Gestión de obras para Pymes de la industria de la construcción

Si tienes una Pyme y te dedicas a la construcción, probablemente sepas ya que gestionar obras y proyectos no es sencillo. Hay muchas partes involucradas, y la complejidad no hace más que aumentar mientras mayor es el número de obras.Muchas veces contamos con obras dispersas geográficamente, lo que dificulta la comunicación, y el hecho de no coordinar correctamente envíos de materiales o la mano de obra necesaria, puede atrasar una obra, lo que tiene un costo.

La coordinación entre oficina técnica y obra suele ser también un desafío.

De acuerdo a distintos estudios realizados, se ha descubierto que las empresas de construcción en todo el mundo enfrentan desafíos similares cuando se trata de planificar, organizar y administrar el trabajo en los sitios de construcción. Según McKinsey, los proyectos grandes en todas las clases de activos suelen tardar un 20 por ciento más en terminar de lo programado. Muchos factores contribuyen a este problema, pero uno de ellos es la programación rígida, teórica y de arriba hacia abajo, que no tiene en cuenta las realidades de un sitio de construcción. Hay varias formas de abordar este problema, especialmente el uso de metodologías de construcción ajustada y planificación colaborativa.

Ten en cuenta que trabajar con excel, papel, u otros medios trae problemas ya que la información no se accesible para todos, no puedes saber el estado de la obra sin tener que llamar al sitio o ir hasta allí, los reportes deben armarse manualmente, recolectando información de varias fuentes, etc. Cómo te contaba antes, han surgido nuevas herramientas digitales que admiten estos métodos y te permiten tener buena planificación y visibilidad del avance de los proyectos.

Cuando la planificación y programación de la producción de la construcción es colaborativa, y todos los que trabajan en un proyecto están actualizados, la productividad aumenta. Para lograrlo, es muy útil apoyarse en herramientas digitales fáciles de usar. Por ello quiero mostrarte monday.com, una herramienta basada en la nube para la planificación y gestión de proyectos, totalmente colaborativa. Tiene características que la convierten en una excelente opción para cualquier empresa, sin importar su tamaño.

Si estamos hablando de una pymes, no siempre es fácil desarrollar una infraestructura y un sistema digital de soporte a los procesos y proyectos. monday.com permite lograr esto, a valores muy accesibles.

¿Cómo usar monday.com para gestionar proyectos de construcción?

monday.com es una plataforma de gestión de proyectos y tareas basada en la nube, un Sistema Operativo de Trabajo. Es visual y fácil de usar, y puedes modificarlo fácilmente para las necesidades específicas de cada proyecto. En otras palabras, no te obliga a usar un modelo de gestión o flujo de trabajo específico.

La integración de monday.com en las rutinas de trabajo puede tomar solo unos minutos ya que es muy intuitivo, lo que es esencial cuando involucras a clientes y otros usuarios que no necesariamente usan el producto a diario.

Puedes crear tareas para diferentes tipos de acciones y organizarlas en grupos semanales, por ejemplo. Cada tarea puede incluir: una descripción, fecha de finalización, persona responsable, estado, etc. Por otra parte, puedes agregar notas y adjuntar archivos para cada tarea (entregables), ayudándote a discutir cada una dentro del equipo del proyecto.
Como puedes darle acceso a tu cliente para que visualice el avance del proyecto, entre otras tareas, logras que el proceso sea totalmente transparente. Por ejemplo, puedes enviar recordatorios por correo electrónico a cada uno de los participantes con solo una pequeña configuración en la plataforma.

Funciones versátiles

Organizar las tareas de tus proyectos y agruparlas en tableros en monday.com. Un tablero puede constituir, por ejemplo, un proyecto o un proceso comercial. En la vista predeterminada, las tareas están en filas que tienen varios campos definidos por el usuario como columnas. Un conjunto típico de columnas podría incluir una descripción / nombre de la tarea, miembro del equipo, estado, línea de tiempo y fecha de finalización. También puedes asignar una o más etiquetas a cada tarea. Los campos pueden tener colores y etiquetas definidos por el usuario. Esto te permite armar un cronograma claro de tu proyecto.

Organizar las tareas en grupos. Para algunos proyectos, puedes agrupar las tareas para "esta semana", "la próxima semana" y "el futuro cercano". Luego puedes arrastrar y soltar tareas entre los grupos a medida que avanza el trabajo, (¿Mejor aún? Puedes realizar automatizaciones que te permitan, con un solo click y cambio de estado enviar las tareas a diferentes grupos). Alternativamente, los grupos también pueden corresponderse a las distintas etapas de una obra o proyecto. Además, puedes filtrar el contenido del tablero usando cualquier combinación de valores del campo.

Las plantillas para acelerar la incorporación están disponibles en monday.com, pero diseñar tu propio tablero no es difícil. Existen muchas plantillas para la gestión de proyectos, incluida una para la programación de la construcción. De cualquier manera, puedes crear tu propio tablero que se ajuste a las particularidades de tus obras, procesos o proyectos. A partir de esos tableros, puedes generar tus propias plantillas, para luego volver a utilizar la misma estructura.

Un tablero, muchas vistas

Además de la vista de tablero (predeterminada), existen otras como por ejemplo la línea de tiempo, Kanban, calendario, gráfico, mapa, carga de trabajo, formulario y archivos. Por otra parte, también puedes ver la información contenida en uno o varios tableros en la sección de paneles, la herramienta de reporte gráfico de monday.com.

Una característica poderosa, la automatización basada en reglas. El sistema puede configurarse para alertar a los miembros del equipo cuando se acerca una fecha límite y cuando el estado de una tarea ha cambiado. Las reglas pueden mover elementos entre grupos si se cumplen ciertas condiciones. Hay muchas reglas o automatizaciones prefabricadas para elegir, que puedes combinar para crear flujos de trabajo complejos.

Ninguna aplicación relacionada con la construcción es útil hoy a menos que pueda integrarse con otros sistemas, esto se debe a que, por ejemplo, puede demorar la toma de decisiones basada en datos ya que no contamos con todos ellos en el mismo lugar, muchas veces están actualizados en un software y no en el otro. Para solucionar estos problemas monday.com ofrece una variedad de integraciones, incluidos Microsoft Teams, HubSpot, Pipedrive, Jira, Trello, GitHub, Dropbox, Slack y los calendarios de Google y Outlook.

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Posibles usos para proyectos y equipos

monday.com ayuda a los equipos y a las personas a comunicarse de manera eficiente y a ver lo que deben hacer en cualquier momento.

Una empresa de arquitectura o ingeniería puede organizar flujos de trabajo con monday.com e involucrar a clientes y socios en el proceso. Algunas empresas de ingeniería han adoptado Scrum como marco de gestión de proyectos: monday.com admite ese método perfectamente.

Del mismo modo, los equipos de construcción que utilizan métodos de gestión de proyectos tradicionales o lean pueden planificar y monitorear el progreso de un proyecto mejor con monday.com de lo que suelen hacer hoy.

Con monday.com, los participantes del proyecto pueden planificar su trabajo con anticipación en colaboración. Este tipo de planificación distribuida es una forma de convertir el cronograma general teórico en un plan de vida que eventualmente acortará la finalización del proyecto.

Además de una interfaz web, monday.com tiene aplicaciones móviles para teléfonos iPhone y Android. Eso lo hace práctico para el uso en el lugar de la obra.

En mi experiencia, el uso constante de monday.com permite a las empresas llevar su gestión del flujo de trabajo al siguiente nivel sin realizar grandes inversiones en capacitación y software.

En resumen, ¿qué puedes hacer con esta plataforma?

• Crear y gestionar los hitos del proyecto.
• Crear y asignar tareas.
• Adjuntar archivos (entregables) a los proyectos sobre la marcha.
• Uso de aplicaciones móviles para gestionar proyectos.
• Comunicarse con los miembros del equipo.
• Equipo de actualización utilizando las noticias.
• Mantener a los clientes informados.
• Organizar las tareas en y de equipos.
• Creación de cuadros e informes detallados de cada proyecto.
• Seguimiento del tiempo que los miembros de cada equipo dedican a realizar las tareas asignadas.
• Gestionar las finanzas de los proyectos.
• Sitio web, así como una aplicación de escritorio y una aplicación para teléfonos móviles.

monday.com tiene como objetivo hacer que cada usuario se sienta empoderado y parte de algo más grande que sus propias tareas individuales, y como resultado, impulsa la productividad colectiva y la transparencia, mejorando la gestión de proyectos, ahorrando recursos y disminuyendo el costo total del mismo.