Procesos obsoletos: ¿Cada cuánto tiempo es recomendable revisarlos?

El mundo empresarial como la vida es un constante cambio, ya que nada permanece inamovible por siempre, y los procesos no son la excepción. Muchas empresas, al comenzar a trabajar en la gestión por procesos suponen erróneamente que pueden diseñar un proceso de negocios y mantenerlo en el tiempo sin revisiones ni análisis del verdadero valor que agrega.

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Por el hecho de que el mundo está en permanente evolución, cambian las formas de trabajar. Lo que antes era la norma hoy ya no lo es; entonces, aceptamos que una determinada acción, metodología o proceso puede quedar obsoleto cuando ya no genera los mismos resultados que en el pasado. Con un mercado cada vez más fluctuante y consumidores mayormente exigentes y demandantes, aumenta la presión de las organizaciones para garantizar procesos más eficientes para cumplir con las expectativas de sus clientes.

Identificar los procesos obsoletos de una empresa no es un asunto sencillo cuando existe cierta resistencia al cambio, pero su permanencia indefinida terminará comprometiendo la productividad y el alcance de los objetivos organizacionales. En este artículo, analizamos qué son los procesos obsoletos, cada cuánto tiempo deberían revisarse y qué señales de obsolescencia podemos detectar para comenzar a implementar mejoras.

¿Qué son los procesos obsoletos?

Los procesos, como los objetos, tienen una vida útil en función de las necesidades de la empresa y de los consumidores. Un proceso deja de tener valor y se convierte en obsoleto ante la irrupción de una nueva tecnología que nos lleva a cambiar la forma en que trabajamos. También puede deberse a un cambio en el proceso y es necesario realizar un triple control de lo que hace falta, o bien porque el cliente ya no presta más atención al proceso actual y da señales de que preferiría hacerlo de otra manera.

Los procesos obsoletos tienden a retrasar los flujos de trabajo porque dejaron de adaptarse a las necesidades de la organización y principalmente de los clientes. Por este motivo, los procesos deben revisarse, analizarse, identificar áreas de mejora y luego diseñar un plan orientado a implementar esa mejora, en función de las exigencias y requerimientos actuales del mercado, pero buscando proyectarse un poco más hacia el futuro. ¿Qué tendencias tecnológicas están en auge ahora pero podrían quedar obsoletas en un periodo de 6 meses o un año?

¿Qué herramientas pronostican una mayor extensión de su vida útil? ¿Qué metodologías pueden hacer más eficientes tus procesos por más tiempo y cuáles están cerca de dejar de implementarse por las empresas más vanguardistas? Todas estas preguntas deberían formularse mientras surgen las primeras dudas sobre la eficiencia de los procesos, con el fin de comenzar cuanto antes con las revisiones y mejoras, si el proceso realmente admite una actualización.

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¿Cada cuánto tiempo es necesario revisar nuestros procesos?

Las revisiones de procesos deberían realizarse al menos una vez al año, y una vez que se determina que uno de los procesos ha quedado obsoleto, tenemos que definir si efectivamente debe eliminarse o es posible reconfigurarlo. Cada vez que hacemos una revisión de nuestro estado de situación anual, y evaluamos si vamos a cambiar una estrategia o no, es el momento justo para revisar nuestros procesos y entender si el impacto a futuro del proceso realmente agrega valor o no. 

Señales de obsolescencia de un proceso

Podemos identificar los primeros signos de que un proceso comienza a quedar obsoleto. A continuación, enumeramos los más significativos.

1. Carencia de valor agregado.

Una de las principales señales de obsolescencia de un proceso es comprender que dicho proceso no aporta ningún valor agregado. Es ahí cuando tenemos que definir dos cosas: o lo eliminamos de la organización y lo reemplazamos por otro porque ya no tiene más utilidad dentro de la empresa, o buscamos ejecutarlo de una manera distinta. El valor agregado de un proceso implica contribuir sustancialmente en el logro de los objetivos empresariales.

2. Cambio tecnológico.

Algunos procesos que un trabajador realizaba en el pasado de una determinada manera, gracias a la tecnología, es posible que sean reemplazados por otros más eficientes y optimizados. En este sentido, la obsolescencia puede generarse porque se presenta un cambio tecnológico que está mostrando una forma diferente y generalmente más ágil y rápida de realizar una tarea específica, que en los tiempos actuales solo llegaría a atrasarnos. El avance de la tecnología acelera la obsolescencia de cualquier proceso susceptible de ser optimizado mediante una herramienta digital.

3. Crecimiento de la empresa.

Cuando estás atravesando una etapa de crecimiento en tu empresa, es probable que tus procesos pronto queden obsoletos debido a un mayor volumen de trabajo. Más carga de trabajo requerirá más procesos y una nueva secuenciación de tareas, así como nuevos colaboradores para capacitar en las tareas adicionales. Si no adaptas tus procesos al crecimiento, estos pronto comenzarán a retrasar las tareas del día a día al no tener suficiente soporte, obstaculizando el alcance de los objetivos estratégicos.

4. Cambio en la experiencia del cliente.

Otra señal de procesos obsoletos puede manifestarse en la experiencia del cliente actual. Puesto que los consumidores desean respuestas inmediatas pero a la vez una atención más personalizada, los grandes desarrolladores y programadores están lanzando tecnologías a base de inteligencia artificial para combinar rapidez, agilidad y personalización. De esta manera, un proceso de esta área se puede mejorar introduciendo tecnología de IA, pero también repensando la forma en que brindamos el servicio desde nuestras habilidades comunicativas y comerciales.

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En síntesis, los procesos obsoletos no son en sí algo negativo sino que reflejan que nuestro mundo no se detiene y debemos mejorar para pasar al siguiente nivel de crecimiento. Si los procesos se mantuvieran estáticos, ahí sí que deberíamos preocuparnos porque entonces hay algo que no estamos haciendo bien. 

Además, en esa estaticidad deberíamos detectar señales de que no avanzamos lo suficiente. Si tenemos más carga de trabajo, por lógica, debemos modificar los procesos para soportar toda esa nueva carga. Finalmente, estos cambios pueden obedecer al lanzamiento de nuevas tecnologías, a la necesidad de aportar más valor, al crecimiento escalable y a mejorar la experiencia del cliente.