¿Problemas de adquirir un software sin conocerlo en detalle?

Muchas veces en el impulso de digitalizar procesos debido al fuerte auge de las nuevas tecnologías en los entornos empresariales, podemos llegar a encontrarnos con serios problemas de adquirir un software solo por el hecho de no haber explorado en profundidad las distintas alternativas del mercado que quizá eran más adecuadas para el tipo de empresa que gestionamos.

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Entonces, es posible que el software elegido no cumpla nuestras expectativas y sea más difícil y costosa la implementación que los procesos previos a la misma. Para evitar estas incidencias, es preciso anticiparse iniciando una búsqueda consciente sabiendo perfectamente qué tipo de solución tecnológica necesitamos para optimizar los procesos.

Pero antes de ir en la búsqueda desesperada del mejor software del mercado, asegúrate que más bien se trate de la mejor elección para tu empresa, ya que no siempre lo mejor del mercado es lo que necesitas. En tal caso, esa afirmación no hace otra cosa que vender humo y no una verdadera solución a tu medida. 

Un buen comienzo para saber cuál es la solución tecnológica a tu medida es tener los procesos formalizados, porque solo así comprenderás qué parte de tus procesos ameritan una digitalización. En este artículo nos proponemos identificar los principales problemas de adquirir un software, sin conocer realmente si se trata de la solución acertada o no para mejorar tus procesos.

1. Codificación/implementación incorrecta de las reglas comerciales. 

Se trata de una de las fuentes más comunes de problemas de software: los errores que ocurren entre lo que se pretende desarrollar o implementar y lo que realmente se entrega. Estos defectos pueden atribuirse a especificaciones incorrectas de requisitos del sistema, faltantes o vagas, o a la mala interpretación de las especificaciones de requisitos. 

Si te preguntas "¿Qué especificaciones? ¿Qué requisitos?", la codificación o implementación incorrecta de las reglas comerciales probablemente sea un problema común para tu empresa.

2. Rendimiento inadecuado del software. 

Un rendimiento inadecuado hace referencia a tiempos de respuesta lentos del sistema y tasas de rendimiento de transacciones. Se supone que cuando una empresa contrata un software es para mejorar los procesos a través de la automatización o digitalización de los mismos. 

Pero si previamente no se evalúa la eficiencia de un software en las tareas que se pretenden optimizar, será más prudente no contratarlo ante la duda, ya que después los resultados serán demasiado ineficientes para justificar la costosa inversión.

3. Datos confusos o engañosos. 

Esto significa que los datos que se muestran a los usuarios pueden ser correctos, pero es posible que los usuarios no entiendan completamente cómo interpretar los datos. Este no es un problema que deberíamos subestimar. Se han perdido vidas debido a que alguien no tomó las medidas correctas en función de los datos que le entregó un sistema informático.

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4. Software difícil de utilizar.

Muchas personas han experimentado de primera mano la frustración de usar un software que es engorroso, difícil de navegar y requiere varios pasos para realizar tareas simples. Este problema se relaciona con la falta de comprensión de cómo los humanos interactúan con las computadoras y también es el resultado de un historial de modificaciones que no están planificadas ni coordinadas para dar cuenta de la facilidad de uso. 

Por ejemplo, la adición de numerosas soluciones provisorias durante un período de tiempo en sistemas heredados puede tener el efecto general de complicar el diseño del sistema original.

5. Software obsoleto. 

Otro de los problemas de adquirir un software más comunes que puedes enfrentar es que un software haya dejado de funcionar debido a cambios en el hardware o en el software de soporte. En este caso, el software obsoleto se basa en funciones que se encuentran en versiones anteriores de bases de datos y sistemas operativos. 

Muchos proveedores intentan hacer que las nuevas versiones del software de soporte sean compatibles con versiones posteriores, pero generalmente hay casos en los que un área menor de falta de soporte del sistema base puede causar una revisión importante del sistema. La única otra opción es no actualizar el software de soporte. Esta decisión puede justificarse a corto plazo, pero generalmente se llega a un punto en el que el software debe reemplazarse o modificarse.

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6. Difícil de mantener y comprender.

Cuando un software es complicado de implementar, se pone en jaque la capacidad de los programadores o desarrolladores para mantener el software. Para este fin, la persona encargada del mantenimiento primero debe analizar y comprender el software y sus requerimientos más importantes. Gran parte de las herramientas que se utilizan hoy en día se escribieron originalmente de manera no estructurada y luego se fue parcheando según las necesidades básicas durante un largo periodo de tiempo. 

Este tipo de estructura de software da como resultado lo que se conoce como “código espagueti'', porque es complejo y no estructurado. Para agrandar el problema, cuando se realizan cambios en este tipo de software, existe un mayor riesgo de crear nuevos defectos sin querer.

7. Soporte inadecuado de las necesidades u objetivos comerciales.

Hace referencia al software que es inflexible para satisfacer las necesidades comerciales. Por ejemplo, un sistema puede ser difícil de modificar para satisfacer las necesidades de una organización o puede carecer de funciones que permitan a los usuarios personalizar las reglas comerciales.

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En síntesis, si no se conocen las distintas alternativas que existen en el mercado, los problemas de adquirir un software pueden multiplicarse y retrasar aún más las tareas que se estaban intentando agilizar. Por este motivo, a la hora de elegir un software primero debes tener los procesos formalizados y saber de antemano qué es lo que necesitas digitalizar. Teniendo eso claro, será más fácil encontrar el indicado para que su implementación sí pueda agregar valor.