Cuellos de botella. ¿Cómo detectarlos y eliminarlos del proceso?

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Los cuellos de botella en los procesos se encuentran entre las razones por las que los proyectos se retrasan, los presupuestos se disparan debido al costo adicional de las demoras y todo el proceso se vuelve impredecible. En lugar de luchar contra los síntomas, todo lo que necesitas es un simple análisis de cuellos de botella y un conjunto de medidas de prevención para salvar el día.

Los cuellos de botella son contratiempos u obstáculos que ralentizan o retrasan un proceso. De la misma manera que el cuello de botella físico limitará la rapidez con que el agua puede pasar a través de ella, los cuellos de botella del proceso pueden restringir el flujo de información, materiales, productos y horas de los colaboradores.

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Los cuellos de botella se asocian comúnmente con la fabricación y la logística, pero pueden ocurrir en cualquier proceso donde las redes de personas y tareas dependen unas de otras para mantener el flujo de trabajo. 

En otras palabras, incluso si esta etapa de trabajo opera a su máxima capacidad, todavía no puede procesar todos los elementos de trabajo lo suficientemente rápido como para llevarlos a las siguientes etapas sin causar una demora.

El cuello de botella del flujo de trabajo puede ser una computadora, una persona, un departamento o una etapa de trabajo completa. Los ejemplos típicos de cuellos de botella en el trabajo del conocimiento son las pruebas de software y los procesos de revisión de la calidad. Desafortunadamente, un cuello de botella a menudo se reconoce  solo después de que ha causado un bloqueo en el flujo de trabajo.

Hay dos tipos principales de cuellos de botella:

  • Cuellos de botella a corto plazo. Estos son causados por problemas temporales. Por ejemplo, un miembro clave del equipo se enferma o se va de vacaciones. Nadie más está calificado para ejecutar sus proyectos, lo que provoca un retraso en el trabajo hasta que regresan.
  • Cuellos de botella a largo plazo. Estos son los bloqueos que ocurren con regularidad. Por ejemplo, el proceso de generación de informes de fin de mes de una empresa se retrasa todos los meses porque una persona específica tiene que completar primero una serie de tareas que requieren mucho tiempo.

Ambos tipos de cuellos de botella pueden provocar la pérdida de ingresos, clientes insatisfechos, productos o servicios de mala calidad y estrés para los miembros del equipo, por lo que identificarlos y solucionarlos es vital.

¿Cómo identificar cuellos de botella?

Identificar los cuellos de botella en la fabricación suele ser bastante fácil. Por ejemplo,  puedes ver claramente cuando se acumulan los productos en una línea de montaje. En los procesos comerciales, sin embargo, puede ser más difícil de detectar.

Hay ciertas señales a las que debes atender para identificar los cuellos de botella, entre las que se incluyen:

  • Tiempos de espera prolongados. Por ejemplo, tu trabajo se retrasa porque estás esperando un informe o más información. O bien, los materiales pasan tiempo esperando entre los pasos de un proceso comercial o de fabricación.
  • Tiempo atrasado. Hay demasiado trabajo acumulado en el extremo de un proceso y no lo suficiente en el otro extremo. 
  • Niveles elevados de estrés. No poder continuar con tu parte de un proceso, o saber que está reteniendo a otros. Puede ser frustrante y causar ansiedad.

Sin embargo, saber que tienes un cuello de botella no significa necesariamente saber dónde está. Es posible que no comprendas lo que sucede en cada etapa del proceso o que tú mismo seas el cuello de botella. 

Por lo tanto, comienza a buscar rutinas y situaciones que te causen estrés o a tus colaboradores con regularidad. Estas situaciones pueden indicar un cuello de botella. 

Dos herramientas son particularmente útiles para identificar cuellos de botella: los diagramas de flujo y la técnica de los 5 porqués. 

1. Diagramas de flujo.

Los diagramas de flujo son representaciones gráficas de un algoritmo o proceso. Trazar un diagrama de flujo de los procesos te ayudará a identificar dónde se encuentra la base u origen del cuello de botella.

2. La técnica de los 5 porqués.

Se trata de una herramienta de resolución de problemas más profunda. Empieza por describir el problema que quieres abordar. Luego, trabajando hacia atrás, pregúntate por qué está ocurriendo un problema, y así sucesivamente, sigue preguntando lo mismo hasta llegar a la causa raíz del problema.

¿Cómo eliminar los cuellos de botella del proceso?

A veces, puede resolver fácilmente el cuello de botella asignando más recursos o personas a esa etapa o proceso de trabajo. Eso podría significar contratar a un evaluador de control de calidad más en aras de un flujo de producción más optimizado.

Sin embargo, ¿qué pasa si el cuello de botella requiere un recurso particularmente escaso o una experiencia difícil de encontrar? En algunos casos, el costo de la solución al cuello de botella puede ser demasiado alto.

A continuación, enumeramos las acciones básicas que puedes realizar para desbloquear los cuellos de botella.

  1. Aumenta la eficiencia del paso del cuello de botella. 

La forma en que aumenta la eficiencia en tu situación particular dependerá de la naturaleza del proceso y los recursos disponibles. Pero aquí te proponemos algunas ideas.

En primer lugar, asegúrate de que todo lo que introduzcas en el cuello de botella esté libre de defectos. De esta forma, evitarás perder tiempo en material que se desechará o en tener que repetir el paso. 

Asigna a los miembros de tu equipo más capacitados la eliminación del cuello de botella, porque es posible que con su experiencia sea más fácil para ellos detectarlos y encontrar una solución para deshacerse de ellos más rápidamente.

Busca formas de agregar capacidad al cuello de botella, de modo tal que se pueda mejorar el proceso afectado. Por ejemplo, si hay muchas tareas para distribuir en poco personal y no llegan con los plazos de realización, quizá sería conveniente capacitar a más colaboradores para completar el proceso o suprimir las tareas menos relevantes.

Finalmente, busca automatizar el proceso implementando una herramienta tecnológica de automatización de procesos.  

  1. Reducir la entrada en el paso del cuello de botella.

Disminuir la entrada en el paso del cuello de botella es una respuesta adecuada si una parte del proceso tiene el potencial de producir más salida de la que necesita en última instancia.

  1. Nunca lo dejes inactivo. 

Debido al efecto dominó en el resto del flujo, el proceso de cuello de botella siempre debe cargarse a plena capacidad.

  1. Reducir la tensión en el cuello de botella. 

Asegúrate de que el trabajo llegue en su mejor forma. Si tu proceso de revisión es un cuello de botella, comprueba que la calidad esté incorporada desde el principio. El trabajo a revisar debe ser impecable. Cada error que encuentre el revisor te costará más tiempo y dinero.

  1. Administra los límites de trabajo. 

Si los límites del trabajo en curso son bastante liberales en el cuello de botella y hay muchos cambios de contexto, considera la posibilidad de reducir ese límite. Si no tienes un límite de trabajo, considera establecer uno.

  1. Agrega más personas y recursos. 

Si puedes, aumenta la capacidad del cuello de botella para acelerar todo el proceso. Sin embargo, mantén los ojos bien abiertos. Tan pronto como se redistribuyan los recursos del sistema, es probable que aparezca otro cuello de botella en otra parte del sistema.

En resumen, la clave para un flujo saludable y productivo es la interrupción mínima absoluta del proceso, es decir, detectar a tiempo los cuellos de botellas y eliminarlos sin que lleguen a generar mayores consecuencias. 

Después de todo, en los mercados modernos en constante cambio, cada vez que se altera el equilibrio relativo en los procesos de las empresas, deberás revisar el flujo de trabajo para observar si se produjeron nuevas congestiones y qué se debe hacer para reducir su efecto.

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