Pros y contras de la colaboración online

El COVID-19 ha cambiado radicalmente la vida de millones de personas en todo el mundo. Incluso para aquellos de nosotros que seguimos sanos y en pleno desarrollo de las actividades, la pandemia ha requerido algunas adaptaciones serias en la forma en que operamos. 

Aunque la colaboración online estaba creciendo y muchas empresas se estaban expandiendo para ofrecer opciones de trabajo remoto antes del brote, esta crisis de salud global ha acelerado rápidamente el paso a operaciones totalmente digitales en muchas empresas, al menos por ahora. La transición a la colaboración online presenta, por supuesto, tanto ventajas como desafíos.

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Los desafíos de la colaboración online

Es innegable que la colaboración online tiene sus desafíos, especialmente cuando realiza la transición repentina e inesperadamente. Dentro de este repentino cambio que supuso un proceso de adaptación a la modalidad remota, estas son algunos de los desafíos o contras de la colaboración online.

1. Sentirse un poco desconectado

Un cambio rápido a la colaboración digital puede hacer que los miembros del equipo se sientan, al principio, algo desconectados entre sí y de la propia empresa.

No solemos pensar mucho en las interacciones casuales que ocurren entre compañeros de trabajo en un espacio físico compartido, pero en un lugar de trabajo saludable, las conversaciones alrededor de la cafetera y en los pasillos se suman para crear un sentido de pertenencia y camaradería entre los miembros del equipo. 

La ausencia repentina de esas interacciones casuales puede hacer que los compañeros de trabajo se sientan aislados y fuera de contacto, al menos durante los primeros meses. La rutina de ir a la oficina todos los días había proporcionado un ritual de anclaje que solidificó la identidad de cada persona como miembro del equipo y parte de la empresa.  

Sabemos que toda adaptación cuesta, pero la desconexión de los primeros tiempos poco a poco se fue diluyendo, a medida que las herramientas digitales de comunicación permiten también una interacción fluida entre colaboradores. Un buen gerente puede fomentar las conexiones entre compañeros de trabajo y con la empresa invirtiendo tiempo en la formación de equipos.

2. Respuestas retrasadas

Una de las mejores cosas de colaborar en persona es que, por lo general, puedes obtener respuestas de inmediato. Si tienes alguna pregunta, simplemente camina hacia el escritorio de tu compañero de trabajo y pregunta. Si un compañero de equipo tarda en responder a tu correo electrónico, puede pasar a tu oficina y obtener una respuesta verbal. 

En una encuesta reciente, realizada por Slack, los trabajadores remotos de todo el mundo enumeraron constantemente la comunicación como uno de los elementos más importantes de una buena colaboración. Con la colaboración en línea, depende de que otros respondan de manera oportuna, y su equipo tiene que negociar estrategias para abordar preguntas urgentes desde múltiples espacios de trabajo remotos.

3. Gestión de proyectos

Si tu equipo estaba acostumbrado a colaborar en persona antes de la pandemia, probablemente no disponía de las herramientas necesarias para una gestión de proyectos digital eficaz. Incluso en muchas oficinas modernas, la gestión de proyectos es una combinación de herramientas digitales y físicas, y por lo general, se distribuyen muchos archivos en papel.

La adopción rápida de una herramienta de gestión de proyectos digitales más completa podría encontrar resistencia y confusión a medida que los miembros del equipo luchan por aprender nuevas tecnologías o incluso por aceptar la necesidad de realizar cambios en la forma en que se gestionan los proyectos. 

Una buena solución para disipar las barreras sería obtener la opinión de los colaboradores antes de que se implemente un nuevo sistema de gestión y seleccionar tecnología que sea lo más intuitiva posible.

Las ventajas de la colaboración online

Más allá de que la colaboración online puede haber sido un desafío en los primeros meses de la pandemia, el tiempo demostró que también tiene muchas ventajas. Una vez que tu equipo se acostumbró, es muy probable que adoptes la colaboración online, incluso cuando sea posible regresar a la oficina, de manera permanente.

1. Flexibilidad

La colaboración online con herramientas digitales proporciona un grado de flexibilidad nunca antes imaginado. Muchos trabajadores se han visto repentinamente responsables de la escolarización remota de los niños y comparten el espacio de la oficina en casa con otro adulto. 

Algunos han tenido que trasladarse temporalmente o viajar para ayudar a sus familiares. Con la colaboración online, tu equipo puede trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Las aplicaciones móviles permiten registros y respuestas rápidos incluso cuando un colaborador está lejos de su computadora.

2. Productividad

La colaboración online contribuye a la productividad, y no solo porque permite una mayor flexibilidad en las horas de trabajo y la ubicación. 

Incluso antes de la pandemia del coronavirus, una encuesta de Deloitte sugirió que los trabajadores eran más felices y productivos cuando se les proporcionaban herramientas de colaboración digital efectivas. Las buenas herramientas de comunicación, un elemento importante de la colaboración online, también aumentan la productividad.

3. Gestión de proyectos

Espera, ¿cómo puede la gestión de proyectos ser una ventaja y una desventaja al mismo tiempo? Todo depende de cómo lo hagas. Si bien un equipo de oficina puede tener dificultades al principio para administrar proyectos online de manera efectiva, trasladar la administración de proyectos a la esfera digital puede mejorar la administración de proyectos de manera significativa. 

La implementación de una herramienta de lugar de trabajo digital que se adapte bien a tu equipo puede mejorar la visibilidad y la comunicación en tus proyectos, permitiendo que todos hagan mejor su trabajo.

Conclusión:

Haz que la colaboración online funcione en beneficio de tu equipo

Millones de equipos de todo el mundo colaboran online, algunos de forma más eficaz que otros. Como ya sugerimos, la clave para una colaboración online exitosa es elegir las herramientas adecuadas. Puedes aprovechar todo lo que la colaboración online tiene para ofrecer, adoptando un excelente lugar de trabajo digital para tu equipo. 

Un lugar de trabajo digital es un espacio virtual que permite a tu equipo llevar a cabo todas las funciones de tu trabajo sin cambiar entre un montón de aplicaciones o monitorear media docena de canales de comunicación.

Una de las ventajas más importantes de un lugar de trabajo digital es el tipo de comunicación que permite. Todos los miembros del equipo pueden ver los detalles relevantes del proyecto y comentarlos en tiempo real, en el contexto del proyecto. 

Si bien el cambio a la colaboración online ha sido un desafío para muchas personas, continuará dando forma al futuro del trabajo mucho después de que la pandemia haya pasado. 

Al elegir buenas herramientas y usarlas bien, tú y tu equipo pueden aprovechar las enormes ventajas de la colaboración online.