Reducir costos de manera eficiente: 8 tips para lograrlo

Mantener bajos los costos de tu empresa es una gran ventaja en los negocios. Sin embargo, en un mercado volátil y competitivo, no siempre es fácil responder a la pregunta "¿cómo controlar y reducir los costos?"

Controlar los costos se ha convertido en una prioridad tan importante como aumentar los ingresos. Es por esto que realizar una evaluación interna de gastos y comprender cómo funcionan tus procesos es el mejor camino para identificar costos innecesarios y establecer un programa eficiente que ofrecerá beneficios sostenidos para tu empresa.

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Sin embargo, corresponde a los empresarios encontrar las mejores estrategias para reducir costos y agilizar los procesos de gestión empresarial. Y esa reducción significa obtener más flexibilidad para aprovechar las oportunidades del mercado.

Por lo tanto, es esencial realizar inversiones y cosechar los beneficios de este esfuerzo. No olvidemos que reducir los gastos es un gran desafío, por lo que hemos seleccionado algunos consejos para ayudarte en tu camino. 

1. Medir los costos

Antes de crear un plan de acción para reducir los costos, debes realizar una evaluación de los gastos de tu empresa. Una vez que hayas recopilado estos datos, haz un análisis detallado de los mismos, desde los más relevantes (o más grandes) hasta los menos relevantes. Este análisis te permitirá identificar muchos costos "ocultos" que ciertamente están afectando los resultados de tu empresa.

Conocer cada gasto es fundamental para encontrar posibles soluciones. Además, con este ejercicio podrás medir tus principales gastos e identificar aquellos que son innecesarios, es decir, aquellos que no aportan valor a tu empresa. Recuerda que es imposible gestionar lo que no has medido.

2.Realizar análisis a corto, mediano y largo plazo

Para tomar un control asertivo de tus gastos y reducir costos, es importante visualizar las reducciones a corto, mediano y largo plazo. Para hacer esto, evalúa alternativas que reducirán costos durante un período de tiempo más largo. De esa forma, tu empresa no se arriesgará a basar sus resultados solo en el corto plazo, que no durará mucho.

3. Mejorar la gestión de procesos

Evaluar solo las cuentas contables o los centros de costos no es suficiente para identificar posibles cuellos de botella y problemas en los procesos de su empresa. Por tanto, al pensar en procesos, se revelan muchas actividades, como retrabajos, duplicaciones, o procesos y acciones que se realizan con poco valor para la empresa y los clientes.

El problema es que muchas empresas tienen dificultades para mapear y comprender todos los procesos involucrados en la producción de sus productos o servicios. Completar esta tarea lleva tiempo y requiere que la empresa se comprometa a evaluar la empresa.

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Es importante definir cuáles son los resultados o productos entregados a la salida de cada proceso, sus componentes, proveedores y límites. Dado que controlar y reducir costos son tareas que requieren información, debes prestar atención a los procesos internos.

4. Renegociar o repensar los contratos

Negociar con los acreedores puede ser una alternativa viable para controlar y reducir los costos. Por lo tanto, haz acuerdos con proveedores y negocia las mejores condiciones de pago para que se puedan realizar sin mayores consecuencias financieras.

Además de esto, repensar los contratos e investigar el mercado para saber qué hay disponible de otros proveedores es una estrategia que también puede ofrecer grandes ahorros para tu negocio.

Entonces, mejora el sector de compras. De esa forma, este departamento podrá encontrar socios comerciales que ayuden a impulsar el negocio pero que tampoco representen inversiones inviables.

Dado que el control y la reducción de costos pueden hacer que la empresa cambie de proveedor, este posible cambio debe ocurrir con la planificación adecuada. Esto evita que este intercambio perjudique el flujo de trabajo de la empresa o la calidad de lo que se ofrece al cliente.

5. Automatizar la gestión de costos

La planificación de recursos empresariales (ERP) es una solución que permite la integración de datos en toda la empresa. Sin embargo, no ofrecen todo lo necesario para una gestión eficiente de los costos, especialmente cuando queremos comprender el impacto indirecto de estos en varios productos y servicios.

Reducir los costos de la empresa es la mejor decisión, especialmente en un mercado tan volátil y selectivo. Esta decisión requiere una inversión en tecnología adecuada. Y solo el deseo de lograrlo no es suficiente si la empresa no cuenta con las herramientas adecuadas para esta misión.

6. Servicios externos

No hay ninguna razón para que una empresa absorba los costos de contratación y relacionados con la nómina de sectores no prioritarios. Por tanto, al trabajar con mano de obra tercerizada, la empresa gana eficiencia, ya que contrata a un socio especializado en ese mercado para atenderla.

Además, hay más libertad para exigir resultados y el cumplimiento de lo pactado en el contrato. La empresa también puede aprovechar el  talento de sus directivos  y profesionales de Recursos Humanos en la gestión y formación de los empleados que son fundamentales para la actividad objetivo de la marca.

Debido a que controlar y reducir costos requiere eficiencia, la subcontratación es una alternativa perfecta para lograr mejores resultados financieros sin interrumpir las actividades internas.

7. Invertir en formación profesional

Si bien este tema parece más una inversión que una acción de reducción de costos, ten en cuenta que la reelaboración puede afectar negativamente los resultados de una empresa. Por lo tanto, asegúrate de que tus colaboradores reciban la formación adecuada después de la contratación y de que puedan realizar sus funciones.

Además, si identificas fallas, conviértelas en aprendizaje, utilizándolas como casos en la formación interna. De esa manera, la empresa podrá entender cómo controlar y reducir costos mediante estrategias que mantengan a su personal motivado y sintiéndose valorado.

Después de todo, educar a un profesional, mejorar su desempeño, puede ser más beneficioso para una empresa que intentar contratar a alguien que ya tenga ciertas cualidades profesionales.

8. Combatir costos innecesarios

El avance tecnológico también se puede utilizar para luchar contra el desperdicio, desde los más simples, como el consumo de recursos, hasta los más complejos, como las actividades realizadas incorrectamente.

Los costos innecesarios están asociados con la falta de conocimiento de una empresa sobre lo que es más moderno en su mercado y lo que podría usarse para hacerlo más eficiente.

Como hemos visto, respondiendo a la pregunta "¿cómo controlar y reducir costes?" Requiere que los gerentes estén dispuestos a evaluar sus empresas con atención, examinando los detalles sin temor a tener que admitir que ciertas estrategias no dieron los resultados esperados.