Cultura centrada en procesos cómo pilar en la resolución de problemas

La gestión por procesos en las organizaciones permite promover una cultura centrada en procesos definidos para aumentar la eficiencia de las personas y alcanzar los resultados esperados. Ahora bien, para cambiar o mejorar un proceso es necesario aplicar un proyecto que, habiendo identificado las posibles fallas a través de un análisis causa raíz, sea posible corregir estas fallas implementando una solución para obtener procesos más escalables. 

<<<Gestión por procesos vs gestión funcional>>>

El análisis de causa raíz es una instancia mini proyecto, en donde todos los problemas que tengas dentro de la organización debes resolverlos bajo la misma metodología. Entonces, deberás procesar proyectos de mejora. El punto importante en la cultura centrada en procesos es entender que deberás ser un muy buen ejecutor de mejora de proyectos para mejorar procesos más que el proceso de mejora continua en sí mismo. 

La mejora continua es análisis del problema, identificar la causa raíz, generar un proyecto de mejora y volver a ver la nueva realidad. La cultura no tiene que estar en el proceso de mejora continua. La clave es qué tan rápido eres para encontrar el proyecto adecuado para resolverlo de manera adecuada. En este artículo, abordamos cómo la cultura centrada en procesos es vital para la resolución de procesos y por qué es tan importante.

¿Cómo opera la cultura centrada en procesos en la resolución de problemas?

La cultura centrada en procesos para la resolución de problemas hace referencia a una filosofía empresarial que busca identificar, analizar y solucionar problemas de manera estructurada y sistemática, utilizando enfoques y herramientas basadas en procesos. Esta cultura recalca la importancia de establecer procedimientos claros y documentados para la toma de decisiones y la resolución de problemas.

En una cultura centrada en procesos, la resolución de problemas se lleva a cabo en un marco de trabajo estructurado y sistemático, que incluye la identificación del problema, la evaluación y análisis de las causas subyacentes, el desarrollo de soluciones potenciales, la selección de la mejor solución y la implementación y monitoreo de la solución elegida. El análisis de causa raíz es un método efectivo para realizar revisiones sistemáticas de los procesos, a fin de determinar las posibles causas de un problema detectado.

Una vez que identificamos las causas de un problema en los procesos, debemos pensar en cómo le damos solución efectiva. Para lograr esto, solo podemos hacerlo mediante la implementación de un proyecto a la medida que logre cubrir los puntos débiles. Como el proyecto se realiza por única vez, el objetivo de la solución tiene que ser muy específico en los puntos críticos para que la mejora del proceso tenga sentido y haya tenido sentido la implementación del proyecto. 

Además, la cultura centrada en procesos para la resolución de problemas enfatiza la importancia de la colaboración y el trabajo en equipo. Todos los colaboradores, independientemente de su nivel en la organización, deben estar involucrados en la identificación y solución de problemas, y se espera que contribuyan a mejorar los procesos de la organización participando del proyecto que ayude a resolver el problema detectado.

Algunas herramientas que se utilizan en una cultura centrada en procesos orientada a la identificación y análisis de problemas incluyen el análisis de causa raíz, el diagrama de flujo de proceso, la matriz de selección de soluciones y el análisis de costo-beneficio. Todas estas herramientas pueden a la vez ser utilizadas dentro de la implementación del proyecto.

Si tienes una buena cultura de proyectos vas a tener una empresa ágil. Detectar el problema en el momento justo y dimensionar de la manera correcta el proyecto de mejora te permitirá mantener en el tiempo la escalabilidad de tus procesos.

<<<Errores en la automatización de procesos: Cuáles son y cómo evitarlos>>>

Importancia de la cultura centrada en procesos

Los procesos de por sí son importantes para dar orden a la carga de trabajo en las empresas. Si no tuviéramos procesos para organizar cada una de las tareas que cumplimos, terminaríamos perdiendo más tiempo de lo normal en realizar nuestras actividades cotidianas. A esto, le podemos sumar que dichas actividades no estén resueltas de la manera correcta, por lo que terminaríamos cayendo en el retrabajo, que es básicamente rehacer tareas porque reportaron errores. 

A través de una cultura centrada en procesos se puede tener siempre un seguimiento del estado de tus procesos identificando posibles fallas, y si estos no presentan fallas aparentes, mediante el análisis con métodos como el de causa raíz se pueden detectar puntos de mejora para hacer los procesos actuales aún más eficientes y escalables. Trabajar por procesos aporta además visibilidad al progreso de las tareas de cada colaborador, a fin de comprobar si los procesos que soportan las distintas tareas permiten conseguir los objetivos definidos.

Cuando los problemas aparecen, la gestión por procesos debe poder implementar proyectos para resolverlos de la mejor manera posible. Un proyecto se puede implementar por primera vez para solucionar un determinado problema que está ocasionando cuellos de botella en algún punto del proceso, y más adelante ese mismo proyecto convertirse en parte del proceso o en otro proceso de apoyo para la organización. No olvidemos que un proyecto se realiza por única vez mientras que el proceso se repite. De ahí la importancia de asignar proyectos para la mejora continua de procesos.

<<<Buenas prácticas para la correcta gestión de un proceso>>>

En resumen, la cultura centrada en procesos para la resolución de problemas es una filosofía empresarial que enfatiza la importancia de establecer procedimientos claros y documentados para la toma de decisiones y la resolución de problemas, utilizando herramientas y enfoques basados en procesos. Esta cultura fomenta la colaboración y el trabajo en equipo y se enfoca en solucionar los problemas de manera estructurada y sistemática.