¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso, que presenta un orden secuencial de las tareas para una mejor documentación y visualización. Consta de símbolos que representan los diferentes pasos y decisiones tomadas, lo cual sirve para tener un panorama general de cómo avanza el proceso y las partes implicadas.

Se trata de una de las herramientas más populares debido a la versatilidad de su aplicación, ya que permite representar la toma de decisiones, resoluciones de problemas y los sistemas en general.

¿Para qué sirve?

Un diagrama de flujo otorga numerosas facilidades, ya que permite dar claridad visual, sobre todo cuando se trata de procesos complejos que involucran muchos componentes o integrantes (como es el caso de las empresas con muchos colaboradores). Además, elaborar un diagrama de flujo permite documentar de forma eficiente las tareas realizadas y las pendientes por hacer.

A su vez, un diagrama de flujo facilita la comunicación de los equipos de trabajo ya que sirve para condensar mucha información para ser presentada frente a quien la necesite. Ayuda a comprender mejor las características del proceso proporcionando información sobre posibles mejoras. También es útil para identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un nivel crítico que no permita el logro de objetivos. 

¿En qué situaciones se utiliza?

Un diagrama de flujo se utiliza  al diseñar y planificar un proceso, ya que crearlo de cero requiere que cada secuencia de pasos tenga una correcta documentación y de esta forma, poder entenderlo en su conjunto.

Además, se construye cuando se busca mejorar la comprensión general de un proceso y para estudiarlo y analizarlo, sobre todo en pos de secuenciar acciones. Otra aplicación del diagrama de flujo es cuando se busca generar un proceso visual en una reunión para ser presentado frente a colaboradores, es decir, como herramienta comunicacional lo cual es altamente útil sobre todo cuando se trata de explicar muchos elementos a grandes grupos.

Es posible además, plasmar en un proceso complejo la división en subprocesos como así también es utilizado para ser visto como herramienta de mejora continua en las organizaciones conforman una de las herramientas para conseguir la mejora continua en las organizaciones al estudiar y plantearte el cómo se desarrollan los procesos en las organizaciones.

Simbología del diagrama de flujo

Dentro de un diagrama de flujo, existen diferentes símbolos, cada uno con un significado específico. Estos son:

Círculo: funciona como conector y representa actividades que se enlazan dentro de un procedimiento.

Flecha: se utiliza para indicar el sentido de las acciones.

Óvalo o elipse: esta forma indica tanto el inicio como el final del diagrama.

Rectángulo: incluye información propia de la actividad en cada una de las etapas del diagrama.

Rombo: representa una decisión tomada.

Triángulo: indica que se trata de un archivo temporal.

Triángulo inverso: indica que se trata de un archivo definitivo.

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