Cálculo de rentabilidad en estudios jurídicos: ¿Por qué es importante?

En la industria legal, los estudios jurídicos cumplen el objetivo de informar a los clientes, ya sea personas físicas o jurídicas, de sus derechos y responsabilidades, así como brindarles asesoría. Un estudio jurídico puede representar y defender a sus clientes en asuntos civiles o penales, o bien realizar distintos tipos de transacciones. Generalmente, trabajan por servicios y por horas, por lo que ofrecen un servicio y lo tienen bastante parametrizado en horas. 

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El problema surge a la hora de planificar la actividad de un cierto periodo de tiempo marcado por vencimientos, en donde es fundamental el cumplimiento para evitar retrasos y el descontento de los clientes, lo que repercute directamente en la rentabilidad de estudios jurídicos sin o con escasa planificación. Cuando el trabajo está bien hecho y planificado, la rentabilidad viene sola. 

De ahí que una buena planificación contribuya a largo plazo en un aumento de la rentabilidad, porque al cumplir con cronogramas de tareas agiliza los procesos y negociaciones comerciales. Sin embargo, la mayoría de los estudios jurídicos estiman la rentabilidad a ojo porque, al no planificar, no tienen una visibilidad de los verdaderos números que arroja la empresa. En este artículo, buscamos entender la importancia de la rentabilidad en estudios jurídicos, cómo calcularla y qué acciones realizar para incrementarla de forma efectiva.

¿Qué tan rentable es mi estudio jurídico?

Se puede determinar si tu estudio jurídico es rentable a través de una serie de variables: cuánto tiempo les ocupa a tus colaboradores realizar todo el trabajo y cumplir con los plazos antes del vencimiento, cuánto de ganancias obtienes en relación con el tiempo y los recursos invertidos en las operaciones, si cuentan con los profesionales adecuados para llevar a cabo las tareas consignadas y, por último, si acostumbras a planificar las tareas. 

En función de estas variables, podrás establecer un diagnóstico del estado de tus procesos de negocios y empezar a trazar las medidas destinadas a mejorar la rentabilidad. Luego, el paso siguiente es analizar la calidad del servicio teniendo en cuenta las variables anteriores de tiempo y recursos invertidos, ganancias obtenidas, habilidades requeridas en los profesionales y grado de planificación de las tareas. 

Hacer este paso te permitirá no solo conocer la calidad del servicio que brindas a tus clientes sino identificar puntos de mejora en sus opiniones y sugerencias. A ningún cliente le agrada que su caso dure más de lo estipulado por los honorarios que paga, porque entonces decidirá ir a un estudio en donde, por el mismo precio, le brinden el servicio en menos tiempo. De este modo, los clientes apreciarán más el valor agregado de tu estudio jurídico y, de ahora en adelante, no dudarán en contratar tus servicios cuando lo necesiten.

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¿Cómo aumentar la rentabilidad de los estudios jurídicos?

Una vez que ya tienes un panorama de cómo funciona tu estudio, la gente con la que trabajas, las habilidades y limitaciones que tienen, los tiempos que manejan, la calidad del servicio que ofrecen y la satisfacción del cliente, es decir, una mayor trazabilidad de la operación, ya puedes trazar los objetivos para mejorar la rentabilidad. A continuación, veremos una serie de pasos que puedes intentar.

1. Calcula el cobro del servicio por el valor agregado que aporta y no por la cantidad de horas que lleva realizarlo.

No todos los trabajos van a requerir la misma tarifa ni tiempo invertido. Por este motivo, el valor hora de un servicio profesional no es fijo, puesto que dependerá del valor del trabajo realizado. Es recomendable adoptar rangos de valor hora de cada profesional según el servicio ofrecido. Consignar la cantidad de horas permite ejercer un control de costos asociado a las prestaciones de servicio y transferirlo, en su justa medida, a precio, pero no hay que depender exclusivamente de las horas para cobrar un servicio.

2. Asignar el trabajo en función del nivel de complejidad y necesidad. 

Previo a esto, es necesario definir el trabajo que realiza cada abogado, es decir, la diferencia tarifaria entre un cliente y otro, a fin de que el cobro del trabajo sea compatible con el profesional contratado para realizarlo. Hay que evitar por todos los medios el retrabajo que puede ocasionar retrasos y costos evitables. Por este motivo, busca que tu equipo conecte con cada cliente desde el principio.

3. Controlar las horas de trabajo destinadas a cada cliente. 

Planificar las tareas de un estudio jurídico evitará perder muchas horas con tareas repetitivas de contabilidad y documentación, intentando contabilizar los números estimativos de los que no se tienen registro preciso. Esto también evitará los cobros excesivos al cliente, lo que podría afectar la fidelización en el futuro.

4. Invertir en herramientas tecnológicas para eficientizar los procesos.

Todo estudio jurídico debería proporcionar herramientas que ayuden a realizar el trabajo de una manera más eficiente, ágil y efectiva en términos de resultados y calidad. En la actualidad, frente al aumento de la competencia y la demanda de servicios, se hace necesario recurrir a los software para acelerar los procesos y arrojar datos que determinen si estamos haciendo las cosas bien o no.

5. Obtener indicadores de rentabilidad. 

Las herramientas tecnológicas, además de mejorar la eficiencia de los procesos, permite obtener indicadores de rendimiento de las personas, a fin de identificar el avance en tiempo real de los casos, servicios y proyectos en los que se está trabajando con cada cliente. 

Tener una herramienta te ahorrará mucho tiempo de trabajo manual estresante de sumar facturas y ordenar archivos y datos importantes de los clientes en Excel, cuando puedes tener todo en una base de datos centralizada. De esta manera, puedes saber qué se está haciendo bien, qué se está haciendo mal y qué se puede mejorar.

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En conclusión, la rentabilidad en estudios jurídicos se puede lograr a partir de una serie de pasos previos que van ligados a una planificación adecuada. Planificar te permitirá hacer un mejor uso del tiempo, de los recursos y de las habilidades de tus colaboradores, con el objetivo de brindar un servicio de calidad que mantenga satisfechos a tus clientes de manera permanente.