Softwares auto-implementables ¿Qué son?

Muchas empresas están buscando formas de implementar la tecnología de la manera más económica posible. Dentro de la gran categoría de herramientas digitales, esto puede significar recurrir a los software auto-implementables. Sin embargo, ¿cómo te das cuenta cuándo este enfoque es adecuado para tu empresa o presupuesto y cuándo puede ser un error? 

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En este artículo examinamos de qué se tratan los software auto-implementables y cuáles son los criterios que determinan si es probable tener éxito en la auto-implementación de un nuevo sistema específico para agilizar los procesos departamentales.

¿Qué es un software auto-implementable?

Son sistemas o soluciones tecnológicas más accesibles de comprender su funcionamiento, por lo que la misma empresa las puede implementar. El objetivo principal de esta herramienta es ahorrar dinero en contrataciones cuando se confía en las habilidades, formación y disponibilidad de tiempo de los colaboradores para llevar a cabo la auto-implementación de un software.

Requisitos de un software auto-implementable

Cuando contratas a consultores/proveedores para ayudar con la implementación, realmente hay dos beneficios principales que brindan: experiencia relevante y tiempo para dedicar a un proyecto. Mientras consideras si tu organización puede auto-implementar un sistema en particular, evalúa a tu equipo para ver si tiene la formación suficiente en estas categorías. 

1. Experiencia.

Una evaluación objetiva de la experiencia de tu equipo es fundamental para asegurarse de que son capaces de asumir la implementación por sí mismos. 

2. Tecnología.

La configuración inicial de algunos sistemas requiere un conocimiento tecnológico considerable que no es necesario para la operación diaria. La configuración del servidor, la configuración y optimización de la base de datos, el código personalizado para la integración con las herramientas existentes son algunas áreas comunes de experiencia requerida. 

Si no cuentas con personal del equipo con esta experiencia, deberás considerar cuidadosamente si es una buena inversión de tu tiempo y dinero desarrollar esta experiencia internamente de adquirir un software auto-implementable.

Por otro lado, algunos sistemas no requieren esta experiencia tecnológica sofisticada sobre los sistemas de soporte. Todo lo que puede ser necesario es un sólido conocimiento sobre esa aplicación en particular y sus funciones diarias. En algunos casos, un gran usuario de Microsoft Windows y Microsoft Office podría tener toda la experiencia tecnológica necesaria para un software de auto-implementación. 

3. Materia específica.

La experiencia en la materia depende del sistema que estés implementando. Si se trata de un nuevo sistema ERP, ¿eres experto/a en el funcionamiento de tu sistema actual? ¿Has trabajado con muchos sistemas diferentes? ¿Alguna vez has sido responsable de administrar un nuevo sistema ERP? 

Si estás pensando en auto-implementar una herramienta de automatización, por ejemplo, informes financieros anuales completos/estados financieros, etc., ¿tu equipo tiene mucha experiencia en la preparación de estos informes hoy? ¿Entiendes cómo se juntan estos saldos y sabe qué cuentas se agrupan en cada número en tus estados de cuenta? 

4. Gestión de proyectos.

El tamaño y la complejidad del proyecto determinarán cuán sofisticadas deberán ser las habilidades para encarar cualquier proyecto. Por ejemplo, si el proyecto requiere la colaboración de un gran equipo durante muchos meses/años, con muchos hitos individuales, gran complejidad y un relativo riesgo en caso de que el proyecto fracase, preferirías un director de proyecto profesional y con una sobrada experiencia.

Por otro lado, si el proyecto solo involucra a una o dos personas, es razonablemente sencillo y tiene un excelente plan de respaldo en caso de retraso o falla, las habilidades básicas pueden ser suficientes. Como mínimo, es recomendable buscar candidatos que tengan buena atención a los detalles, sólidas habilidades organizativas y de comunicación. Eso podría ser suficiente para guiar la auto-implementación de algunos sistemas.

5. Disponibilidad del personal.

Una de las muchas razones por las que las organizaciones pagan por la implementación profesional no se debe a la falta de experiencia, sino a la falta de tiempo disponible del personal. Tener poco personal o simplemente estar sobrecargado de trabajo probablemente signifique que no podrás priorizar las tareas de implementación y terminarás con un sistema que nunca se implementa por completo o correctamente.

Para muchos sistemas, se requiere un tiempo considerable para implementar con éxito la herramienta. Las tareas pueden o no ser complejas desde una perspectiva tecnológica o temática, pero pueden llevar cierta cantidad de tiempo. Por este motivo, necesitas una comprensión clara del tiempo requerido y cuál es la  disponibilidad de tu equipo. 

También se debe tener en cuenta la frecuencia con la que deberás interrumpir el proyecto para abordar tus otras funciones. Cuanto más frecuentes sean las interrupciones, más difícil será mantener el impulso, recordar el entrenamiento, etc. 

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Medir las opciones

A medida que obtienes respuestas de tu proveedor, califica y traza las respuestas en un gráfico o diagrama de Gantt. Los proyectos que caen en la zona verde son candidatos evidentes para contratar un software auto-implementable.  

Si trazas tu proyecto en las zonas amarilla o naranja, se pone de manifiesto que las demandas del proyecto son más altas y se justifica una cuidadosa consideración de tu disponibilidad y/o experiencia. Si determinas que el proyecto cae en la "zona roja", por lo general, significa que sería prudente abandonar la auto-implementación e investigar otras opciones.

Implementación conjunta

Esta no es una decisión de todo o nada entre la auto-implementación y la implementación totalmente subcontratada. Otra opción a considerar es compartir la carga de trabajo con el proveedor en una implementación conjunta o guiada. Es posible que tu empresa pueda hacer la mayor parte del trabajo, lo que generará ahorros significativos en los honorarios y hará un uso estratégico de la experiencia y el tiempo de tus profesionales. 

Utiliza tu equipo para brindar supervisión, para remediar cualquier debilidad de la experiencia o para complementar cualquier problema de disponibilidad de recursos que puedas tener. Al equilibrar el uso de tu tiempo, tu experiencia y presupuesto para servicios externos, a menudo podrás desarrollar un plan de implementación que proporcione el mayor rendimiento de tu inversión en tecnología.

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En resumidas cuentas, los software auto-implementables son alternativas convenientes para ahorrar dinero en contrataciones a terceros para implementar un software, aunque podría requerir mayores esfuerzos de parte de la empresa en su conjunto para poder ejecutar la implementación con éxito sin pedir ayuda a un experto. Estos software tienen la ventaja de ser más sencillos que los que normalmente necesitan a expertos para su implementación.