Principales errores en la documentación de procesos

En la gestión por procesos, la documentación de procesos implica una función esencial para llevar adelante de forma ordenada el trabajo de cualquier organización. Crear un documento detallado y minucioso, te permite alinear el trabajo en equipo en relación con los objetivos del proceso y asegurar la claridad y comprensión de funciones en la gestión empresarial. Por esta razón, es fundamental analizar y estandarizar todos los procesos de una empresa para eficientizar los resultados.

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Una documentación de procesos efectiva en tu negocio te ayudará a evitar grandes pérdidas de tiempo, por ejemplo, cuando un colega se haya ido de vacaciones o haya salido de la empresa. También te ahorrarás tiempo de formación demasiado extenso para una persona que se incorpora recientemente a un puesto de trabajo y evitarás que cada integrante de un equipo tenga diferentes maneras de ejecutar las tareas, por lo que la documentación rompe con el know how de un área, en el que una o pocas personas son dueñas del conocimiento y este se va con ellas si llegan a abandonar la empresa. 

Por estos motivos estarás de acuerdo en que es de vital importancia documentar tus procesos organizacionales. En este artículo, describiremos los principales errores en la documentación de procesos y cómo resolverlos.

1. Tener una escasa o nula comunicación de los proyectos que se van a ejecutar.

Como primera medida, deberás comunicar el proyecto que vas a llevar a cabo entre los mandos intermedios y también los operarios. Si no comunicas con fluidez a nivel interno este proyecto de documentación de procesos, es probable que exista poca transparencia entre las tareas y actividades que le corresponden a cada colaborador, lo que puede generar una baja de calidad del trabajo realizado. Por este motivo, es de suma importancia comunicar adecuadamente todo lo referente al proyecto en marcha.

2. No esquematizar los procesos que se van a documentar.

Si no logras identificar y esquematizar todos los procesos que van a ser documentados, el trabajo se volverá caótico porque no sabrás por dónde empezar. Entonces, no podrás identificar a los responsables de cada proceso para notificarles con tiempo. Por tal motivo, podrías tener dificultades para realizar un seguimiento del proyecto y conocer cuánto resta por terminar. Tampoco lograrás una visión global del proyecto para identificar qué procesos son más complejos y cuáles son más sencillos de analizar.

En muchas ocasiones las empresas no son capaces de identificar de forma global todos sus procesos. Ante esta situación, lo más recomendable es buscar ayuda en empresas que fueran consultores de procesos. Para esquematizar estos procesos, utiliza un mapa de procesos de los procesos que buscan alcanzar los objetivos estratégicos, operativos y de apoyo que quieres documentar. De esta forma, obtendrás una representación muy visual de los procesos con los que vas a trabajar.

3. Realizar una inadecuada planificación del trabajo.

Si planificas el trabajo de la manera incorrecta, todo se convertirá en un desorden y no tendrás el control del proyecto. Planificar mal el trabajo hará que no identifiques a los responsables de cada proceso. Asimismo, te costará calcular el tiempo total a dedicar al estudio de todos los procesos y tampoco podrás calcular los tiempos de dedicación que tiene que llevar a cabo cada responsable de proceso. En consecuencia, es probable que no logres establecer una fecha límite de finalización.

Para evitar esto, identifica bien quién es el responsable de cada uno de los procesos, cuánto tiempo van a tardar en comprender cada uno de ellos y cuándo deberían realizar esta tarea, si a la semana o al mes.

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4. No utilizar ninguna herramienta para documentar procesos.

Comenzar a entender un proceso con una hoja en blanco puede ser frustrante, ya que te costará identificar cuál es el inicio del proceso y cuál es el final de cada uno de ellos. En su lugar, puedes utilizar como herramienta una ficha de procesos. Esta ficha de procesos te ayudará a identificar cuál es el objetivo de cada proceso, conocer qué personas son las responsables de cada proceso.

Pero además, con una herramienta de documentación puedes identificar qué controles deben existir en el proceso, definir qué registros deben existir para controlar el proceso, enumerar los indicadores de gestión con los que podrás medir el rendimiento del proceso, describir de forma minuciosa las tareas y actividades que componen el proceso, y por último, identificarás cuáles pueden ser los riesgos de que no se cumpla el proceso.

5. Llevar a cabo una documentación muy pobre del proceso.

Si describes un proceso de una forma demasiado sencilla en la que suprimes determinadas tareas o pasos, la persona que va a leer ese proceso no va a ser capaz de entenderlo ni de llevarlo a cabo. Ten en cuenta que el principal propósito de documentar proceso es tener un manual estandarizado en el que los colaboradores puedan recurrir para conocer cómo se debe de llevar a cabo un proceso. 

Por lo tanto, lo más lógico es que documentes el proceso en un manual de procedimiento de trabajo. Estos manuales de procedimiento te permitirán describir con todo detalle cada una de las actividades que componen el proceso que estás aprendiendo.

6. No hacer una auditoría interna de los procesos documentados.

Documentar tus procesos y creer que van a estar perfectos a la primera es una equivocación. Cuando documentes tus procesos de trabajo, estos serán la primera versión. A medida que los vayas trabajando, aparecerá una versión 2 mejorada y posteriormente una versión 3 que mejora a la versión segunda. Para entender estas posibilidades de mejora, lo que deberías hacer es una auditoría de tus procesos. 

Realizar una auditoría implica confirmar lo que figura en tus manuales de procedimientos. Se lleva a cabo por parte de las personas responsables de ejecutar esos procesos. Lo importante en cualquier proyecto para mejorar una empresa es probar e implementar las soluciones que se han encontrado. Cuando hagas esta auditoría, los propios responsables de cada uno de estos procesos te dirán cómo mejorar la primera versión que has creado.

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En síntesis, la documentación de procesos es un documento interno que te permite llevar en detalle cada paso y tarea de un proceso nuevo. Te permite darte cuenta de cómo funciona o debería funcionar cada proceso nuevo que se crea en tu empresa para lograr los objetivos que te propones. Si cuentas con un documento para describir tus procesos, evitarás que estos errores aparezcan.