Elementos básicos para armar un flujograma de procesos

El flujograma de procesos es una de las herramientas más utilizadas en la gestión por procesos empresariales para analizar y conocer los distintos niveles de la organización, entender sus mecanismos, identificar sus fallas y puntos de mejora, a fin de que tras una minuciosa revisión todos los procesos sean más eficientes a largo plazo. Desarrollar un diagrama o flujo de procesos te permite realizar un mapeo de los procesos actuales para implementar una posterior mejora integral.

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Un flujograma bien construido te ayuda a comprender, analizar y comunicar procesos al visualizar las tareas y decisiones involucradas. Pero a veces, aunque parezca sencillo de elaborar, lleva su tiempo porque estos procesos suelen abarcar más de un área y es ahí cuando se complica. Para que esto no suceda, es primordial interpretar la lógica tras la arquitectura de procesos y encontrar detalles en el flujograma que puedan servir de orientación para optimizar la eficiencia y productividad de los procesos.

En esencia, el flujograma de procesos es la representación gráfica más simple y preliminar de un proceso y se utiliza para brindar una interpretación coherente posterior al proceso. El objetivo de este artículo es identificar los elementos fundamentales para construir un flujograma de procesos efectivo. 

Elementos básicos de un flujograma de procesos

Existen muchos tipos de flujogramas de procesos, y si bien todos tienen sus diferencias, la mayoría comparte ciertas características elementales. 

• Punto de partida o comienzo del proceso.
• Pasos involucrados durante el proceso. 
• Flechas direccionales que muestran un orden secuencial del proceso.
• Puntos de decisión dentro del proceso.
• Punto final del proceso.
• Símbolos del flujograma de proceso que representan diferentes tipos de acciones o pasos en un proceso. 

Símbolos comunes del flujograma de procesos:

• Símbolo de inicio y fin: está representado por un círculo alargado o elipse. Significan el inicio o final de un proceso descrito en un diagrama de flujo.
• Símbolo de proceso: representa un paso ejecutado en la secuencia de operaciones o decisiones. La manera más común de representarlo es a través de un rectángulo.
• Símbolo de decisión: este símbolo está representado por un rombo o forma de diamante, y muestra el punto donde se realiza la declaración condicional antes de que el flujograma se bifurque en dos o más senderos. 
• Símbolos de entrada y salida: estos símbolos en forma de paralelogramos indican entradas y salidas de datos a medida que se incorporan o se envían fuera del proceso. 
• Símbolo de conector o línea de flujo: representa una conexión entre dos símbolos de un proceso, ya sean símbolos de entrada y salida o símbolos de decisión. Su representación gráfica es por lo general una línea con flecha que guía al espectador a través de una secuencia.
• Símbolo de conector en la página: el conector en la página tiene forma de círculo. Conecta dos o más partes de un flujograma cuando continúa en una sección distinta de la página.
• Símbolo de conector fuera de la página: este símbolo conecta dos o más partes de un flujograma cuando continúa en otra página.

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Prácticas para realizar un flujograma de procesos

A la hora de construir un flujograma de procesos, existen diversas prácticas efectivas que puedes seguir para tener un panorama más amplio de tus procesos actuales y saber analizarlos con mayor facilidad.

1. Determinar los principales componentes del proceso.

El primer paso es definir las principales entradas y salidas del proceso, como así también las actividades que se desarrollan. Estas entradas se conocen como inputs y pueden ser utilizados como recursos, datos y otros elementos que integran el proceso. Del mismo modo, las salidas suelen denominarse como outputs, y son los productos generados por los procesos, pero también pueden ser decisiones, permisos, insumos, servicios especiales, piezas de un producto, etc.

2. Ordenar las actividades.

El flujograma de procesos está diseñado para introducir un orden a las tareas y actividades que integran los procesos. Realiza una lista en orden cronológico de todas las acciones para tener un registro de toda la carga de trabajo y cómo puedes distribuirla de una manera más eficiente y productiva.   

3. Elegir los símbolos correctos para cada actividad.

Al señalar correctamente cada tipo de actividad, si utilizas los símbolos adecuados, será mucho más sencillo para las personas que están familiarizadas con los símbolos entender la estructura general del flujograma. En el apartado anterior, hemos realizado un repaso de los principales símbolos que participan en un flujograma de procesos. Comprender bien la función de cada uno ahorra gran parte del trayecto.

4. Realizar una conexión efectiva entre las actividades.

Ahora ya puedes unir los conectores a través de flechas o líneas de punto. Este paso te permite tener interacción entre las tareas y actividades de un proceso, qué se relaciona con qué, en qué orden, cuándo comienza y cuándo finaliza, y todo lo que sea necesario agregar para una mejor comprensión del diagrama de flujo.

5. Indicar el principio y final del proceso.

Aunque fue señalado en el punto anterior, debe quedar especificado el principio y final del proceso. Esta actividad sirve básicamente para marcar límites precisos para los propietarios del proceso, que pueden ser gerentes, supervisores, project manager, etc.

6. Hacer una revisión del flujograma.

Finalmente, llegaste al final del flujograma de procesos, pero ahora hay que asegurarse de que está correctamente realizado o es susceptible de introducirle mejoras o modificaciones. La revisión es justamente una valoración crítica del flujograma terminado. Incluir este paso es importante para garantizar la precisión y coherencia del diagrama al final del camino antes de tomar cualquier decisión con respecto a la realidad de un proceso. 

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Estos fueron los principales pasos en la construcción de un flujograma de procesos y los elementos constitutivos que lo integran para su correcto análisis, mapeo y mejora. No olvides tener en cuenta los símbolos para diseñar el diagrama, los principios y finales de una tarea y las interrelaciones involucradas en cada secuencia. Entender este esquema gráfico te ayudará a tener una perspectiva amplificada de la actividad que se realiza en tu empresa.