Guía: Cómo se realizan los manuales de puesto

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Los puestos de trabajo bien diseñados cobran importancia creciente en la tarea de atraer y retener la fuerza de trabajo motivada y capaz de generar productos y servicios de alta calidad. 

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La manera en que se diseñen los puestos de trabajo en la actualidad, donde cada año declina en el mercado laboral de los países desarrollados el número de trabajadores y la competencia internacional se incrementa, determinará en gran medida el éxito e incluso la supervivencia de muchas organizaciones.

El propósito de este artículo es destacar las principales características que tienen los manuales de puestos, cuál es su utilidad en el área de recursos humanos y cómo realizarlos adecuadamente.

¿Qué son los manuales de puesto?

Los manuales de puesto son documentos de gestión en el que se hallan de forma estructurada los perfiles de puestos de una empresa. Sirve para precisar dónde, cómo y cuándo cada persona va a prestar un servicio. 

Suelen contener información, autorizaciones y/o documentos necesarios y máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que sea útil para el eficiente desarrollo de sus funciones. Esto permite que aumente la eficiencia del personal de la organización, ya que están informados de qué deben hacer y cómo hacerlo.

Para poder diseñar un manual, se debe tener claro cuáles son las funciones, responsabilidades y ubicación del puesto dentro de la empresa. También se debe determinar la cantidad de elementos humanos que van a desarrollar esa posición. 

Los manuales de puesto de una organización dependen en gran medida de la naturaleza de su actividad para que pueda determinarse la contribución de cada individuo a la empresa. Es necesario tener los objetivos organizacionales claramente enunciados y que el manual esté bien diseñado para alcanzarlos. 

Un manual de puestos está diseñado para aportar el mejor recurso humano a tu empresa, exponiendo de una manera clara lo que esperas de tus colaboradores, de manera que acepten y lo utilicen como base para clarificar su estancia y desempeño en el corto y largo plazo. 

Permite dividir los puestos de la empresa, dónde se agrupan los sectores que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad (jerarquías), esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

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¿Cuál es la función de los manuales de puesto en las empresas?

Los manuales de puesto son utilizados como organizadores del desarrollo de la empresa y desde ahí, pueden colaborar en el logro de los objetivos operacionales, para conseguir mayor eficiencia en las actividades que se realizan en la misma.

Facilitan las labores de auditoría, control interno y su evaluación. Determinan de forma más eficaz las responsabilidades por fallas en las tareas. Ayudan a la coordinación de las actividades y tareas, evitando que las mismas se realicen sin necesidad reiteradas veces. Colaboradores y superiores pueden verificar si se está o no realizando el trabajo adecuadamente.

Los manuales de puesto evidencian dónde están escritas las funciones del personal para evitar la dualidad de mandos. En ellos se establece una mejora de las cargas de trabajo, identifican los factores críticos de la empresa, facilitan la evaluación de puestos, ayudan a determinar con precisión las necesidades de capacitación y entrenamiento, para facilitar la conducción de entrevistas. 

Asimismo, sirven de fundamento a cualquier sistema de salarios e incentivos, permitiendo calificar adecuadamente el desempeño del trabajador. Además, gestionan los canales de capacitaciones y mejoran la comunicación. Por consiguiente, constituyen la base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

¿Cómo se realizan los manuales de puesto?

Para la elaboración de un manual de puesto no hay una metodología definida, dependerá de las condiciones específicas del manual que quieras elaborar. Tampoco existe un tiempo definido en su desarrollo, para lo cual recopilarás información teniendo en cuenta el objetivo general y los objetivos específicos del manual, qué términos serán utilizados dentro del mismo, a quiénes está dirigido y aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.

  1. Elaboración del plan de trabajo

Debes determinar quiénes son las personas que van a identificar y asignar los perfiles y plazos. Es decir, en este primer paso se identifican los equipos funcionales y se fijan los responsables para el diseño de perfiles en cada área.

  1. Elaboración de perfiles de puestos

Este segundo paso es uno de los más importantes en la elaboración de manuales de puestos, ya que en él se delimitan las funciones del puesto y los requisitos primordiales para el proceso de selección y evaluación de desempeño de las personas que lo ocupen.

  1. Validación de perfiles de puestos. 

En esta etapa, se realiza una validación o verificación con seguimiento a través de la alta dirección de la organización. Por ejemplo, un puesto que está elaborado en gabinete puede ser llevado a una validación posterior con los responsables.

  1. Consolidación de los puestos. 

En este paso final, tu empresa hallará las respuestas para las siguientes preguntas: ¿quiénes somos?, ¿quiénes me faltan? y ¿quiénes me sobran? La consolidación te permite determinar si existen puestos que cumplen funciones duplicadas o que, en su defecto, no tienen una carga laboral idónea.

Estas cuatro etapas que te explicamos para realizar manuales de puesto te servirán para diseñar un puesto bajo una metodología de perfiles de puestos, la cual está fundamentada en elaborar perfiles por competencias. 

Beneficios de los manuales de puesto.

Los manuales de puesto ofrecen grandes beneficios en conjunto para las empresas, ya que permiten saber, entre otras cosas, si las responsabilidades por área están bien delimitadas y si el rendimiento de los colaboradores es el esperado. A continuación, hemos dividido los beneficios en 3 bloques: beneficios empresariales, para el trabajador y para el área de recursos humanos.

Beneficios para la empresa: 

  • Ayuda a repartir las cargas de trabajo. 
  • Sirve para fijar responsabilidades en la ejecución del trabajo. 
  • Facilita en general la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa. 

Beneficios para el trabajador: 

  • Permite conocer con precisión lo que debe hacer. 
  • Enseña con claridad sus responsabilidades. 
  • Ayuda a conocer si está trabajando bien. 
  • Impide que sus funciones invadan el campo de otros. 
  • Señala sus fallas y aciertos. Y hace que resalte su desempeño y colaboración. 
  • Ayuda a identificar sus necesidades de capacitación y entrenamiento. 

Beneficios para el departamento de recursos humano: 

  • Le proporciona los requisitos que debe investigarse al seleccionar al personal. 
  • Le permite colocar al trabajador en el puesto más acorde con sus aptitudes. 
  • Ayuda a determinar con precisión las necesidades de capacitación y entrenamiento y a cubrirlas. 
  • Permite clasificar adecuadamente el desempeño de los trabajadores. 
  • Sirve de funcionamiento a cualquier sistema de salario e incentivos. 
  • Facilita la conducción de entrevistas. 
  • Es requisito indispensable para establecer un sistema de evaluación de puestos. 

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En resumen, los manuales de puesto son documentos que describen los puestos de trabajo, las responsabilidades y obligaciones específicas de cada uno, y cómo deben desarrollarse dentro de la empresa. Te permitirán obtener un mejor seguimiento de las actividades empresariales para ayudarte en la toma de decisiones más cruciales.

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