Priorización de procesos: ¿Cómo identificar dónde comenzar la mejora?

La priorización de procesos tiene como finalidad principal identificar aquellos que son críticos para la ejecución de ciclos de mejora continua, y que permitan mejorar la gestión por procesos de una organización. Se busca priorizar con el propósito de segmentar o categorizar los procesos más importantes en el alcance de los objetivos de una empresa, es decir, los que agregan valor y generen mayor rentabilidad e impacto en los números. 

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En empresas donde coexisten varios departamentos, procesos y tareas, puede llegar a ser más complicado realizar esta priorización si no están adecuadamente delimitados los objetivos generales por los cuales se definen esos procesos. Entonces, puedes estar malgastando tu tiempo y esfuerzo en priorizar procesos que no agregan tanto valor y descuidando otros que quizá sí podrían aportar mayores beneficios al crecimiento de tu empresa.

Ahora bien, la cuestión es en función de qué priorizar y cómo realizarlo para trazar el camino correcto que conduzca al logro de los objetivos, ya sea, los operativos en primera instancia, y los estratégicos, al final del camino. Para obtener la respuesta, en este artículo, te ayudamos a identificar los procesos críticos de tu empresa, para que puedas efectuar una priorización de procesos efectiva implementando proyectos de mejora.

¿Qué deberíamos priorizar en nuestra empresa?

Como apuntamos al principio, hay que comenzar priorizando los procesos que generen mayor rentabilidad y ganancias, porque la cantidad de ingresos es lo que finalmente permitirá que tu empresa sea más solvente y competitiva. Para lograr esto, hay que partir de los objetivos estratégicos planteados, y desde allí bajar hacia los objetivos operativos, en donde vas a poner el foco de atención en los objetivos comerciales para desarrollar estrategias que deberán estar alineadas con los objetivos estratégicos. 

Una vez que los objetivos operativos coinciden con los objetivos estratégicos en perspectiva de negocios, tendrás que seleccionar el camino por el cual vas a decidir qué procesos son más relevantes para apuntalar tus objetivos comerciales, de cara a cumplir los objetivos de tu organización. Los procesos más críticos serán aquellos que pueden influir directamente en el logro de los objetivos. 

Un proceso bien implementado impacta positivamente en tus acciones, lo que influye significativamente en los resultados de tu trabajo. El problema puede presentarse cuando tienes muchas áreas para auditar, por lo que será preciso realizar una priorización de cada uno de los procesos con el fin de entender a cuántas estrategias apalanca. Pero el hecho de que un proceso apalanque a varias estrategias no significa que este sea más importante que los demás, ya que depende del peso que tenga cada estrategia en relación con el objetivo del área.

De este modo, lo que se busca es ponderar la prioridad de una empresa en función de los procesos de cada área, y desde allí centrarse en el valor que aportan las acciones a los objetivos operativos, para identificar cuál de estos objetivos adquiere mayor relevancia para el cumplimiento del objetivo estratégico. Una vez que tienes desarrollada tu área, tienes los clientes suficientes pero no los puedes retener, debes tener en cuenta el ciclo de vida en el que se encuentra tu empresa para decidir cómo priorizar tus procesos.

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¿Cómo realizar una priorización de procesos de manera eficaz?

El ciclo de vida de una empresa abarca desde que se funda y comienza a funcionar hasta que revela sus primeras señales de declive y es necesario tomar medidas para reposicionarla generando otros ingresos y evitar así caer en la bancarrota o quiebra. Si estás en etapa de crecimiento, tus procesos críticos deberían ser los de ventas, si te estás estabilizando, entonces, tus procesos críticos van a estar enfocados en las áreas de operaciones, servicios y fidelización de clientes. 

En cambio, si tu empresa se encuentra en declive, quizá deberías buscar primero relanzar tu negocio implementando estrategias innovadoras de marketing para captar a un nuevo público, o bien cambiar la metodología en torno al proceso comercial. Por eso, es importante determinar en qué etapa de su ciclo de vida está tu empresa para definir la estrategia de priorización correcta, ya sea a través de un proyecto de mejora de procesos o manteniendo revisiones periódicas anuales.

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Para redondear la idea, la priorización de procesos debe ser realizada en función de los objetivos estratégicos trazados y desde allí asegurarse de que los objetivos operativos de cada área se alineen con una o varias estrategias de peso que permitan la ejecución correcta de dichos objetivos. Estos deberán estar vinculados al incremento de la rentabilidad y el retorno de la inversión. Pero para lograrlo debes ponderar los procesos críticos involucrados en los objetivos comerciales mencionados, es decir, el proceso de ventas, el proceso de generación de leads, el proceso de creación de contenidos y los procesos de operaciones, servicios y postventa.

No obstante, puedes especificar aun más el nivel de prioridad si tienes en cuenta la etapa de vida en que se encuentra tu empresa actualmente: para etapa temprana, enfócate en objetivos comerciales y de branding; para etapa intermedia, prioriza los objetivos del área de operaciones; y si estás atravesando un periodo de declive, busca relanzar tu marca tratando de reinventar tu modelo de negocio, con el fin de recuperar el éxito y mantenerlo en el tiempo.