Priorización efectiva: Planificación de tareas en estudios jurídicos

En un artículo anterior, hablábamos de la falta de planificación que usualmente presentan los estudios jurídicos y la necesidad de revertir esto para aportar mayor visibilidad a sus procesos contables y con los clientes. Planificar tareas de antemano permite que los profesionales puedan distribuir de manera más acertada el trabajo dentro de un cronograma realizable donde queden registradas las distintas fechas de los vencimientos, a fin de alertar sobre las tareas y actividades que son clave para mantener al día los negocios típicos de la industria legal.

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Hay fechas de vencimiento que para los estudios contables son impostergables, como los ingresos brutos del mes, la declaración jurada de AFIP, la facturación de los clientes, por nombrar algunas. Se puede planificar en función de los vencimientos de las distintas tareas, que corresponden a sus fechas límite. Estas fechas, más próximas o lejanas en el tiempo, tienen que ser organizadas de acuerdo con el nivel de urgencia requerido por los clientes. Así, a las fechas de vencimiento cercanas se les deberá dar más prioridad que a las que marcan una mayor distancia temporal.

En este artículo, te contamos cómo realizar una correcta planificación de tareas en estudios jurídicos, qué consecuencias podemos identificar si no planificamos y cómo priorizar. 

¿Cuáles son las consecuencias de no planificar?

1. Retraso en las tareas.

La principal consecuencia de no planificar es atrasarse en las tareas y no cumplir con los plazos establecidos con los clientes. Al no tener un orden de las actividades que se gestionan en los estudios, será más difícil establecer prioridades y dedicarle el tiempo y los recursos a los trabajos que aportan más valor a la organización. Planificar permite a los profesionales tener un panorama más amplio de las tareas que se vienen realizando, lo que se hizo antes y lo que queda por realizar en un determinado periodo de tiempo.

2. Capacidad ociosa.

Otra de las consecuencias de no planificar es que los profesionales de los estudios tengan mucha capacidad ociosa. En la capacidad ociosa se hace imposible priorizar porque tienen tiempo de sobra, por lo que generalmente no saben cuál es la máxima prioridad para, a partir de ese indicador, definir un cronograma para el resto de las actividades. Una carga de trabajo muy intensa impulsará a las personas a planificar sí o sí, razón por la cuál debes priorizar. Cuando se planifica bien es necesario la priorización de tareas.

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Priorización de tareas en estudios jurídicos

Aquí si bien los plazos son más largos, no es secuencial, por lo que es más difícil planificar porque los plazos suelen ser más variables y, por consiguiente, la priorización también termina siendo variable. Entonces, ¿cómo priorizar tareas en los estudios jurídicos? De manera similar a lo que sucede con los estudios contables, podemos plantear estrategias en función del posicionamiento de los clientes, los vencimientos más próximos y si amerita ejecutar procesos más largos que requieran una mayor carga de trabajo. 

El problema de los estudios jurídicos y contables es que trabajan de forma reactiva en lugar de proactiva. Esto frena cualquier intento de cumplimiento formal con los vencimientos de las tareas y, en consecuencia, aumenta la posibilidad de sobrecarga de trabajo, postergación indefinida de algunas tareas o directamente su eliminación del calendario de actividades para poder cumplir con los trabajos impostergables. 

Aunque cumplas con estos clientes cruciales, estarás desatendiendo a otros clientes, que no tendrán paciencia y decidirán contratar los servicios de otro estudio que planifique mejor. Y no hay peor publicidad para una organización, sea del rubro que sea, que tener clientes insatisfechos que abandonan la compañía. 

Priorización de tareas en estudios contables

La mejor manera de priorizar en los estudios contables es a través de los vencimientos, sobre los cuales seleccionamos los clientes que sean más importantes o los trabajos que vencen antes.No es lo mismo retrasarse con un cliente chico que con un cliente importante. Esto te permitirá construir un calendario general que te ayude a planificar, por ejemplo, los vencimientos de AFIP, a nivel nacional, impuestos provinciales, municipales, etc. Seguramente, algunos estudios ya tienen calendarios diferenciados para cada vencimiento, pero la idea aquí es tener uno que abarque a todos los vencimientos en una única plataforma. 

En función del periodo de tiempo que más vencimientos tengas en tu estudio, debes planificar las tareas. Generalmente, si tienes un periodo con menos carga de trabajo, no es tan necesaria la planificación, pero esto cambia cuando el volumen de trabajo aumenta, así como la demanda de los clientes.

Además, a partir de la planificación de los vencimientos puedes entender en qué periodo tu equipo está más saturado de trabajo y es necesario cumplir con las fechas límite. Saber de antemano cuándo vencen tus trabajos más urgentes te permitirá planificar el resto de actividades que no requieren toda tu atención, incluyendo las vacaciones de tu personal. 

Una herramienta de gestión de tareas como monday.com, Asana y Trello pueden ayudarte a planificar todas las tareas y actividades visibles en una sola plataforma, con recordatorios de los próximos vencimientos, a fin de llevar un control más estricto de las fechas límite y evitar así abrumarte de trabajo y decepcionar a tus clientes.

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En síntesis, la planificación de tareas en estudios jurídicos y contables es primordial para ordenar, organizar y priorizar la carga de trabajo que gestionan en el día a día los profesionales. Esto evita problemas típicos como la saturación de tareas, la capacidad ociosa del personal y el incumplimiento con los clientes. Al planificar teniendo en cuenta los vencimientos será mucho más fácil alcanzar los objetivos del negocio jurídico y mejorar la calidad en la entrega del servicio.