Guía: Cómo se realizan los manuales de puesto

Fecha de actualización: 26 de julio de 2023

Manuales de puesto 2.0: innovando en la gestión del talento

El diseño del trabajo nunca ha sido más relevante. Los trabajos están cambiando más rápido que las noticias y todos los días se inventan nuevos puestos laborales gracias a la innovación tecnológica y avance de la sociedad.

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Como también hay varias causas que afectan la demanda futura del personal, ya sean externas, como factores económicos, elementos sociales, cambios tecnológicos y competencia, o internos como planes estratégicos, presupuestos, ventas y pronósticos de producción, nuevas operaciones, líneas y productos, reorganización de puestos de trabajo y su diseño.

Para identificar e interesar a candidatos capacitados se diseña correctamente el puesto laboral. Esto es de suma importancia a la hora de atraer y retener empleados motivados capaces de generar productos y servicios de alta calidad. Detallando todos los requisitos necesarios, como pueden ser deseos sociales, personales, tecnológicos y organizacionales, se explica las funciones, responsabilidades, ubicación del puesto dentro de la organización, beneficios otorgados por la firma. Todo un conjunto de complementos que sirven para ambas partes, la fuerza de trabajo recibida por la empresa y la satisfacción laboral y devolución de un salario por parte del dependiente.

Se debe tener en cuenta que, la forma de diseñar los puestos de trabajo en la actualidad, donde cada año el mercado laboral va en picada hasta en países desarrollados, el número de trabajadores y la competencia internacional se incrementa, determinará en gran medida el éxito e incluso la supervivencia de muchas organizaciones.

El propósito de este artículo es destacar las principales características que tienen los manuales de puestos, cuál es su utilidad en el área de recursos humanos y cómo realizarlos adecuadamente.

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¿Qué son los manuales de puesto?

Los manuales de puesto son documentos de gestión en el que se hallan de forma estructurada los perfiles de puestos de una empresa. Sirven para precisar dónde, cómo y cuándo cada persona prestará un servicio. 

Suelen contener información, autorizaciones y/o documentos necesarios y máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que sea útil para el eficiente desarrollo de sus funciones. Esto permite que aumente la eficiencia del personal de la organización, ya que están informados de qué deben hacer y cómo hacerlo.

Para poder diseñar un manual, se debe tener claro cuáles son las funciones, responsabilidades y obligaciones y ubicación del puesto dentro de la empresa. También, se debe determinar la cantidad de elementos humanos que van a desarrollar esa posición. 

Dependen en gran medida de la naturaleza de su actividad para que pueda determinarse la contribución de cada individuo a la empresa. Es necesario tener los objetivos organizacionales claramente enunciados y el manual bien diseñado para alcanzarlos. 

Sirven para aportar el mejor recurso humano a tu empresa, exponiendo de una manera clara lo que se espera de los colaboradores, de manera que ellos acepten y lo utilicen como base para clarificar su estancia y desempeño en el corto y largo plazo. 

También, permite dividir los puestos de la empresa, dónde se agrupan los sectores que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad jerárquica, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

¿Cuál es la función de los manuales de puesto en las empresas?

Los manuales de puesto son utilizados como organizadores del desarrollo de la empresa y desde ahí, pueden colaborar en el logro de los objetivos operacionales, para conseguir mayor eficiencia en las actividades que se realizan en la misma.

Tanto como los colaboradores y superiores pueden verificar si se está o no realizando el trabajo adecuadamente mediante esta herramienta que ayuda a determinar lo siguiente:

• Cómo un empleado completa las tareas.
• Las tareas que un empleado debe ser capaz de realizar.
• El orden en que el empleado debe completar las tareas y su coordinación.
• Las labores de auditoría, control interno y su evaluación.
• Las responsabilidades, de manera más eficaz, por fallas en las tareas.

Los manuales de puesto evidencian dónde están escritas las funciones del personal para evitar la dualidad de mandos. En ellos se establece una mejora de las cargas de trabajo, identifican los factores críticos de la empresa, facilitan la evaluación de puestos, ayudan a determinar con precisión las necesidades de capacitación y entrenamiento, para facilitar la conducción de entrevistas. 

Asimismo, sirven de fundamento a cualquier sistema de salarios e incentivos, permitiendo calificar adecuadamente el desempeño del trabajador. Además, gestionan los canales de capacitaciones y mejoran la comunicación. Por consiguiente, constituyen la base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

También afecta los factores administrativos, tales como:

• Ritmo de la máquina o de la tarea: Esto ayuda a los empleados a concentrarse en la tarea y completarla a tiempo.
• Ampliación del trabajo: Esto incluye agregar más tareas a un trabajo para ayudar a que la labor se expanda a una posición más amplia que cubra más funciones.
• Repetitividad: Asegurarse de que las tareas no sean repetitivas puede mantener alta la motivación y la moral de los empleados. La monotonía aburre y desgasta.
• Proceso de trabajo definido: Asegurarse de que los empleados conozcan los detalles de su proceso de trabajo ayuda a reducir la confusión.

Este documento también incluye las políticas y procedimientos específicos relacionados con el puesto, como normas de seguridad, protocolos de comunicación interna, uso de tecnología, etc. Para asegurar la uniformidad y el cumplimiento de las políticas de la empresa en todos los puestos.

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¿Cómo se realizan los manuales de puesto?

Para la elaboración de un manual de puesto no hay una metodología definida, dependerá de las condiciones específicas del manual que quieras elaborar. Tampoco existe un tiempo definido en su desarrollo, para lo cual recopilamos información teniendo en cuenta el objetivo general y los objetivos específicos del manual, qué términos serán utilizados dentro del mismo, a quiénes está dirigido y aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.

1. Elaboración del plan de trabajo. 

Debes determinar quiénes son las personas que van a identificar y asignar los perfiles y plazos. Es decir, en este primer paso se identifican los equipos funcionales y se fijan los responsables para el diseño de perfiles en cada área.

2. Elaboración de perfiles de puestos. 

Delimitar las funciones del puesto y los requisitos primordiales para el proceso de selección y evaluación de desempeño de las personas que lo ocupen. Evita confusiones y atrae al candidato ideal para ocupar el lugar.

3. Validación de perfiles de puestos. 

En esta etapa, se realiza una validación o verificación con seguimiento a través de la alta dirección de la organización. Implica verificar si la descripción del puesto en particular es exacta. Si incluye todas las responsabilidades, requisitos y competencias y si refleja lo necesario para un desempeño exitoso dentro de la empresa y sus demandas.

Por ejemplo, un puesto que está elaborado en gabinete puede ser llevado a una validación posterior con los responsables.

4. Consolidación de los puestos. 

En este paso final, tu empresa hallará las respuestas para las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Quiénes faltan? y ¿Quiénes sobran?

La consolidación, permite determinar si existen puestos que cumplen funciones duplicadas o que, en su defecto, no tienen una carga laboral idónea. Esto es esencial para ahorrar costos y, si fuera el caso, derivar tareas a una persona en particular para impulsar su potencial y crecimiento profesional.

Estas cuatro etapas, te servirán para diseñar un puesto bajo una metodología de perfiles de puestos, la cual está fundamentada en elaborar perfiles por competencias. 

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Beneficios de los manuales de puesto

Los manuales de puesto ofrecen grandes beneficios en conjunto para las empresas, ya que permiten saber, entre otras cosas, si las responsabilidades por área están bien delimitadas y si el rendimiento de los colaboradores cumple con las expectativas.

A continuación, hemos dividido los beneficios en 3 bloques: beneficios empresariales, para el trabajador y para el área de recursos humanos.

Beneficios para la empresa: 

• Ayudan a repartir las cargas de trabajo de forma eficaz.
• Sirven para fijar responsabilidades en la ejecución del trabajo. 
• Facilitan la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa en general. 
• Facilitan el acceso a información para una toma de decisiones más objetiva.
• Informan sobre el desempeño del trabajador.
• Eliminan desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones y circuitos de trabajos irracionales.

Beneficios para el trabajador: 

• Conocer con precisión sus tareas.
• Enseñar con claridad sus responsabilidades. 
• Hacer un seguimiento de sus tareas para conocer la calidad de su labor.
• Impedir que sus funciones invadan el campo de otros. 
• Señalar sus fallas y aciertos.
• Resaltar su desempeño y colaboración. 
• Ayudar a identificar sus necesidades de capacitación y entrenamiento. 

Beneficios para el departamento de recursos humanos: 

• Proporcionan los requisitos que debe investigarse al seleccionar al personal. 
• Permiten ubicar al trabajador en el puesto más acorde con sus aptitudes.
• Ayudan a determinar con precisión las necesidades de capacitación y entrenamiento, y a cubrirlas. 
• Permiten clasificar adecuadamente el desempeño de los trabajadores. 
• Sirven de funcionamiento a cualquier sistema de salario e incentivos. 
• Facilitan la conducción de entrevistas. 
• Permiten la planificación del recurso humano, anticiparse a la posible variación de los puestos de trabajo.
• Es requisito indispensable establecer un sistema de evaluación de puestos. 

El poder del papel: cómo transforman las organizaciones

La existencia o creación de los diferentes tipos de puesto dentro de cada empresa es responsabilidad del departamento de recursos humanos de la misma. Este proceso se inicia y finaliza con el fin de satisfacer las necesidades de gestión o producción dadas en la compañía objeto de estudio.

Es importante considerar que un puesto de trabajo debe diseñarse teniendo en cuenta las expectativas de los empleados. Si están satisfechos, se motivan más para contribuir al logro de los objetivos de la empresa y, por lo tanto, también aumenta su propio rendimiento y, por consecuencia, su lealtad hacia la organización.

Incluso si el diseño encaja con las ideas del empleado, entonces tendrá la capacidad de soportar más dolor para lograr sus objetivos, disfrutar de lo que hace e invertir tiempo extra de buena gana para terminar su trabajo. Creen que se les ha dado lo que exigían de sus puestos de trabajo y tratan de cumplir con su responsabilidad como un deber ético.

Por otro lado, los empleados insatisfechos o mal alineados se sienten agotados, frustrados y sin ganas de desempeñarse bien. No utilizan todas sus habilidades y tiempo para ejercer bien sus tareas, sino que dedican su tiempo a cuestiones no productivas y, por lo tanto, destruyen la cultura organizacional. Pueden afectar a la empresa en ambos sentidos, si se quedan o si renuncian al obstaculizar el costo de rotación de empleados de la empresa y afectar la productividad.

En resumen, los manuales de puesto son documentos que describen los puestos de trabajo, las responsabilidades y obligaciones específicas de cada uno, y cómo deben desarrollarse dentro de la empresa. Te permitirán obtener un mejor seguimiento de las actividades empresariales para ayudarte en la toma de decisiones más cruciales.