Gestión de proyectos de construcción: 5 estrategias para gerentes

La gestión de proyectos de construcción difiere de un rol típico de la gestión de proyectos en otras industrias, al exigir e incorporar un amplio conocimiento de esta, un campo lleno de desafíos únicos. Los gerentes de proyectos de construcción promedian alrededor de 120 responsabilidades, según The Construction Management Association of America , lo que significa que deben ser estratégicos y reflexivos sobre trabajar en un entorno afectado por el cambio constante.

Para garantizar que se cumpla con cada responsabilidad, y que cada arquitecto, contratista y proveedor cumpla con el cronograma y el presupuesto, un gerente de proyecto de construcción eficaz debe utilizar herramientas y estrategias que los ayuden a administrar su trabajo multifacético.

Afortunadamente, la gestión de la construcción se ha vuelto más técnica con el desarrollo de nuevas plataformas de software para simplificar y automatizar muchos procesos. Pero simplemente contratar una herramienta o plataforma de administración del trabajo no es suficiente: los gerentes de proyecto también deben encontrar la mejor manera de implementar y mantener esas herramientas. Aquí hay cinco estrategias para ayudarte a ser aún más exitoso:

1- Definir y formalizar procesos

El objetivo de la optimización de procesos es reducir los riesgos, racionalizar las operaciones, mejorar la producción de los trabajadores, aumentar la eficiencia, utilizar los recursos de manera más efectiva y mejorar la garantía de calidad.

Procesos claramente definidos brindan una hoja de ruta clara de cómo se debe trabajar, cuales son los parámetros a tener en cuenta, qué y dónde medir. Permiten además saber cuándo nos estamos desviando de lo planeado, y corregir acorde a ello.

Por eso es conveniente comenzar trabajando en los procesos, y construir luego en base a eso.

Para poder lograrlo de manera más efectiva, un segundo paso es digitalizar estos procesos. Te ayudará a ser más eficiente a la hora de comenzar, transitar y completar tu proyecto.

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2- Crear un flujo de comunicación

La comunicación es esencial para cada fase de cualquier proyecto. Establece un flujo de comunicación con todos en el terreno, y con todas las partes interesadas y proveedores del plan. Esta transparencia facilitará el proceso y reducirá la cantidad de correos electrónicos y llamadas telefónicas cada vez que surja un problema.

Una de las formas más simples de crear un flujo de comunicación es una plataforma de ejecución de trabajo. Al sincronizar comentarios, fotos, documentos y calendarios en una sola plataforma, puedes monitorear actualizaciones, presupuestos y cambios de programación a medida que ocurren.

Una plataforma robusta también te permite transmitir estos cambios a otros gerentes, obra y oficina técnica en tiempo real a través de alertas instantáneas, acciones automatizadas y paneles de control fáciles de visualizar, proporcionando un método casi sin correo electrónico y sin papel de gestión de proyectos. Esto significa más tiempo para dedicar a otras tareas que necesitan tu atención

3- Hacer un hábito de planificación continua

La planificación suele ser la segunda de las cinco fases de gestión de proyectos, pero los gerentes de proyectos de construcción deben comenzar a planificar mucho antes de que comience la construcción real, y continuar revisando y desarrollando planes hasta que finalice el proyecto. Las etapas de diseño, preconstrucción y adquisición de un proyecto requieren una planificación exhaustiva, y es posible que cada una deba revisarse a medida que se desarrolla la siguiente etapa.

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Cualquier cosa puede suceder en una obra. Si encuentras problemas ambientales inesperados durante la fase previa a la construcción, es posible que debas cambiar el diseño. Incluso pequeños ajustes pueden afectar el plan general y la línea de tiempo.

Esto sigue siendo cierto durante la construcción. Si bien trabajarás con profesionales experimentados en ingeniería eléctrica, plomería, andamios y carpintería, todavía necesitan una dirección enfocada para coordinar los esfuerzos entre ellos.

Para planear, una herramienta digital puede ser tu aliada. Un ejemplo de esto es monday.com, un software de gestión de proyectos en la nube, completamente personalizable. Permite a los gerentes de obra o proyectos gestionar el acceso de los interesados ​​a los procesos para que los diferentes propietarios y contratistas de negocios solo vean lo que tú quieres que vean. Por ejemplo, si un contratista de plomería necesita compartir mediciones de accesorios, puede enviar una actualización en la misma plataforma. Además puedes otorgar acceso limitado a la información que pueden ver o modificar los usuarios en cada proyecto, manteniendo un control total sobre los permisos.

A menudo necesitarás trabajar con las partes interesadas a lo largo de la línea de tiempo para desarrollar y refinar planes a medida que surjan demoras o fallas en los equipos. Una herramienta como monday.com te permite planificar y trabajar en el mismo lugar, de forma colaborativa.

4- Proyectos de presupuesto con una plataforma de ejecución de trabajo

En la construcción, los permisos, salarios, materiales y equipos necesarios para los proyectos a menudo se intercambian entre una variedad de fuentes financieras y proveedores. Desde el proceso de licitación inicial hasta el cierre del proyecto, eres responsable de rastrear y monitorear todos los costos, especialmente en lo que respecta a los presupuestos iniciales.

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Incluso los proyectos de construcción relativamente pequeños contienen cientos de piezas móviles y costos individuales, por lo que para seguir siendo efectivo es realmente útil apoyarte en un software que también pueda ayudarte a administrar los costos, a medida que avanzas en las fases clave del presupuesto. Además, a través de tu plataforma de software, puedes tener acceso a plantillas o modelos estandarizados para la gestión de proyectos que puedes diseñar a tu medida, de manera que no tengas que comenzar siempre desde cero para cada proyecto .

La plataforma que elijas debe permitirte a ti y a los colaboradores responsables poder ingresar costos, cambios presupuestarios y otros cálculos para realizar un seguimiento de los mismos, aliviando la necesidad de coordinar con cada participante o calcular el presupuesto total. 

5- Adoptar sistemas de informes automatizados

Ningún gerente de proyectos de construcción tiene tiempo para responder cientos de correos electrónicos al día, o usar el teléfono para llamar y abordar todas las preguntas sobre presupuestos y progreso, sin descuidar sus otras actividades. Además de concentrar comentarios y cronogramas, puedes reducir la correspondencia adicional mediante la implementación de sistemas de informes automatizados y en tiempo real.

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La gestión de proyectos de construcción requiere la distribución semanal de varias hojas de cálculo e informes de estado, y las herramientas de entrega automatizadas ahorrarán un tiempo considerable en el transcurso de la obra. Esta automatización asegurará que los informes correctos lleguen a las personas adecuadas a tiempo, lo que te permite concentrarte en otras tareas y comunicación. Otros sistemas de informes, como la gestión de seguridad y salud, pueden prevenir riesgos, rastrear incidentes y agilizar el análisis en el lugar de trabajo cuando surgen problemas.

monday.com beneficia no solo a los gerentes de proyectos de construcción, sino también a sus equipos, subcontratistas, socios y partes interesadas. La plataforma ayuda a los equipos a mejorar la visibilidad y agilizar los flujos de trabajo a través de actualizaciones en tiempo real, informes automáticos e integración con otras aplicaciones.