¿Qué es un BPM y por qué son importantes?

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Para comprender por qué la gestión de procesos de negocio (BPM) es importante para cualquier empresa, primero debes comprender qué es. Esto no es tan fácil como cabría esperar, ya que BPM significa diferentes cosas para diferentes personas. Cada participante de una empresa tiene una perspectiva y una definición distintas de un BPM que está influenciada según su función.

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Para algunos, BPM tiene que ver con la tecnología. Es una evolución del desarrollo de aplicaciones y un medio para lograr la automatización de procesos. Para otros, BPM se trata de optimización: un mundo de metodologías como Six Sigma, Lean, etc. Para muchos, BPM es una forma de comunicar cómo quieren que se haga el trabajo, así como una forma de facilitar el cambio. 

Y para otros, BPM es un método para obtener visibilidad de cómo funcionan realmente las cosas. Y la lista continúa.

Si bien ninguna de estas definiciones es realmente incorrecta, están impulsadas por la perspectiva estrecha de un rol o función en particular. Cada componente es solo una subparte que contribuye a BPM en su conjunto.

Si estos componentes se llevan a cabo de forma aislada, las empresas que los apliquen corren el riesgo de crear barreras para comprender cómo lograr un verdadero BPM y no alcanzarán la gama completa de beneficios potenciales.

Un ejemplo frecuente de esto es la automatización de procesos, que podría ser parte de BPM, pero no es BPM en sí mismo. Una simple prueba de ello es el hecho de que existe una infinidad de procesos que se pueden gestionar, optimizar y monitorizar sin necesidad de automatizarlos nunca. 

También está el hecho de que es perfectamente posible automatizar un proceso ineficiente. Sería exagerado afirmar que la automatización de un proceso pobre e ineficiente es BPM. Sin embargo, la empresa que ha automatizado con éxito un proceso deficiente suele estar convencida de que está aplicando BPM con éxito.

¿Qué es un BPM?

Por lo tanto, la definición de BPM debe incluir los aspectos enumerados anteriormente, pero también debe incorporar un objetivo más integral y orientado a resultados comerciales. El BPM debe verse como una disciplina, una metodología integral que se basa en los resultados comerciales. 

Una forma sencilla de ver el BPM es pensar en las 10 preguntas clave asociadas con una empresa: qué, por qué, dónde, cuándo, quién, cómo, con, mirar, preocuparse y riqueza.

Entendiendo “qué” se hace, “por qué”, “dónde” y “cuándo” se hace, “quién” lo hace, la “manera” en que se hace y “con” qué recursos, todo mientras se mantiene una “vigilancia” en el desempeño, identificando de qué “preocuparse” y cómo mitigar esas preocupaciones. Se puede aplicar una gama de métodos y herramientas para lograr los mejores resultados con el menor costo y logrando la mayor “riqueza”.

La aplicación continua a lo largo del tiempo de estos métodos y herramientas en las W de una empresa en un ciclo clásico de búsqueda de la excelencia es la esencia de BPM.

Gestión de procesos de negocio: ¿qué ofrece?

Un BPM permite a las organizaciones alinear las funciones comerciales con las necesidades del cliente y ayuda a los ejecutivos a determinar cómo implementar, monitorear y medir los recursos de la empresa. 

Cuando se ejecuta correctamente, un BPM tiene la capacidad de mejorar la eficiencia y la productividad, reducir los costos y minimizar los errores y el riesgo, optimizando así los resultados. La implementación de las mejores prácticas en BPM contribuye a una gestión financiera sólida y proporciona visibilidad sobre qué tan bien una organización está logrando sus objetivos.

Las empresas que emplean un enfoque holístico de BPM obtienen beneficios tangibles, de los cuales se destacan los siguientes:

Se ha demostrado que el BPM ofrece mejoras de dos dígitos en medidas como margen, capacidad, utilización de recursos y utilización de capital.

La investigación de Forrester con sus clientes que emplean BPM muestra que los proyectos de BPM brindan ganancias de productividad del 30-50% para los procesos que involucran principalmente al personal administrativo, y generalmente brindan ganancias de productividad del 15-30% para los procesos que involucran a trabajadores del conocimiento.

Un informe de Gartner afirma que, según una encuesta de las experiencias de BPM de sus clientes, el 80% de las empresas que llevan a cabo proyectos de BPM experimentarán una tasa interna de rendimiento superior al 15%.

Típicamente, y con base a este estudio, identificamos importantes beneficios de los BPM para sus clientes. Las mejoras principales incluyen:

  • Tiempo de entrega (tiempo de ciclo) reducido.
  • Aumento de la productividad.
  • Inventario de trabajo en proceso reducido.
  • Calidad mejorada.
  • Utilización reducida del espacio.
  • Aumento del volumen de ventas.
  • Aumento de ingresos.

BPM también es una forma de obtener más beneficios de las inversiones existentes, en particular las inversiones en TI. Las empresas deberían buscar formas de aumentar su capacidad para crear un nuevo valor a partir del dinero gastado en sistemas y tecnología. 

Hoy en día, la mayoría de los presupuestos de TI se gastan en "mantener las luces encendidas"; de hecho, el 70% o más de los presupuestos de TI existentes se gastan en mantener y ejecutar la capacidad existente, mientras que el 30% o menos de estos presupuestos se gastan en proporcionar nuevas capacidades comerciales.

Todos estos ejemplos del mundo real anteriores son representativos de lo que se ha logrado y se puede lograr con los BPM.

BPM: Gestión de procesos empresariales, ¿cuál es su importancia?

El panorama se ha vuelto intensamente competitivo para casi todas las empresas. Para algunas, esto fue impulsado por la globalización; para otros, la debilidad en sus economías de mercado locales es el motor de una mayor competencia.

A medida que disminuyen las barreras de entrada a los competidores, las empresas tienen que luchar más que nunca para mantener y aumentar su participación de mercado en una economía incierta. 

Para competir con éxito en el entorno actual, las empresas deben encontrar formas de cosechar el tipo de beneficios que ofrece un BPM. De lo contrario, en el mejor de los casos, se están perdiendo beneficios y, en el peor, corren el riesgo de ser invadidos por sus competidores.

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En conclusión, la innovación, la transformación y la agilidad se han vuelto fundamentales en el entorno hiperintensivo de hoy, y son los BPM los que ofrecen un camino para lograr esa agilidad. Un enfoque de BPM ayudará a tu empresa a innovar y transformar su camino para lograr más valor comercial. De hecho, la Gestión de Procesos de Negocio se ha convertido en una capacidad empresarial de misión crítica.

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