Optimización de procesos: ¿Qué es? Beneficios, pasos y más

Si venís leyendo otros de nuestros artículos, a esta altura ya sabes que los procesos siempre deben funcionar a su máximo esplendor. La eficiencia tiene un impacto directo en la productividad de los trabajadores que usan estos procesos. Piénsalo. ¿Qué sucede si un colaborador tiene un dispositivo defectuoso y el equipo de TI tarda dos días en responder? Este se ve obligado a no trabajar todo el tiempo. Las empresas que han existido durante un tiempo no tienen la libertad (o eso creen...) de raspar todo y reconstruir sus procesos desde cero. La mejor opción es optimizar los procesos de manera constante.

¿Qué es la optimización de procesos?

La optimización de procesos es la disciplina de ajustar un proceso para optimizar un conjunto específico de parámetros sin transgredir algunas restricciones. Los objetivos más comunes están relacionados con minimizar el costo, maximizar el rendimiento y / o la eficiencia. Esta es una de las principales herramientas cuantitativas en la toma de decisiones industriales.

¿Qué es la optimización de procesos de negocio?

La optimización de procesos de negocio es la práctica de aumentar la eficiencia organizacional al mejorar los procesos. Es parte de la disciplina de la gestión de procesos empresariales (BPM). Los procesos optimizados conducen a objetivos comerciales optimizados. Algunos ejemplos de optimización incluyen :

• Eliminar redundancias o loops
• Racionalización de flujos de trabajo
• Mejorar la comunicación
• Previsiones de cambios
• Automatizar
• Detectar cuellos de botellas mediante análisis de KPIs
  
  

Las recompensas de optimizar los procesos comerciales

Tu organización está en constante competencia y enfrenta amenazas de otras compañías, tecnologías disruptivas y normas cambiantes.

La optimización de los procesos comerciales ofrece muchos beneficios que pueden ayudar a las empresas a mantenerse a flote en las mareas de cambio, tales como:

• Cumplimiento del mercado
• Operaciones simplificadas
• Riesgos reducidos
• Recursos bien utilizados
• Consistencia
• Calidad asegurada
• Visibilidad de extremo a extremo

La optimización de procesos comerciales puede ser el secreto para
navegar por los mares agitados de la industria.

Pasos para implementar la optimización de procesos de negocio

La planificación es esencial para aprovechar al máximo el esfuerzo de optimización de procesos de negocio. Aquí hay una breve guía paso a paso para ayudarte a llevar a cabo un plan de optimización de procesos.

Paso #1 Identificar: Elije un proceso problemático que desees optimizar. Define el propósito y las metas.

Paso #2 Analizar: ¿El proceso cumple con los objetivos deseados? ¿Hay un exceso de desperdicio o de ineficiencias que necesitas reducir?

Paso #3 Implementar: Una vez que elimines los elementos innecesarios, automatiza el proceso revisado en tu nueva forma.

Paso #4 Monitorear: Echa un vistazo micro y macro al rendimiento del proceso y ajústalo hasta obtener los resultados deseados.

¿Cómo se ve la optimización de procesos de negocio en el mundo real?

Debido a que la optimización de los procesos comerciales es uno de los pasos en la aplicación más amplia de BPM, a menudo se mezcla con otros conceptos como la mejora de procesos comerciales o la automatización de procesos comerciales. Aquí hay algunos ejemplos de la vida real de cómo la optimización de procesos de negocio puede aumentar la eficiencia.

Órdenes de compra: Múltiples órdenes de compra obstruyen la cola del departamento de compras. El departamento detecta que este problema se debe a las aprobaciones por correo electrónico. Para agilizar las solicitudes, el departamento implementa un sistema de gestión de flujo de trabajo dedicado. El sistema de flujo de trabajo permite a los empleados elegir el artículo y enviarlo para su aprobación automáticamente.

Reembolso de gastos: El departamento de finanzas comete errores frecuentes al reembolsar los gastos. Como todo el proceso está basado en papel, leen mal los números y reembolsan la cantidad incorrecta a los empleados. Para solucionar esto, el departamento se mudó a un sistema digital donde los empleados llenan la cantidad en los campos del formulario. No hay errores de procesamiento de esta manera.

Incorporación de trabajadores: La incorporación de un nuevo colaborador ocurre en una secuencia de pasos. Los ejecutivos de recursos humanos envían el acuerdo del empleado por correo electrónico. Después de que el empleado lo firme, debe continuar el siguiente paso para aprovisionar activos en TI. Pero cada vez que Recursos Humanos envía manualmente un correo a TI para aprovisionar computadoras portátiles y otorgar acceso a herramientas surgen demoras. Para acelerar el proceso, se configura un activador de correo electrónico. Una vez que se firma y se envía el contrato de trabajo, se envía automáticamente un correo electrónico a TI.

Cómo un software puede ayudarte en tu negocio

Un software puede potenciar tus esfuerzos de optimización de procesos con facilidad. Algunos cuentan con un diseñador de flujo de trabajo, con un generador de formularios que te permite automatizar procesos estructurados y no estructurados en cuestión de minutos. Ten en cuenta que algunos softwares te permiten integrar fácilmente con otras aplicaciones en uso, haciendo que la optimización del proceso sea perfecta. La información en tiempo real habilitada por paneles personalizables puede ayudarte a mantener los procesos funcionando sin problemas. También permiten una colaboración efectiva, impulsando procesos hacia la máxima eficiencia.