Transformación digital sin procesos: Principales riesgos asociados

La transformación digital está instalada en el mundo empresarial desde hace por lo menos una década, y sin embargo, nunca termina de sorprendernos cada nueva alternativa tecnológica que surge para eficientizar más nuestro trabajo y hacerlo más escalable, de cara a mantenerse a la vanguardia de la revolución digital. No obstante, es muy común que las empresas digitalicen su trabajo por el simple hecho de ser una tendencia masiva, y creer que sin tecnología no hay manera de sobrevivir en un mercado tan competitivo como el actual. 

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Si bien parte de esta premisa es cierta y ya no hay manera de llevar adelante un negocio sin tecnología, hay que entender que no se puede implementar una transformación digital sin procesos claros, sin un ordenamiento de todas las áreas y sin definir roles y responsabilidades básicas para que la delegación de tareas no se convierta en un acto de fe. Por este motivo, es fundamental tener los procesos formalizados y los roles de los colaboradores definidos antes de iniciar un proceso de digitalización en tu empresa.

De lo contrario, existe una alta probabilidad de que surjan riesgos asociados a la transformación digital y que pueden afectar de manera transversal a la organización produciendo el efecto opuesto al que se desea lograr con la implementación de tecnología: perder eficiencia y productividad. En este artículo, analizamos los principales riesgos de comenzar una transformación digital sin procesos y por qué es tan importante definirlos de antemano.

Principales riesgos de la transformación digital sin procesos

En todo cambio organizacional existen riesgos de que las cosas no salgan según lo planeado, y la iniciativa de una transformación digital no es la excepción. Pero siempre podemos anticiparnos a esos riesgos si le brindamos un mejor soporte a esa tecnología que vamos a implementar. Sin procesos, esto no se puede lograr. A continuación, enumeramos estos riesgos.

1. Implementar una herramienta que no se adapte a los flujos de trabajo.

Cuando no hay procesos claros en una organización y su líder empresarial se decide por querer implementar una herramienta digital para aumentar la productividad, puede que no se adapte a los flujos de trabajo existentes. El error reside en que no se ataca el problema de raíz sino solamente al síntoma. El síntoma es, en este caso, la falta de productividad, pero, ¿por qué se produce en realidad esta falta de productividad? ¿Acaso una herramienta tecnológica  puede resolver el problema?

Si no hay un proceso que ordene las tareas de principio a fin, mostrando la evolución de esa secuencia de tareas, la tecnología no traerá una mejora de la eficiencia sino todo lo contrario, porque además el hecho de aprender a utilizarla sin un proceso que la contenga solo creará más incertidumbre y retrasos en el trabajo. Entonces, la transformación digital debe tener un soporte de procesos para tener éxito y generar una mejora evidente.

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2. Costos excesivos en tecnología.

La implementación de una tecnología conlleva un costo, sea cual sea el beneficio que aporta a los negocios. Por consiguiente, dicha inversión tiene que valer la pena en ganancias o no arriesgarse. Cuando no hay procesos definidos en una empresa y se busca tecnologizar con la creencia de que la digitalización es la respuesta a todos los problemas de ineficiencia y baja productividad es caer en un error que puede costar caro, sobre todo si no la empresa no cuenta con los recursos necesarios para invertir en un proceso de transformación digital.

Para evitar realizar un gasto excesivo buscando a tientas herramientas de automatización o de workflow, es recomendable detenerse a analizar los procesos de tu empresa, y si no tienes, diseñarlos en función de toda la carga de tareas, priorizando aquellos procesos críticos que repercuten directamente sobre el alcance de los objetivos estratégicos. Recién ahí podemos pensar en términos de transformación digital y la inversión se traducirá en resultados de mejora de la productividad.

3. Retrasos en la ejecución de las tareas. 

Sin procesos, las tareas no son medibles en tiempo real y tampoco hay una estructura sobre la cual basarse para entender si su ejecución se desvía o no del plazo establecido. La tecnología no puede evitar que las tareas se sigan retrasando porque el problema no es la falta de tecnología o aprender a usarla sino la falta de procesos definidos que la apalanquen. 

Mientras tengas tareas o actividades aisladas no podrás medir el tiempo de trabajo y, por lo tanto, no podrás implementar una tecnología si no sabes qué mejorar específicamente. Los procesos definidos reducen los retrasos porque la carga de trabajo va a estar distribuida más adecuadamente en cada colaborador. Sobre ese esquema organizado, la tecnología puede operar optimizando los resultados con indicadores de rendimiento.

4. Baja en la productividad de los colaboradores.

La ausencia de procesos aumenta el riesgo de baja productividad, ya que las personas van a estar agobiadas por la sobrecarga de trabajo. Al no tener delimitadas las tareas en secuencias o etapas que las integren, es muy fácil perderse ante la más mínima interrupción y luego volver a retomar. Esto ocasiona una pérdida de la eficiencia y un declive de la productividad en los colaboradores, que incapaces de seguir el ritmo y cumplir con los plazos, van a terminar desmotivados.

De nuevo, si se busca implementar la transformación digital bajo la creencia de que puede resolver los problemas de ineficiencia, incluso cuando los flujos de trabajo no estén sostenidos por procesos, no es la decisión adecuada. Intentarlo solo generará más frustración en el personal que, además de atender a las distintas responsabilidades que se le asignan deberán aprender a utilizar la tecnología, lo que todavía hará más compleja y agotadora su rutina.

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En líneas generales, la transformación digital sin procesos no es viable para ninguna empresa, porque la tecnología queda sin soporte, y en lugar de proporcionar mayor eficiencia la reduce. Sería igual que construir una casa sin los cimientos, puesto que a largo plazo las paredes y toda la construcción se terminaría desmoronando tarde o temprano.