Problemas en la gestión de inventarios. ¿Dónde empezamos?

Gestionar los inventarios o existencias no es tarea fácil, ya que muchas veces el área logística no logra tener una visibilidad suficiente de los posibles problemas en la gestión de inventarios, que pueden estar causando retrasos en la cadena de suministros y sobrecostos para la empresa. 

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La gestión de inventarios regula el flujo entre las entradas y salidas de existencias en una  empresa. La forma de regular el flujo de entrada se logra variando la frecuencia y el volumen de los pedidos que se efectúan a los proveedores. El control sobre el flujo de salida es mucho menor debido a que las condiciones son impuestas por los consumidores. 

La importancia de la gestión de inventarios reside en que garantiza que el producto solicitado por el cliente le sea entregado. En una situación ideal, el flujo de entrada sería el mismo que el flujo de salida, pero esto no es físicamente posible porque se necesita tiempo para responder adecuadamente a las necesidades de los clientes. Para esto, la empresa debe asegurarse de que los niveles de inventarios sean mínimos evitando que se produzcan roturas en la salida. 

Uno de los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios es poder satisfacer las necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados. Sin embargo, este no es el único objetivo, puesto que es fundamental mantener un equilibrio entre lo anterior y los costos que derivan de la posesión de los inventarios.

No obstante, muchas veces estos objetivos no se cumplen y es ahí cuando comienzan los reclamos de los clientes. En este artículo, revelamos los principales problemas en la gestión de inventarios que sufren la mayoría de las empresas y por qué se originan.

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1.Seguimiento inconsciente.

El uso de procedimientos de seguimiento de inventario manual en diferentes software y hojas de cálculo requiere mucho tiempo, es redundante y es vulnerable a errores. Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de un sistema de seguimiento de inventario centralizado que incluye funciones de contabilidad. Lo ideal es contar con un solo software que automatice las tareas manuales de seguimiento.

2.Eficiencia de almacén.

Los controles de gestión de inventario en el almacén requieren mucha mano de obra e implican varios pasos, que incluyen la recepción y el almacenamiento, la preparación, el embalaje y el envío. El desafío es realizar todas estas tareas de la manera más eficiente posible. 

Lamentablemente, esto no siempre se da porque, o no hay personal suficiente, o el personal no está debidamente capacitado. Aunque otra causa puede ser también las máquinas rudimentarias que retrasan el proceso de producción, lo cual puede generar un aumento de los problemas en la gestión de inventarios por ineficiencia en los controles de almacén.

3.Datos inexactos.

Necesitas saber, en cualquier momento, exactamente qué inventario tienes. Atrás quedaron los días en que el inventario podía contarse una vez al año con un enfoque de manos a la obra. Los tiempos modernos involucran otra clase de desafíos: el uso eficiente del tiempo con resultados mejorados. Por eso las herramientas de automatización de procesos, en este caso, para la gestión de inventarios, reducen el error humano.

4.Demandas cambiantes.

La demanda de los clientes cambia constantemente. Mantener demasiado podría resultar en un inventario obsoleto que no puede vender, mientras que mantener muy poco podría dejarte incapaz de cumplir con los pedidos de los clientes. Las estrategias de pedido de artículos básicos, así como la tecnología para crear y ejecutar un plan de inventario, pueden ayudar a compensar los cambios en la demanda.

5.Visibilidad limitada.

Cuando tu inventario es difícil de identificar o ubicar en el almacén, conduce a envíos incompletos e inexactos y retrasados. Recibir y encontrar el stock adecuado es vital para las operaciones de almacén eficientes y las experiencias positivas de los clientes.  

6.Documentación manual. 

Gestionar el inventario de manera manual es lo más tedioso que existe, puesto que a veces son demasiados y ese proceso puede demorar mucho más tiempo del que debería requerir. Esto ocurre cuando las empresas de más años se acostumbran a los viejos métodos de hacerlo todo uno mismo creyendo que la percepción humana es más confiable, pero lo cierto es que no es más que un pensamiento prejuicioso con respecto a la ayuda tecnológica. 

El mundo ha cambiado y no hay tiempo para escribir un inventario a mano en una planilla de papel.

7.Problema de stock.

Los alimentos perecederos y productos frágiles necesitan planes especializados de cuidado y almacenamiento, de lo contrario, estos podrían echarse a perder en el depósito antes de ser distribuidos. El inventario de alto valor necesita estrategias específicas de prevención de pérdidas y controles de inventarios.

8.Gestión del espacio de almacén.

Administrar el espacio de manera eficiente es una tarea intimidante. La planificación y el diseño de espacios de almacén con plataformas de gestión de inventario te ayudan a controlar mejor el tiempo de entrega de nuevas existencias. Puedes tener en cuenta factores importantes, como el espacio disponible.

9.Gestión de pedidos insuficientes. 

Uno de los desafíos más comunes para reducir los problemas en la gestión de inventarios es evitar la sobreventa de productos y quedarse sin inventario. El uso de tendencias de datos históricos y estacionales puede ayudarte a predecir con precisión los pedidos de los clientes.

10.Exceso de existencias.

Tener demasiadas existencias a mano puede ser tan problemático como tener muy pocas. El exceso de existencias afecta el flujo de caja de la empresa y genera problemas relacionados con el inventario, como el almacenamiento y la pérdida.

11.Pérdida de inventario.

La pérdida de inventario debido a deterioro, daño o robo puede ser un problema de la cadena de suministro. Requiere identificar, rastrear y medir las áreas problemáticas.

12.Comunicación deficiente.

Otro de los problemas en la gestión de inventarios es la falta de comunicación. La comunicación y la colaboración son claves. Cuando los departamentos se muestran apáticos a la hora de compartir información, es mucho más difícil identificar las tendencias de inventario y encontrar formas de mejorar.

13.Procesos ineficientes.

Los procedimientos de gestión de inventario manual y de baja tecnología no parecen un desafío abrumador cuando el inventario es pequeño y solo hay una ubicación de almacén para administrar. Pero a medida que aumenta el volumen de ventas y el inventario se expande, los procedimientos operativos estándar ineficientes, laboriosos y de baja tecnología son difíciles de escalar.

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Estos han sido los problemas en la gestión de inventarios más comunes que se generan en las empresas. Puede haber muchos más, y lo lógico es que sea así a medida que una compañía crece. Si te sirvió esta información, en otro artículo te explicaremos cómo resolver de la manera más sencilla estos problemas para que tu cadena de suministros sea lo más eficiente posible.