Gestión de proyectos: ¿Cómo hacer un plan de mejora de procesos?

La gestión de proyectos se compone de procesos. Los gerentes de proyecto y sus equipos dependen de estos para garantizar que un proyecto se ejecute sin problemas. Pero, ¿qué pasa con esos procesos? ¿Están cincelados en piedra o se pueden mejorar?

Con demasiada frecuencia se confía en los procesos como si fueran perfectos y no pudieran tocarse. Ese tipo de pensamiento es lo que rápidamente desviará un proyecto y posiblemente hará que falle.

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La complacencia no tiene lugar en la gestión de proyectos. Analizar constantemente tus procesos es la mejor manera de llegar a un final exitoso. La forma de mejorar los procesos es mediante una técnica llamada mejora de procesos. La implementación de lo aprendido a través de la mejora de procesos se realiza mediante la creación de un plan de mejora de procesos.

¿Qué es un plan de mejora de procesos?

En pocas palabras, un plan de mejora de procesos es un documento que describe cómo mejorar tus procesos después de identificarlos y analizarlos. En pocas palabras, es cómo puedes mejorar en lo que haces.

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El plan de mejora de procesos es parte de un plan de gestión de proyectos general más amplio. Guía al equipo del proyecto sobre cómo analizar los procesos del proyecto y describe dónde hay espacio para mejoras medibles. Tiende a ser un proceso iterativo que ocurre a lo largo del ciclo de vida del proyecto .

El objetivo de un plan de mejora de procesos es encontrar eslabones débiles en la cadena de procesos o cuellos de botella que impiden el trabajo, y luego encontrar formas de rectificar esas ineficiencias. Esto conduce a que los procesos se completen más rápido, de manera más eficiente y con una mayor calidad de entregables.

Un plan de mejora de procesos también ayudará a reducir los esfuerzos desperdiciados y a mantener a los equipos trabajando de manera más productiva . Ayuda a reducir cualquier fricción que exista en los procesos y garantiza que los procesos cumplan con los estándares de cumplimiento normativo cuando sea necesario.

Crear un plan de mejora de procesos en 7 pasos

Hacer el trabajo de identificar los puntos débiles de un proceso y no hacer nada al respecto es contraproducente. Puede parecer que el esfuerzo de crear e implementar un plan no vale la pena la inversión.

Pero si crees que hay fallas en tu proceso y no respondes para mejorarlas, se está preparando para un problema mayor en el futuro. Por lo tanto, siempre te conviene responder al problema y trabajar para resolverlo. Para hacer esto se requiere un plan. El plan de mejora de procesos se puede dividir en estos siete pasos.

1. Mapear

El primer paso es obtener una descripción general completa del proceso que necesita mejoras. Toma ese proceso y divídelo en un mapa. Puedes utilizar una estructura de desglose de trabajo en un software para mapear minuciosamente cada paso del proceso. Esto te ayudará a tener una idea de dónde están las debilidades en el proceso.

2. Analizar

Ahora que tienes el proceso en cuestión trazado y cada paso claramente delineado, necesitas analizar el proceso para ver dónde pueden estar los problemas. Observa de cerca cada uno de los pasos y mira dónde hubo un problema, como retrasos, sobreasignación de recursos, demasiado dinero gastado, miembros del equipo inactivos, etc.

Una vez que hayas encontrado esos puntos problemáticos, rastrea el problema hasta su origen para abordar su causa y cómo evitarlo en el futuro. Puede utilizar herramientas, como el método de análisis de la causa raíz, para guiarlo.

3. Rediseño

Una vez que se ha descubierto la causa del problema, es hora de rediseñar el proceso para mejorarlo y evitar el problema la próxima vez que lo use. En este punto, querrás incorporar a todo el equipo del proyecto.

Después de todo, son los que tienen el conocimiento más íntimo del proceso y la experiencia práctica con él. Ellos se asegurarán de que no queden piedras sin remover y de que todo se haya documentado en el proceso. Son un recurso invaluable para la mejora de procesos y deben ser escuchados.

Obtén tus ideas sobre cómo rediseñar el proceso e intercambia ideas con ellos para obtener más soluciones. Luego, analiza todas las soluciones que te ofrecen y descubre cuál es la mejor y con más probabilidades de mejorar el proceso. Ahora querrás pensar en el cronograma y los riesgos que podrían ser inherentes al rediseño.

4. Asignar

Has identificado el problema y tienes una solución, ahora necesitas trabajar en él. Eso significa asignar tus recursos. Las personas a las que debes acudir serían los miembros del equipo que se ven afectados por este proceso y su cambio. Sin embargo, es posible que debas acercarte más allá de esa esfera a otras personas de la organización con los conjuntos de habilidades requeridos.

Una vez que hayas reunido un equipo, dales instrucciones detalladas sobre cómo rediseñarlo y por qué es importante. Puedes usar el mapa que creaste anteriormente en el plan para ayudar con este paso.

5. Implementación

Aquí es donde se pone en acción el plan de mejora del proceso, lo que significa crear una lista de tareas y asignaciones detalladas. Esta parte del proceso es como crearías cualquier plan de proyecto, dividiendo los entregables en tareas y asignando a cada miembro del equipo estas tareas. Un software de planificación de proyectos puede ayudarte.

Querrás crear un horario con una línea de tiempo y agregar tareas, su duración y cualquier dependencia.

6. Comunicación

Cuanto mejor sea tu comunicación, mejor será el proyecto. Por lo tanto, tómate el tiempo para comunicar el plan al equipo y asegúrate que comprendan completamente su parte. Escucha, es importante que estés abierto a la retroalimentación y asegúrate que el equipo se mantenga informado durante todo el proceso. Esto crea aceptación y les ayuda a adoptar el nuevo proceso.

7. Supervisar

Una vez que el equipo está ejecutando el proyecto, es importante hacer un seguimiento de su progreso. Monitorear no es microgestión. Proporciona una ventana al proyecto y permite cualquier ajuste para mantenerlo en movimiento según lo programado.

Además, una vez que la mejora se ha implementado en el proceso, debes monitorear al equipo para asegurarte de que lo estén siguiendo de manera adecuada. Cuando surgen problemas, el proceso comienza de nuevo.