Orden y control: Principales desafíos de toda área de administración

En la administración de toda empresa continuamente se enfrentan a nuevos desafíos para lograr que sus procesos administrativos y contables sean lo más eficientes posibles y sin errores, ya que, de producirse, una empresa podría incurrir en serios problemas, por lo que es menester auditar el área de manera periódica para evitar siempre resolver esos problemas cuando ya pueden haber generado algún daño colateral. Cambiar el comportamiento reactivo por el proactivo es uno de los mayores desafíos de toda área de administración.

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El área administrativa/financiera es la que maneja los balances de resultados y los estados contables de la empresa. Por este motivo, si se comete algún error, una omisión o un proceso que no se cumple correctamente puede implicar pérdidas físicas de dinero para la empresa y bajas significativas de los ingresos, fallas en la información de indicadores críticos sobre la rentabilidad o desbalances impositivos, problemas contables, multas y un largo etcétera.

Generalmente, el área administrativa se divide en tres subáreas: una subárea ligada a lo comercial, una segunda subárea orientada a lo impositivo y una tercera subárea contable. De las 3 la comercial es la que admite mayores oportunidades de mejora, por lo que es hoy en día la que más presenta desafíos. En este artículo, explicamos los principales desafíos de toda área de administración.

Los 3 desafíos clave en toda área de administración que debes conocer

Hay varios desafíos que afrontan las áreas administrativas de las organizaciones, pero aquí seleccionamos 3 puntos importantes de mejora que los responsables pueden considerar para acelerar los procesos contables.

1. Planificar a futuro para erradicar el trabajo reactivo.

Normalmente, en una empresa donde el área administrativa la componen entre 5 y 10 personas tienden a que sus procesos sean reactivos y tengan muy poca anticipación a un proyecto. Por lo general, el personal siempre trabaja en función de las solicitudes que reciben. Esto significa que trabajan sobre la marcha con tareas del día a día porque hay poca o nula planificación por parte de los responsables del área, lo que desencadena este trabajo reactivo.

Si el trabajo es proactivo y se cometen errores, todavía hay tiempo de enmendarlos, porque existe esa instancia de planificación que permite contar con tiempo de antelación antes de la fecha límite para solucionar el error. En cambio, si el trabajo es reactivo y además se ejecuta mal, allí el departamento puede llegar a pagarlo con alguna multa o sanción, que en la mayoría de los casos se traduce en pérdidas importantes de dinero para el área. En el trabajo reactivo, hay severas dificultades para planificar hacia el futuro.

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2. Mejorar los indicadores de cobranza y pagos.

Habíamos señalado al principio que el área administrativa se divide en 3 subáreas. La subárea contable es crítica pero es la menos urgente de las 3 porque las deudas se irán resolviendo a periodo vencido. La contabilidad siempre trabaja en función de la información histórica que ya sucedió.

Por este motivo, cuando vayas a trabajar en un área contable, difícilmente realices una tarea que ya se esté ejecutando o vaya a pasar, sino que estarás trabajando en procesos que ya se diseñaron anteriormente, en el que tendrás que generar un registro y generar un balance para presentar a distintas entidades, por lo que la contabilidad es muy necesaria, pero a la hora de entender desafíos no hay demasiados, porque muchas empresas, aunque tengan un departamento administrativo, tienen un estudio contable que lo soportan. 

La subárea impositiva tiene una dinámica similar a la contable, ya que trabaja sobre datos históricos, pero tiene el problema de mirar hacia adelante sobre cuánto se está pagando o no en referencia a algunos impuestos, y no existe una proceso para establecer una estrategia impositiva, es decir, generar una acción en beneficio de ahorro de recursos para la empresa. Entonces, no hay un trabajo proactivo.

La subárea comercial es la que tal vez más oportunidades de mejora tiene y se divide en 2 partes: cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar son todos los procesos de facturación como cobranzas. Y las cuentas por pagar son todas las negociaciones con proveedores. Si los procesos de cobranza y pagos de una empresa de servicios no arrojan indicadores precisos, no podrá cobrar en tiempo y forma el dinero que le deben los clientes ni pagar en término a sus proveedores. 

Dependiendo de la industria en la que se inserte el área administrativa, el impacto será muy crítico. La gestión de cobranzas siempre será crítica en una empresa, ya que si no se factura y cobra no habrá ingresos de dinero. En este sentido, en las cuentas por cobrar hay un esfuerzo en plantear cómo generar estrategias de negociación en la cobranza, cómo ordenarlas, cómo medir a los clientes y cómo anticiparse ante una posible deuda incobrable.

3. Las habilidades y competencias de los roles que se cumplen en el área administrativa.

Las cuentas por pagar funcionan de igual manera pero con el proveedor, y también va a depender mucho de las habilidades y competencias de las personas que se encuentran en esos dos roles. Básicamente, en este proceso de cobrar cuentas hay que desarrollar la habilidad de cobrar rápido. En un escenario ideal, las empresas desean cobrar mucho y pagar poco. 

Entonces, que los procesos de cobranzas y cuentas por pagar funcionen adecuadamente va a depender en gran medida de las competencias que maneja el rol de los proveedores para decidir el plan de cobro de sus clientes. El rol del que supervisa cuentas por cobrar y cuentas por pagar es quien se encarga de que lo que se factura sea equivalente a lo que ingresa en pago del cliente. Esto permite mantener un control de los ingresos y egresos a la empresa, realizar seguimiento de pagos y ejecutar acciones para anticipar posibles incumplimientos, ya sea en cobranzas o pagos.

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En conclusión, el área administrativa se divide en 3 verticales, contable, impositiva y comercial. En la contable e impositiva no se puede intervenir más allá de contribuir a la planificación a futuro en cantidad de trabajo. En la parte comercial es en donde se encuentran las mayores dificultades o desafíos de toda área de administración: trabajo reactivo o necesidad de planificación a futuro, cómo mejorar los indicadores de cobranza y pagos, y las habilidades y competencias que tienen que tener las personas para desempeñar esos roles dentro del área, tanto para negociar con el cliente como con el proveedor, siempre con la intención de cobrar mucho y en poco tiempo, y por otro lado, pagar poco y en largo tiempo.