7 pasos para lograr que la fase de ejecución de proyecto sea óptima

La fase de ejecución del proyecto suele ser la fase más larga del ciclo de vida del proyecto; y la más exigente. En la fase de ejecución del proyecto:

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• Tu equipo lleva a cabo todas las actividades planificadas, construye los entregables y los presenta a las partes interesadas del proyecto.
• Tu enfoque, como gerente de proyecto, cambia para realizar y supervisar todas las actividades para crear entregables como se describe en el plan del proyecto.
• Deberás realizar un seguimiento continuo del progreso del proyecto y asegurarte de que los hitos y los entregables se ajusten al cronograma del proyecto.
• Debes retroceder un poco y dejar que tu equipo lleve a cabo el plan del proyecto.

En la gestión de proyectos, puede haber contratiempos en el camino, pero si los detectas desde el principio, es fácil corregir el rumbo. Por esta razón, la etapa de ejecución siempre ocurre al mismo tiempo que la siguiente: control y seguimiento del proyecto.

La mayoría de las actividades durante la fase de ejecución del proyecto serán manejadas por tu equipo. Es una línea muy fina para pisar porque necesitas darle a tu equipo suficiente autonomía mientras procuras que todo salga según lo planeado.

En esencia, el director del proyecto tiene tres objetivos principales durante la fase de ejecución:

• La gestión de personas
• Gestionar procesos
• Gestionar la comunicación

Los beneficios de un proyecto bien ejecutado son triples:

• El proyecto se puede completar a tiempo y con el presupuesto
• Se puede mantener la moral del equipo
• Las partes interesadas están satisfechas con el progreso general del proyecto

¿Qué sucede durante la fase de ejecución?

Dependiendo de la naturaleza del proyecto y sus preferencias organizacionales, decidirás la secuencia de actividades que sucederán durante la fase de ejecución.

• Ejecutar el alcance del proyecto
• Gestionar el trabajo del equipo
• Recomendar cambios y acciones correctivas.
• Gestionar la comunicación del proyecto con las partes interesadas.
• Realizar ejercicios de formación de equipos
• Celebra los hitos del proyecto y motiva a los miembros del equipo
• Realiza reuniones de revisión de estado para asegurarte de que todo esté según lo programado
• Documentar todos los cambios en el plan del proyecto
  
  

¿Qué desafíos es probable que enfrentes?

En su libro, Filling Execution Gaps, Todd Williams identifica seis brechas que las empresas deben cerrar para garantizar el éxito del proyecto.

• Falta de entendimiento común
• Patrocinadores no involucrados
• Desalineación con los objetivos y metas estratégicos del proyecto
• Procesos de gestión de cambios deficientes
• Gobierno corporativo ineficaz
• Liderazgo deficiente
  
  

¿Qué se produce durante la fase de ejecución del proyecto?

La fase de ejecución es donde ocurre toda la acción y los planes comienzan a materializarse. Habrá cambios en el alcance y la documentación cambiará como resultado.

Proyectos Deliverable

Los entregables del proyecto son los resultados tangibles del proyecto. Deben revisarse, probarse y cumplir con los criterios de aceptación dados por los clientes.

Solicitudes de cambio

Cuando las expectativas del cliente cambian o hay una desconexión entre la comprensión del equipo de los requisitos del cliente, se producen cambios en el alcance. Estos se documentan en las solicitudes de cambio, que luego se revisan y aprueban.

Datos de rendimiento

La etapa de ejecución produce una gran cantidad de puntos de datos que puedes utilizar para optimizar el desempeño de tu equipo. Puedes encontrar dónde pasa tu equipo la mayor parte de su tiempo y cómo puedes reducir el tiempo y los costos.

Registro de problemas

Siempre que haya errores, problemas o defectos, debes documentarlos en el registro de problemas. Esto te ayudará a volver a los problemas y solucionarlos.

Actualizaciones de documentación

Se documentará cualquier cambio en los documentos creados durante la fase de planificación, como el alcance del proyecto y el cronograma.

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Teniendo en cuenta estos procesos, te recomendamos estos 7 pasos estratégicos para lograr que la fase de ejecución del proyecto sea óptima. 

1. Aprovechar la herramienta de gestión de proyectos.

El uso de la herramienta de gestión de proyectos adecuada puede ser un factor de diferenciación importante para tu equipo. Las mejores herramientas del mercado ofrecen una visibilidad profunda del estado del trabajo y reducen la necesidad de realizar un seguimiento manual durante la fase de ejecución del proyecto. 

Además, también brindan la capacidad de generar informes aduaneros periódicos de una manera fácilmente accesible.

Al final del día, la herramienta de proyecto adecuada para ti es aquella que aumenta tu eficiencia sin la necesidad de superar una curva de aprendizaje empinada.

2. Delegar tareas para realizar el trabajo de forma eficaz

La delegación de tareas no significa que abandones todos los aspectos del proyecto y comiences a depender de los miembros del equipo. En cambio, significa que habilitas a tu equipo y genera tu confianza haciéndolos responsables de una pequeña parte del proyecto. Puede ser una tarea repetitiva o algo en lo que sientas que un miembro en particular es mejor.

3. Capacita a tu equipo para que tome decisiones

Un entorno de empoderamiento es un motivador suficiente para los miembros del equipo que los anima a ir más allá. Bríndales suficiente autoridad para tomar decisiones y dar los pasos necesarios para cumplir con el plan.

4. Mantente abierto a nuevas ideas

Es una buena práctica involucrar al equipo en la toma de decisiones. Incluso si sugieren un enfoque diferente al que tenías en mente, aprecia sus aportes y sé lo suficientemente flexible para aceptar mejores sugerencias. Esto servirá como un buen motivador y hará que el equipo se sienta valorado y se reconozcan sus contribuciones.

5. Gestionar la comunicación del equipo

Es responsabilidad del director del proyecto mantener de forma constante una colaboración eficaz entre el equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto. Debes compartir el progreso del proyecto con todas las partes interesadas a lo largo de esta fase con frecuencia.

Programa reuniones periódicas con el equipo del proyecto para revisar su estado actual. Discute los próximos pasos en el proyecto, los obstáculos y cómo resolver estos problemas durante estas reuniones.

6. Mide el progreso con regularidad

No hay forma de saber si vas por buen camino si no estás midiendo el progreso del proyecto. El proceso de planificación de tu proyecto incluyó el establecimiento de objetivos medibles y KPI (indicadores clave de rendimiento). Aquí es donde todo el esfuerzo realizas en la documentación resulta útil.

Durante la fase de ejecución del proyecto, los riesgos pueden materializarse. Al evaluar continuamente dichos riesgos, equipas a tu equipo con contingencias y evitas que el proyecto falle.

7. Controla el alcance

Casi todos los proyectos sufren de un monstruo desagradable llamado Scope Creep. Es cuando el proyecto crece lentamente fuera de su control y más allá del alcance original del proyecto.

Ahora, no puedes ni debes evitar todas las solicitudes de cambio. La mayoría de los proyectos requieren que repitas y te adaptes al cambio. Las condiciones del mercado, las necesidades de los clientes, las prioridades organizativas pueden cambiar y es necesario afrontarlas.

Punto de bonificación: garantiza la calidad de los resultados y los entregables con las partes interesadas.

No importa cuán impecable sea tu equipo, no hay un proyecto que esté exento de defectos. Siempre es una buena práctica asegurarse de haber traducido las expectativas del cliente en el entregable. Prueba esos entregables y ve si cumplen con los criterios de aceptación.

Una vez que tengas los entregables listos, programarás una revisión de fase formal con todas las partes interesadas clave. Todos los entregables se revisan, aceptan y aprueban. Si hay algún problema aceptable, se documenta junto con tu plan de resolución y todos los planes y documentos relevantes se actualizan en consecuencia. 

Una vez que tengas la luz verde de las partes interesadas, pasarás oficialmente a la siguiente fase: la fase de cierre del proyecto.

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Conclusión. 

Con estos pasos, puedes optimizar la fase de ejecución del proyecto y minimizar los riesgos y desviaciones todo lo que sea necesario, a la vez que aprovechas las utilidades y ventajas de una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube. 

Un enfoque totalmente manual o basado en hojas de cálculo puede resultar un obstáculo durante la ejecución del proyecto. Por este motivo, esta herramienta cubrirá las necesidades de tu equipo durante la fase de ejecución frenética y, al ser muy intuitiva de utilizar, te ayuda en la colaboración de todas las etapas.