Planificar para evitar la ruptura de stock

A lo largo de toda la cadena de suministros, pueden ocurrir diversos desajustes y variaciones en la previsión de la demanda con respectos a la demanda real que terminan generando un efecto de bola de nieve, que se va haciendo cada vez más grande, y si no se detiene, va desestabilizando cada uno de sus elementos hasta convertirse en un exceso de inventario o ruptura de stock.

La insatisfacción que experimenta el cliente cuando no recibe su pedido por ruptura de stock no es un problema que afecte únicamente al cliente, ya que también se ven perjudicados la cadena de producción, el almacén, el área de compras, la previsión comercial y, por supuesto, el cliente externo. 

Consecuencias de la ruptura de stock.

Retrasos imprevistos del abastecimiento, datos de inventario erróneos, aumento inesperado de la demanda, deficiente previsión de las variaciones, nula planificación de proveedores, deterioros de las mercancías, entre otros problemas, pueden desencadenarse a partir de la ruptura de stock en el área de producción. 

Ante esta eventualidad, es imperioso que desde logística se planteen soluciones de valor para evitar la ruptura de stock y que tanto los clientes como la empresa sufran las consecuencias de una mala gestión de inventarios. Entonces, los clientes no obtendrán sus productos y estarán muy disgustados, lo cual se traducirá en quejas y, muy posiblemente, en una campaña de desprestigio a la empresa que no satisfizo su demanda.

En cuanto a la empresa, perder a un cliente supone un riesgo gravísimo para el futuro de la empresa, puesto que un cliente enojado no se queda con su enojo, sino que lo manifiesta a los cuatro vientos para que todo el mundo se entere del fallo de dicha empresa. 

Haz la prueba y fíjate en las páginas de Facebook de alguna marca conocida. Notarás que es común, dentro de la cadena de comentarios, algunos que expresan mucho enojo y reclaman cosas tales como que el producto no les llegó y ya lo pagaron, que lo recibieron pero con varios días de postergación, o bien, que les llegó con alguna falla de fábrica.

Imagínate que estás interesado en una marca x, y en su página un par de consumidores furiosos intentan disuadir a los visitantes de comprar productos allí, a través de su e-commerce. Ante la duda y como es lógico, no te vas a arriesgar a comprar esa marca. 

¿Cómo evitar la ruptura de stock?

Para que esto no le ocurra a tu empresa, a continuación te dejamos una serie de medidas destinadas a evitar la ruptura de stock y contar con el abastecimiento de producción adecuado a la demanda real. 

1. Cumple tus plazos de entrega.

Tu plazo de entrega es el retraso entre tu orden de compra y la fecha de entrega real por parte del proveedor y es de vital importancia. El único propósito de tu inventario es cubrir los plazos de entrega de tus proveedores.

Después de todo, si fueran capaces de teletransportar productos a tu almacén (cero días de tiempo de espera), entonces tu empresa ni siquiera necesitaría mantener un inventario en primer lugar.

Tu objetivo es hacer que tus plazos de entrega sean lo más cortos posible, de modo que puedas satisfacer la demanda de los clientes y minimizar el tiempo entre el pago de las existencias y la recepción de los ingresos.

De esta manera, logras evitar la ruptura de stock, manteniendo niveles precisos de existencias dentro de tu inventario y evita la falta de existencias.

2. Automatiza las tareas con una herramienta de gestión de inventario.

Tratar de mantener el equilibrio entre exceso y escasez de stock puede ser un desafío. Si tienes muy poca producción, es posible que experimentes falta de stock, y esto puede generar clientes insatisfechos y una posible pérdida de ventas.

Por otro lado, si almacenas demasiado, estarás ocupando un valioso espacio de almacenamiento y probablemente incurrirás en cargos adicionales. Afortunadamente, un software de gestión de inventario puede ayudarte a evitar que esto suceda.

Puedes realizar un seguimiento de los niveles bajos de inventario e identificar rápidamente los puntos de reorden de cada uno de tus productos, evitando a su vez la aparición de falta de stock.

3. Calcula los puntos de reorden.

Un punto de reorden es la cantidad mínima de existencias de un producto, de modo que cuando el stock llegue a esa cantidad el producto debe reordenarse. Un punto de reorden de inventario ideal también incluye el tiempo que lleva realizar un nuevo pedido antes de que tu stock alcance el umbral.

En otras palabras, cuando el nivel de existencias de uno de sus productos está a punto de alcanzar el punto de reorden, se debe realizar un pedido de reabastecimiento inmediatamente. La ventaja de utilizar puntos de reorden es que nunca se agotan las existencias.

 Hay tres pasos involucrados en el cálculo de tu punto de reorden de inventario :

• Cálculo de la demanda de tiempo de entrega en días.
• Cálculo del stock de seguridad en días
• La suma de la demanda de tiempo de entrega y el stock de seguridad determina el punto de pedido

La fórmula es la siguiente:

(Tasa de uso diario promedio x Plazo de entrega) + Stock de seguridad = Punto de pedido

Es probable que tus puntos de pedido sean diferentes para cada producto individual que vendas; es probable que los productos tengan diferentes tasas de demanda y varíen en cuanto al tiempo que lleva recibir la entrega de reabastecimiento.

4. Utiliza una previsión de demanda precisa.

Otra forma de reducir los niveles de existencias y evitar su carencia es mediante el uso de una previsión de demanda precisa.

La previsión de la demanda a partir de los informes y los datos históricos de ventas te permite pedir solo las existencias suficientes para satisfacer la demanda durante todo el año y reduce el costo de inventario, por lo que va a evitar la ruptura de stock, ya que no tendrá exceso de existencias ni escasez de existencias en tu almacén.

Además, el análisis de datos predictivos te prepara mejor para tomar decisiones comerciales basadas en meses anteriores, lo que te ayuda a estimar el tamaño correcto de tu inventario. De esta manera, no pides demasiado stock y no corres el riesgo de quedarte muy bajo en inventario. Monitorear de cerca tus tendencias de ventas ayuda a tu empresa a reducir la probabilidad de tener existencias en exceso que no puedes vender.

5. Prueba el inventario administrado por el proveedor. 

El inventario administrado por el proveedor es cuando un minorista comparte datos específicos con su proveedor, el cual es quien mantiene un nivel de inventario acordado de un producto. Como minorista, esto elimina la carga de la gestión diaria de inventario y el reordenamiento de productos, y significa que puedes concentrar tus esfuerzos en hacer crecer tu negocio.

Una herramienta de gestión logística asegura que siempre tengas un flujo constante de inventario y que tus productos estén siempre en stock, eliminando el riesgo de falta de existencias. Ya no necesitas reordenar productos en el último minuto ni debes preocuparte por si tus proveedores tienen la capacidad de reabastecerse sin interrumpir sus operaciones.

Un inventario administrado por el proveedor también ayuda a evitar la ruptura de stock. Como tu proveedor ahora gestiona los plazos de entrega de reabastecimiento, no es necesario que mantengas una gran cantidad de existencias de seguridad, lo que se traduce en un ahorro de costos para tu empresa.

6. Utiliza el inventario de consignación. 

El inventario de consignación es diferente de las prácticas tradicionales de inventario en el sentido de que el proveedor retiene la propiedad del stock hasta que se vende al cliente. En otras palabras, el minorista no paga por el producto hasta que se vende. A su vez, esto reduce los niveles de existencias y traslada los costos de mantenimiento de inventario de tu negocio o productor fabricante.  

Es una práctica bastante común para el inventario de alto precio, en el comercio minorista, como muebles u otros artículos grandes. El uso de prácticas de inventario en consignación puede ser particularmente beneficioso para los minoristas online cuando la demanda de ciertos productos por parte de los clientes es incierta.

Además de esto, el minorista asume un riesgo financiero mucho menor con el inventario en consignación, ya que no paga por el producto a menos que se haya vendido.

7. Aprovecha las existencias de seguridad. 

La falta de existencias se debe a muchos factores diferentes, incluidas las demandas fluctuantes de los clientes, los pronósticos inexactos y la variabilidad de los plazos de entrega. Una forma en la que puedes atenuar el riesgo de la falta de existencias en tu empresa es manteniendo un nivel de existencias de seguridad en tu inventario. 

El stock de seguridad es simplemente un inventario adicional que se lleva a cabo para evitar la ruptura de stock. Los niveles correctos para establecer dependen completamente de tu negocio. Algunos gerentes de operaciones lo basarán en una parte del nivel de existencias de ciclo (por ejemplo, 10% o 20%), mientras que otros lo hacen de manera más intuitiva.

En cierto sentido, las existencias de seguridad actúan como un amortiguador en caso de que se agoten las existencias, pero es posible que no eviten que se produzcan todas las faltas.

En conclusión: para evitar la ruptura de stock en tu empresa, esfuérzate en cumplir tus plazos de entrega, automatiza las tareas con una herramienta de gestión para inventarios, calcula los puntos de reordenamiento, utiliza la previsión de demanda precisa, aprovecha las existencias de seguridad, entre otras cosas, a fin de mejorar tus procesos productivos y que estos se traduzcan en una creciente optimización de la rentabilidad en tu empresa.