, reducción de tarifas o negociaciones eternas con clientes son algunos de los desafíos y problemas que pueden surgir tanto en el día a día como a largo plazo.

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A medida que la industria evoluciona, con la misma rapidez nuevas inquietudes se manifiestan. La realidad nos muestra que esperar resultados diferentes cuando intentamos una y otra vez la misma solución resulta ilógico, ya que inevitablemente terminaremos tropezando con la misma piedra frente a la recurrencia e insistencia de acciones que no funcionan.

La propuesta para este artículo consiste en identificar los principales problemas o desafíos de la planificación en agencias de marketing, tanto en su trabajo interno diario a través de procesos como en su interacción con los clientes.

Principales problemas en la planificación en agencias de marketing

Es común que en las agencias de marketing el día a día sea intenso y lleno de emociones desafiantes que a veces puede suponer cambiar la manera de pensar o de ver el mundo. Hay que tener en cuenta que las cosas que antes funcionaban pueden no funcionar ahora y eso es parte de la evolución y el aprendizaje. Frente a estas circunstancias es cuando más se hace necesario conocer cuáles son esos problemas en la planificación en agencias de marketing.

1. Fuga de talentos.

Es posible que en las agencias de marketing sea tanta la carga de trabajo que muchas veces los colaboradores estén siempre sobrecargados y casi no tengan tiempo de calma entre una tarea y otra. En este tipo de industria, los tiempos que se manejan son bastante exigentes y los plazos lapidariamente reducidos, lo que no es extraño que desemboque en una alta rotación de personal para escapar de esta rutina sin respiro.

En un entorno en el que la mayoría de las personas viven agotadas debido a su trabajo, son los jóvenes, integrados entre millennials y generación Z, los que tienen mayores probabilidades de renunciar debido a una mala gestión. Aquí es donde una solución de gestión de proyectos puede desempeñar un papel importante en tu agencia de marketing permitiendo que tu equipo eficientice su tiempo para lograr ser más productivos con menos esfuerzo y tiempo.

Es muy necesario que los gerentes puedan ver la cantidad de tareas asignadas a cada miembro del equipo con el propósito de tomar decisiones acertadas para mejorar el rendimiento y distribuir más adecuadamente la carga de trabajo, a fin de que sus jornadas sean normales y no se vean obligados a realizar horas extras.

2. No tener seguimiento en tiempo real.

Imagina la jornada laboral de un creativo típico, en donde un gerente de proyecto sin seguimiento de tiempo y visualización de tareas asignadas le pide que complete una tarea para el día siguiente. Pero la tarea, sin su conocimiento, supera la carga de trabajo estimada en un principio para el día. En consecuencia, el colaborador tiene que trabajar horas extras, o la tarea no está terminada a tiempo. 

Poder ver las tareas asignadas puede ser bueno, pero el conocimiento real de lo que hace, cómo lo hace y el tiempo que le lleva completar la actividad es otro nivel de seguimiento. Los softwares con seguimiento de tiempo efectivo, hecho en tiempo real, son una alternativa muy efectiva para este problema. Permiten una asignación de tareas y un establecimiento de plazos efectivos, sin consumir mucho tiempo. No obstante, continuamos recalcando que por muy buena que sea una solución tecnológica, si no tienes los procesos formalizados una herramienta no te brindará mayor visibilidad.

Con el seguimiento del tiempo, los gerentes pueden asignar correctamente la actividad, mejorar el flujo de trabajo y distribuir tareas con la certeza de que son factibles de realizar en el plazo estipulado. De esta forma, cuidas la salud de tu equipo, te enfocas en tus necesidades de negocio y materializas la fecha de entrega de tu proyecto.

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3. Falta de cronogramas o plazos definidos.

La estimación correcta de los plazos es algo complejo de gestionar. Muchas agencias no pueden cumplir con las fechas de vencimiento y entregan los entregables fuera de tiempo. Esto se refleja negativamente en los clientes y las marcas, y puede costarle a tu agencia importantes negocios en el futuro. Cualquier empresa, y especialmente las pymes, necesita tener una gran credibilidad, y romper las promesas perjudica notablemente la imagen de la agencia. 

Los proyectos mal programados pueden arruinar la confianza de los clientes o reclamarle a tu equipo que trabaje horas extras. Ninguna de esas opciones anticipa un final feliz para la agencia. Ante esta situación, busca trazar, en connivencia con tu equipo, objetivos y fechas de entrega realistas teniendo en cuenta la disponibilidad de tiempo de tus colaboradores y de recursos para cumplir con los requerimientos del cliente. Una vez fijado el cronograma de tareas, procura cumplir con cada fecha límite para evitar demoras indefinidas.

Una solución inteligente puede sugerir cuánto tiempo llevará un proyecto. Por lo tanto, permite que el gerente del proyecto planifique en consecuencia mientras se organiza con su equipo y que la agencia facture con precisión.

La estimación de tareas es un componente básico para cada proyecto que realiza la agencia. Antes de que te des cuenta, podrás determinar cuánto tiempo requiere cada tipo de servicio ofrecido para completarse y cuánto tiempo llevará cada proyecto antes de que comience a construirse.

4. Dificultad a la hora de realizar un presupuesto.

Es increíblemente difícil saber el valor monetario real del trabajo creativo. Cuando la creación y la resolución de problemas son las principales áreas de trabajo, puede ser casi imposible rastrear el costo de cada hora trabajada. Esto puede hacer que las empresas mayoritariamente basadas en servicios cobren de menos a sus clientes y manejen mal los presupuestos. 

Por este motivo, si bien debe considerarse, cobrar por horas todo el proceso no siempre representa la mejor opción para presupuestar el servicio de una agencia. En su lugar, cobrar por el valor que aporta el proyecto en sí mismo puede hacerle mayor justicia a tu trabajo. Asimismo, conocer las métricas de cada proyecto puede ayudarte a presupuestar con más precisión, fijando así la tarifa correcta para cada tipo de servicio ofrecido al entender que su valor agregado implica mucho más que cantidad de horas de trabajo.

5. Reelaboración de proyectos.

Muchos clientes exigen la reformulación de un proyecto ya terminado. Esto significa que cualquier trabajo adicional no está incluido en la tarifa original. Los retrabajos son un punto de mejora importante en la optimización de tu agencia, porque incluso le quitan tiempo a los nuevos proyectos que realmente producirán ganancias. 

La trazabilidad es el camino para mejores tarifas y negociaciones más fáciles. Cuando logras acceder a los datos de cada proyecto, puedes compartir la información sobre cuántas horas requirieron, cuántos recursos se utilizaron y de qué manera le aporta valor al cliente. Un registro organizado permite a las agencias mostrar cuántos recursos podría implicar un retrabajo y renegociar la tarifa. La trazabilidad es una solución simple y adecuada para los problemas de reelaboración y puede mejorar el flujo de caja y los márgenes de beneficio generales.

6. No poder retener a los clientes.

Es innegable que si los clientes no vuelven es porque hay algo que estamos haciendo mal. La comunicación clara y la transparencia son vitales para fortalecer las relaciones con los clientes. Esto puede ser difícil para las empresas que aún utilizan métodos manuales o tradicionales para organizar su información. La automatización puede ser una solución simple para este desafío. 

Los clientes valoran y se sienten cómodos cuando una agencia puede mostrarles de forma sencilla y directa los procesos que intervienen en su proyecto. Mostrar a los clientes los recursos involucrados en el trabajo realizado para ellos puede ser un aliado a la hora de hablar de honorarios. Además, algunas soluciones permiten que terceros obtengan acceso de invitados a la plataforma misma. 

Las agencias a menudo trabajan en la sombra, tal vez compartiendo sus campañas exitosas en las redes sociales, con clientes que no tienen idea de la cantidad de trabajo que hay detrás de cada entregable. Incluirlos en el ciclo de vida del proyecto puede ser beneficioso para ambas partes. Los clientes pueden comprender lo que se incluye en su factura y las agencias pueden mostrar su progreso sin tener que depender de entregas o informes. 

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Estos problemas de planificación en agencias de marketing son apenas algunos de los que pueden generarse en el acelerado y competitivo mercado del marketing y la publicidad. Sin embargo, a medida que la demanda de trabajo aumenta, también lo hace la demanda de calidad y rapidez por parte de consumidores cada vez más activos y exigentes con los servicios típicos de las agencias.