Proceso diario para ordenar el área de ventas

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El proceso diario que aquí te ofrecemos no busca generar un modelo único y canónico a seguir, pero tenerlo en cuenta a modo de guía o referencia te ayudará a reordenarlo, en el marco de las relaciones efectivas con clientes fieles y potenciales. Pero lo cierto es que cada empresa es un universo diferente, que emplea distintas metodologías y herramientas dirigidas a fortalecer esos vínculos, con la intención de que en el futuro se conviertan en ventas seguras. 

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En el área comercial de una empresa, todo representante de ventas constituye un rol activo orientado a cerrar negocios. Pero para que este objetivo llegue a feliz término es fundamental que el representante pueda hacer su ciclo lo más productivo posible, dirimiendo entre las tareas que sí le aportan más valor a su proceso diario de aquellas que le restan valor o le hacen perder su tiempo.

Sabemos que lograrlo no es sencillo, puesto que en el trayecto pueden ocurrir y ocurren imprevistos, como nuevas reuniones que se deben concertar a última hora, o cancelaciones de las mismas que deberán ser reprogramadas, diferencias horarias significativas con clientes de otros países que extenderán incluso más el proceso diario, más negociaciones y/o presentaciones a futuros clientes, frustraciones por los cierres de venta que no se producen y que pudieron generar demasiada expectativa, entre otras situaciones que suelen manifestarse sin que puedan evitarse. 

Si bien esto es una realidad frustrante, que puede entorpecer el rendimiento del representante de ventas generando más tareas que restan valor que tareas que suman, no hay que desesperarse pensando en todo ese desgaste de energía por resultados vagos o ningún resultado. Lo primero que se debe hacer es, aunque cueste, adaptarse a las necesidades del cliente y a partir de allí avanzar en cada tarea significativa que aporte el avance de los negocios en el pipeline.

A continuación, pasamos a enumerar esos pasos, en una suerte de “10 mandamientos”, que pueden abrirte la cabeza con respecto al proceso diario que utiliza el representante de venta para llegar al esperado cierre y generar constantemente, a través de esta dinámica, nuevos clientes potenciales.

10 pasos para ordenar el proceso diario del representante de ventas:

1- Revisar el pipeline.

El pipeline o embudo de ventas es un concepto importante que hace referencia a las distintas etapas por las que pasa un proceso de ventas. En la parte superior del embudo se sitúan todos los leads que generen el área de marketing y la comercial. 

La importancia del pipeline reside en que nos sirve para medir y calibrar la efectividad de nuestras ventas futuras. Un pipeline efectivo tendría forma de embudo, dado que deberíamos disponer de muchos más leads que clientes a punto de firmar la orden de compra.

2- Revisar calendario.

Es una tarea fundamental de todo representante de ventas revisar y constatar las actividades programadas en su calendario respecto a las próximas reuniones con sus clientes, a fin de facilitar el proceso de cierre y apertura de nuevos negocios. 

3- Revisar correo.

En todo proceso de venta el vendedor deberá estar atento a las notificaciones de clientes que reciba en su correo electrónico, porque es muy probable que deba acordar futuras reuniones y negociaciones, respondiendo las dudas más frecuentes, en pos de acortar las distancias entre las expectativas del cliente con respecto al producto y la decisión final de compra.   

4- To-do list.

Se trata de una manera de administrar tus tareas, tanto las que aportan valor como aquellas que no, de modo práctico para que tu proceso de venta sea más productivo y mayor la posibilidad de concretar ventas.

5- Nuevas conversaciones.

Implica no solo que cada reunión deje una puerta abierta para concretar un nuevo encuentro que sitúe al representante de ventas cada vez más cerca del cierre y al cliente más cerca del producto o servicio de su interés, sino que además y principalmente sea capaz de hablar con nuevos prospectos todos los días. 

En cada nueva conversación el vendedor deberá asegurarse la atención de sus clientes, de modo que estos puedan estar más convencidos de las ventajas que el producto o servicio le puede ofrecer. 

6- Discutir  con el Director Comercial.

Aunque suene disparatado, un momento del día debería estar reservado para discutir con el Director Comercial, ya que este entrenamiento les permitirá a los representantes de ventas dar cuenta de los procesos comerciales que realizaron durante la jornada. 

También hablarán de las nuevas oportunidades, de cómo evolucionan sus pipelines, pero además podrán expresar las posibles dificultades que puedan surgir a la hora de entrar en contacto con los prospectos o cerrar una venta con un cliente, a fin de que el Director Comercial les dé pautas para resolverlas..

7- Decantar el aprendizaje.

A continuación, los representantes de ventas analizarán todas las prospecciones que realizaron, las reuniones que llevaron a cabo con sus clientes y los resultados que estas generaron, con el objetivo de evaluar las fallas y aprender sobre la base de esa experiencia para mejorar el proceso al día siguiente.

8- Vender.

La parte más importante para el representante de ventas es poder concretar el cierre con el cliente, a partir del proceso realizado. Recordemos que este proceso puede durar un tiempo indefinido, dependiendo de la agenda y prioridades del cliente ya que en función del asesoramiento sobre el producto o servicio que reciba, será su nivel de interés en continuar las negociaciones.

Asimismo, el entrenamiento de coordinar nuevas reuniones con clientes le aportará al representante de ventas más conocimiento sobre los mismos, que constituirá una clave significativa en el proceso para cerrar una nueva venta.

9- Revisar agenda.

Al final de la jornada, sin tiempo específico en este proceso diario, el equipo de ventas deberá revisar nuevamente la agenda, atendiendo a las listas de contactos entre clientes y los prospectos que se fueron sumando, y analizar las alternativas de generar nuevas reuniones. 

10- Revisar pipeline.

Finalmente en este último paso consignado en el ordenamiento del proceso diario de ventas, este se cierra con la revisión por segunda vez del pipeline, en función de la evolución de este “embudo imaginario” que representa el proceso de ventas. Su función constante es generar nuevos negocios.  

Estos pasos son apenas una aproximación o alternativa más para orientarte en el proceso diario, cuya finalidad es ordenar la actividad comercial y que se ejecuta en el área de ventas de una empresa, a instancias de hacer tu trabajo más productivo y con mejores resultados. 


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