Cómo elegir un software de gestión para la construcción

Elegir el software de gestión correcto para la construcción puede transformar la forma en que los constructores y contratistas gestionan su empresa.

<<< Cómo usar monday.com: Paso a paso para crear tu primer tablero >>>

En este artículo, cubriremos qué es el software de administración para la construcción, cómo puede ayudarte a administrar proyectos de manera eficiente de principio a fin y qué características priorizar.

¿Qué es el software de gestión para la construcción?

El software de gestión para la construcción ayuda a los profesionales de la construcción a planificar, gestionar, ejecutar e informar sobre proyectos de construcción.

El software generalmente incluye funciones como administración y almacenamiento de documentos, funciones de estimación de proyectos, programación de proyectos de alto nivel, como la creación de diagramas de Gantt y la capacidad de comunicarse con su equipo de construcción y subcontratistas a través de la misma plataforma.

¿Por qué los constructores y contratistas necesitan un software de gestión para la construcción?

El software de administración para la construcción ofrece una serie de beneficios para todos los profesionales de la industria, ya sea constructor, contratista, subcontratista o gerente de proyectos de construcción.

El beneficio general del software para la construcción es que ayuda a los equipos a ejecutar mejor los proyectos, cumplir con los plazos y los presupuestos y mejorar el retorno de la inversión.

Por ejemplo, solo el 29 % de los proyectos se completan a tiempo y solo el 43 % dentro del presupuesto. Para mantenerse dentro del alcance del proyecto, aprovechar el software de gestión de proyectos puede mejorar los flujos de trabajo y mostrar resultados inmensamente positivos.

Veamos las 7 características clave que se deben priorizar al evaluar el mercado de software de gestión para la construcción y elegir una solución para las empresas constructoras.

7 características que debes buscar en un software de gestión para la construcción.

1. Seguimiento del tiempo.

Los proyectos en la industria de la construcción a menudo involucran una variedad de subcontratistas que cobran por hora.

Esto puede hacer que sea difícil para tu negocio administrar los costos en comparación con los presupuestos del proyecto a menos que tengas un método sofisticado de seguimiento en tiempo real para medir el tiempo invertido.

El software de gestión de proyectos para la construcción con funciones de seguimiento del tiempo le permitirá a tus subcontratistas mantener actualizado el tablero de seguimiento de costos y controlar el tiempo que dedican a los diferentes proyectos. Esto no solo los ayudará a priorizar mejor y maximizar su tiempo, sino que también los ayudará a presupuestar y podrán proyectar una imagen precisa de lo que costarán los proyectos.

2. Vista de mapa.

Como gerente de construcción o contratista general, es probable que estés trabajando en varios proyectos al mismo tiempo, y es probable que estén distribuidos en varios suburbios, ciudades e incluso estados.

En la vista de mapa, puede ver rápidamente todos sus artículos (en la imagen de arriba, están representados como marcadores) en su mapa en la ubicación exacta que marcó. Esta vista les permite seleccionar cualquier marcador en su mapa y ver los elementos que están completos, en progreso o pendientes. Para constructores o contratistas, esta vista les permite ver rápidamente el estado de todos los proyectos distribuidos en un mapa.

3. Paneles y funciones de generación de informes.

Una característica importante a tener en cuenta al elegir un software para la construcción es la sólida capacidad de generación de informes y la capacidad de crear tus propios paneles personalizados. Las funciones de generación de informes y los paneles pueden mostrar el período de tiempo de los proyectos en un calendario integral, una descripción general de los proyectos que se completaron y los que están en progreso, entre otras cosas.

Por ejemplo, un supervisor de construcción podría optar por informar la cantidad de tiempo que sus subcontratistas pasaron en el lugar de trabajo. O un constructor de viviendas podría configurar un tablero de informes para realizar un seguimiento del costo del trabajo.

4. Automatización.

Los profesionales de la construcción saben lo fácil que es atascarse en tareas mundanas y repetitivas, como actualizar su sistema o enviar correos electrónicos de actualización.

Para ahorrarse un poco de tiempo y liberarse rápido para centrarse en tareas más importantes, busca una herramienta de gestión para la construcción que utilice automatizaciones sencillas y accesibles.

La automatización anterior notifica al equipo cuando llega la fecha límite para la fase de "Encuadre". Esto ayuda a los equipos a no perder nunca una fecha límite y a realizar arreglos de última hora antes de pasar a la fase del proyecto.

5. Seguimiento del estado de la tarea.

Si estás administrando un proyecto de construcción, hay una probabilidad alta de que trabajes con algunos otros profesionales de la industria y contratistas especializados.

Eso significa que no serás el único responsable de cada tarea, pero aún así querrás saber el estado de cada aspecto del proyecto.

El software de administración de la construcción puede facilitarles la tarea si tiene incorporado un mecanismo efectivo de seguimiento del estado de las tareas. De esta manera, pueden ver el progreso de cada tarea y planificar su tiempo.

6. Aplicaciones para el celular.

Los profesionales de la construcción normalmente no están en su oficina todo el día, todos los días.

De hecho, es más probable que pasen una cantidad significativa de tiempo en los sitios de trabajo, reuniéndose con subcontratistas para tomar un café o asistiendo a reuniones con las partes interesadas.

Por lo tanto, es importante que puedan mantener el software de gestión actualizado cuando estén en movimiento, lo que significa que se debe elegir un sistema de gestión basado en la nube que ofrezca aplicaciones para iOS y Android.

Más que eso, esas aplicaciones deben ser fáciles de usar.

7. Compartir permisos para subcontratistas y partes interesadas.

La característica final a tener en cuenta al elegir el mejor software de gestión de proyectos para la construcción es la capacidad de compartir tableros con partes externas y controlar la información a la que pueden y no pueden acceder.

Por ejemplo, es posible que no desees compartir información confidencial sobre costos y presupuestos con los subcontratistas o detalles específicos del proyecto con las partes interesadas y los propietarios del proyecto.

Un Work OS como monday.com lo hace fácil ya que proporciona herramientas de permiso para compartir para que puedas personalizar los permisos de cada usuario en el tablero.

¿Cómo es el software de gestión para la construcción?

Para ayudarte a comprender cómo funciona el software para la construcción en el mundo real, hemos creado un ejemplo de un tablero de administración de construcción en monday.com:

En el tablero anterior, verás una variedad de tareas que se han delegado a diferentes miembros del equipo, con columnas de actualización de estado para brindarles a todos una descripción general de cómo están las cosas.

Cada tarea tiene una fecha límite asignada con una barra de seguimiento de progreso para indicar qué tan cerca está cada tarea de completarse.

Toda esta información se puede ver de múltiples maneras diferentes, incluida una tabla, un tablero Kanban y una línea de tiempo.

Echemos un vistazo más de cerca a un caso de uso real para el software de gestión de la construcción.

Caso de uso del software de gestión para la construcción.

En monday.com, hemos ayudado a cientos de equipos para crear espacios de trabajo personalizados y flujos de trabajo basados en procesos que simplifican su tarea.

Aquí podemos mencionar a Falkbuilt, una empresa de construcción de interiores con sede en Calgary, Alberta.

Con monday.com, Falkbuilt diseñó un espacio de trabajo de gestión de proyectos para la construcción que impulsó el crecimiento de su negocio, que incluye:

• 1.3 millones de dólares en ingresos por proyectos de construcción en su primer año
• Más de 50 proyectos a gran escala completados en menos de un año
• 40.000 acciones humanas ahorradas cada mes a través de la automatización

Falkbuilt usa su tablero de monday.com para administrar todo el proceso de construcción, desde la incorporación del cliente hasta la finalización del proyecto.

<<< Monday.com: todo lo que necesitás saber antes de contratar >>>

Un buen software de gestión para la construcción te permite crear tus propios flujos de trabajo personalizados.

Es seguro decir que no hay dos empresas de construcción iguales.

Para aprovechar al máximo tu software de gestión para la construcción, debes elegir una solución que te permita crear flujos de trabajo personalizados que se adapten a tu equipo y optimicen la planificación de proyectos.

Recapitulemos las 7 características clave que permiten este estilo de trabajo progresivo:

1. Capacidades de seguimiento de tiempo.
2. La capacidad de ver proyectos en un mapa.
3. Fuertes herramientas de informes y análisis con paneles personalizables.
4. Reglas de automatización fáciles de crear.
5. Seguimiento intuitivo del estado de las tareas para mantener actualizados a todos los miembros del equipo.
6. Aplicaciones móviles para todas las plataformas, lo que les permite trabajar sobre la marcha.
7. Permiso de uso compartido personalizado para trabajar con subcontratistas y partes interesadas.