Prácticas recomendadas en las etapas de formalización de un proceso

Si estás en esa etapa del ciclo de vida de tu empresa en que dejaste atrás los viejos esquemas rudimentarios para organizar la carga de trabajo de tu equipo de una manera más ordenada y eficiente, este es tu momento de sumar valor en cada una de las distintas etapas de formalización de un proceso. Hoy en día, la organización que no implementa la gestión por procesos corre el riesgo de quedarse a mitad de camino, porque tener procesos formalizados garantiza no solo un aumento de la eficiencia y la productividad sino también mejores resultados.

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En artículos anteriores, ya hablamos sobre la formalización de procesos y los pasos que incluye llevarla a cabo de la manera adecuada. Estos pasos son: analizar el estado de las tareas, diseñar el proceso con cada una de las secuencias, documentar el proceso para su efectiva bajada a tierra, comunicar a los colaboradores cómo ejecutarlo, implementarlo y finalmente medirlo. Pero, ¿cómo sabemos que estamos yendo por la dirección correcta y que lograremos plasmar una estructura de tareas asequible a la realidad?

Ahí es donde incorporar buenas prácticas en las etapas de formalización de un proceso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la implementación. Para brindarte claridad, en este artículo, seleccionamos las mejores prácticas que podrás incluir, a medida que avanzas en las etapas de formalización de un proceso para obtener flujos de trabajo más eficientes y equipos de trabajo de alto rendimiento.

Prácticas efectivas en las etapas de formalización de un proceso

Existen diversas prácticas muy eficaces para optimizar la formalización de procesos. Aquí te compartimos las que ofrecen los mejores resultados.

1. Plantear escenarios potenciales durante el recorrido del proceso. 

Representa el camino que debería trazar el proceso desde principio a fin y las distintas posibilidades de imprevistos que podemos encontrar durante el trayecto antes de avanzar. A medida que se efectúa un seguimiento etapa por etapa, deberías preguntarte qué pasaría si algo ocurriera. Generalmente, los responsables de la formalización de un proceso confían en que no habrá obstáculos en el camino, cuando en realidad estos pueden presentarse en cualquier momento y con un impacto inesperado. 

Para evitar esto es necesario detenerse en cada etapa y plantearse escenarios de riesgos potenciales, y en función de ello, analizar si hay que retroceder para corregir algo o continuar avanzando. Realizar puntos de control sobre el proceso en vías de formalizar es fundamental para dejar asentado si es necesaria la aprobación de un responsable o no, o simplemente amerita una revisión sencilla de rutina.

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2. Cubrir la necesidad de know how de los colaboradores. 

Cuando estás por formalizar un proceso, estás modificando la manera de hacer las cosas en tu empresa y, los colaboradores, que antes estaban acostumbrados a realizar su trabajo de una determinada manera, aunque quizá informal y poco eficiente, tendrán que aprender esta nueva manera de hacer las cosas que agregará valor a toda la organización, favoreciendo el alcance de los objetivos. 

En la etapa de comunicación de la formalización de procesos es de vital importancia que, una vez analizado, diseñado y documentado el proceso, sepas cómo transmitir el know how de tu empresa para que ese conocimiento común quede fijado en la mente de las personas y no se personalice o se pierda, si el o los dueños del know how se alejan de tu empresa. Por tal motivo, no escatimes esfuerzos en enseñar, capacitar y mejorar para que el proceso implementado tenga éxito y genere los resultados esperados.

3. Definir los puntos no negociables. 

Antes de llegar a la implementación de un proceso, es necesario aclarar cuáles son los puntos no negociables. Esto implica dejar en claro, al momento de diseñar y documentar el proceso, cuestiones como la duración del proceso, las tareas específicas completadas y el nivel de calidad del trabajo para que la formalización del proceso tenga sentido. De esta forma, cuando finalmente el proceso esté listo para ejecutar los límites estarán bien definidos y los colaboradores no podrán desviarse de esa estructura estandarizada.

4. Iterar reiteradas veces hasta lograr una versión.

Ser perfeccionista puede ser una virtud para muchas personas, por la exigencia del detalle, precisión y calidad, pero también puede ser un motivo de retraso en el avance de las tareas y alcance de los objetivos, si insistes en modificar tu proceso antes de implementarlo. En lugar de detenerte en el detalle, permite que el proceso itere tantas veces hasta lograr esa versión mejorada, que solo se puede conseguir haciendo que la gente ejecute el proceso. Entonces, una mala práctica es suponer que debe estar perfecto para implementarlo. 

La única forma de perfeccionar o mejorar un producto es lanzarlo y ver su repercusión entre los consumidores. Lo mismo ocurre con los procesos. Al ponerlos a iterar, se puede ver si funcionan o requieren mejoras. Esto implica contrastar la teoría con la práctica. Así se logra diseñarlo, formalizarlo e implementarlo. Luego de implementarlo, deberás considerar incorporar una herramienta digital que permita materializar el proceso. Si no tienes el proceso digitalizado, será difícil bajar a tierra el diseño del proceso formalizado.

5. Indicadores para realizar un seguimiento. 

A medida que van pasando las iteraciones van a ir mejorando los indicadores, lo que permitirá realizar mejoras al proceso. Como verás, todo se relaciona con todo en un complemento inteligente de acciones orientadas a lograr un objetivo. En este punto sí es válido el análisis minucioso y atender al detalle buscando el perfeccionamiento del proceso, porque ya fue probado en la práctica si el proceso implementado funciona o no, o bien si admite nuevas mejoras. Los indicadores son clave en cualquier proyecto de mejora continua de los procesos.

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Estas fueron las principales prácticas en las distintas etapas de formalización de un proceso, las cuales básicamente están destinadas a garantizar que todo el trayecto de formalización sea exitoso y contribuya a la mejora de la eficiencia y productividad de tu empresa.