Importancia de la actualización de manuales de puesto

En un artículo anterior ya definimos qué es un manual de puesto, su utilidad e importancia, y cómo diseñar uno. Ahora, vamos a indagar acerca de la relevancia de la actualización periódica de los manuales de puesto, cada cuánto deberían revisarse, y también de qué maneras es posible detectar que alguna posición necesita una inspección de su manual, lo cual implica la intervención de los recursos humanos.

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Si bien muchas compañías realizan sus labores diarias sin tener manuales de puestos definidos, no es una condición para nada recomendada, ya que puede provocar confusiones entre los colaboradores en cuanto a las tareas y responsabilidades que tienen a su cargo. 

Sin embargo, esta situación planteada aquí arriba también puede darse en compañías que sí tienen manuales de puesto, pero los mismos no han sido sometidos a revisión en un largo tiempo y, por tanto, perdieron vigencia con respecto a la dinámica actual de la organización.

¿Por qué es importante realizar actualizaciones de los manuales de puestos?

Por definición, todas las organizaciones son dinámicas. Las empresas van mutando, evolucionando, adaptándose a las nuevas formas de hacer negocios, a las tendencias del mercado o a las demandas de los consumidores, entre tantas otras cosas.

Por todas esas razones, es que se vuelve necesario realizar actualizaciones periódicas de los manuales de puestos, ya que los mismos no pueden permanecer estáticos si pertenecen a un sistema dinámico. 

Es decir, los puestos y sus respectivas tareas deben acompañar la evolución de la compañía, pero a la vez deben estar organizados y definidos para que cada colaborador sepa cuál es su rol y qué funciones debe cumplir, y no choque con las responsabilidades de otros pares. 

Además, al tener los manuales actualizados se reduce la probabilidad de malentendidos y errores, y se puede lograr una mayor eficiencia y desempeño laboral de todos los miembros. Por tanto, no solo es esencial tener planteados manuales de puesto, sino también mantenerlos actualizados.   

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¿Cómo llevar adelante una actualización de manuales de puestos?

Para mantener actualizados los manuales de puestos, lo ideal es que las compañías tengan una persona asignada para esa tarea de manera permanente. Esta persona debe estar inmersa en la dinámica empresarial y en contacto con los líderes de las distintas áreas o departamentos, para que así pueda detectar cuándo ya es tiempo de adaptar o adecuar un puesto.

Cada vez que se detecte la necesidad de actualizar algún manual de puesto al interior de una compañía, será necesario comunicar y justificar a los responsables del puesto en cuestión el porqué de esos cambios. Explicar y participar a los colaboradores involucrados sobre los cambios que se realizarán, es esencial para que estos se sientan cuidados y valorados por la empresa.

Del mismo modo, es imprescindible que en ese nuevo manual se incluya toda la información necesaria y relevante para que los colaboradores puedan llevar a cabo sus labores de la manera esperada según los nuevos planteamientos y, también, en los casos en que sea necesario, debe se deben incluir capacitaciones, entrenamiento o preparación. 

¿Con qué frecuencia se deben actualizar los manuales de puestos?

Lo cierto es que no existe un tiempo o período estipulado sobre la frecuencia en la cual se deba realizar una actualización de los manuales. Como mencionamos en el apartado anterior, lo ideal sería que una persona funcione como la encargada de los manuales, así cada vez que se detecte alguna nueva necesidad, se pueden ir adaptando. 

De todas formas, en el caso de compañías más pequeñas o con menor cantidad de recursos humanos en las cuales se dificulte contar con una persona destinada solo a esa tarea, se pueden fijar períodos de revisión de los manuales de puestos que sean semestrales o, como máximo, anuales. 

En general, no es recomendable dejar pasar tanto tiempo entre cada inspección y potencial actualización, ya que en un mercado tan cambiante, pujante y activo como es el actual, los cambios en las necesidades y formas de hacer son casi permanentes. 

Por otro lado, los manuales de puesto también son valiosos y prácticos cuando hay nuevas incorporaciones de personal. Al ser un recurso vigente y detallado, los nuevos colaboradores podrán integrarse al equipo más rápido y recurrir al mismo cada vez que tengan alguna duda sobre su rol o responsabilidades. Entonces, por todo lo detallado en este apartado, queda más que claro que la actualización periódica es esencial. 

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Conclusiones

La regular auditoría y actualización de manuales de puesto es, de cierta forma, sinónimo de una eficaz gestión de los recursos humanos de una organización. Asimismo, si estos instrumentos se mantienen actualizados, la empresa tendrá muchas más probabilidades de mantener la eficiencia en sus operaciones y productividad, que una compañía que no hace verificaciones periódicas. 

Por último, destacar que la importancia de la actualización de manuales de puesto también repercute en el bienestar general de los equipos y de cada colaborador, ya que se pueden manejar con seguridad en su puesto de trabajo y tiene claridad sobre cómo cumplir sus tareas y cuáles son.