Proyectos híbridos: estrategias útiles para todo Project Manager

En proyectos híbridos, la comunicación y la coordinación se hacen más críticas y desafiantes para cualquier líder de proyectos. La mayoría de las veces, las personas tan solo cuentan con herramientas digitales para mantener reuniones virtuales con el equipo, lo que la convierte en la única manera factible para interactuar. En la gestión de proyectos, es clave que todo project manager tenga las competencias de liderazgo necesarias para manejar equipos híbridos eficientes. 

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El éxito del proyecto dependerá de 3 factores fundamentales: planificar y comenzar el proyecto con las personas y expectativas adecuadas, configurar las herramientas para que todos puedan utilizarlas e implementar esas herramientas para gestionar reuniones de manera efectiva. Sin embargo, estos elementos no siempre están presentes a la hora de llevar adelante un proyecto híbrido, ya que no es tan fácil alinear a todos los integrantes de un equipo para que mantengan una comunicación eficaz a la distancia. 

Un líder de proyectos híbridos con habilidades para resolver problemas puede hacer que la dinámica de un equipo mixto funcione exitosamente. De hecho, el trabajo híbrido bien implementado puede aumentar la productividad y mejorar la confianza de los colaboradores, lo que se traducirá en una mejora de los resultados. En este artículo, te contamos las principales características de los equipos de proyectos híbridos y revelamos algunas estrategias útiles para que puedas gestionarlos de manera eficiente. 

¿Qué son los proyectos híbridos?

Como su nombre lo indica, un proyecto híbrido es un enfoque que combina equipos con integrantes presenciales y remotos. Pero también se dice que es híbrido cuando combina metodologías ágiles y tradicionales para lograr una mayor adaptabilidad y productividad. La manera en que se gestiona el proyecto es particularmente importante en los equipos híbridos, puesto que los miembros de tu equipo demostrarán si están unificados en un objetivo común o se comportan como satélites que orbitan alrededor de un planeta, que es en realidad el equipo de la oficina.

El éxito o fracaso de un proyecto híbrido dependerá de qué tan efectiva sea la comunicación e interacción entre los distintos miembros de tu equipo para coincidir en las partes que le corresponden a cada uno del proyecto. Es común que al principio haya cierta desintegración y falta de alineación, por lo que es preciso organizar y planificar previamente la carga de trabajo de las diferentes etapas del proyecto, de modo tal que las consignas y objetivos queden claros.

También es importante asignar adecuadamente a los responsables de cada tarea y definir el cronograma de entrega, y que todos los hitos del proyecto queden visibilizados desde una plataforma de gestión de proyectos para que tanto los integrantes del equipo remoto como los del equipo presencial tengan acceso a las distintas vistas sobre el avance del proyecto y puedan emitir sus opiniones, sugerencias o cambios sobre lo que consideren necesario modificar o replantear. 

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Estrategias para gestionar proyectos híbridos

Tener gente en la oficina y algunos miembros del equipo trabajando en remoto puede ser abrumador y obligar a los líderes de proyectos a estar al pendiente, sobre todo, de lo que están haciendo los colaboradores en remoto, no para ejercer un control sobre ellos, sino para asegurarse de que cuentan con las herramientas digitales y las condiciones necesarias de conectividad para desempeñar sus funciones correspondientes. A continuación, te compartimos algunas estrategias que puedes implementar para eficientizar tus proyectos híbridos.

1. Aclarar los términos y expectativas desde el inicio del proyecto.

Al dirigir un equipo de proyecto híbrido, es muy importante tener claros los objetivos, los plazos y las limitaciones del proyecto. Debe prestarse atención a qué se comparte a través de mensajería, qué se envía por correo electrónico y si amerita realizar reuniones presenciales o, incluso qué tipo de emergencia justificaría agendar una reunión fuera del horario laboral, ya sea entre los integrantes del equipo o con algún cliente. 

Establece las expectativas desde el principio y planifica los controles periódicos centrados en la comunicación dentro del equipo. Mantén estas normas documentadas para que sea sencillo de actualizar, a fin de poder aclarar los puntos delicados a una persona, pero que la aclaración quede sentada para el resto del equipo.

2. Promover el uso de las herramientas digitales entre los integrantes del equipo.

Casi todos los proyectos pueden beneficiarse de las herramientas de software de colaboración, pero al ejecutar un proyecto híbrido el software se convierte en parte de tu espacio de trabajo común. Cuando se elige un ecosistema común de herramientas digitales y se las utiliza de manera coherente, aumentan las probabilidades de éxito entre los equipos híbridos. 

Hoy en día, la mayoría de los proyectos pueden gestionarse en línea a través de herramientas que permiten la gestión centralizada de las tareas, con funcionalidades como mensajería grupal, reuniones online y un repositorio central de documentos. No obstante, el objetivo es utilizar la menor cantidad de herramientas necesarias para realizar el trabajo, a fin de reducir el tiempo de capacitación a los colaboradores sobre cómo utilizarlas correctamente a lo largo del proyecto.

3. Aprovechar el trabajo en tiempo real.

Las reuniones en tiempo real pueden ser fundamentales para ejecutar plenamente el avance del proyecto, eliminar los cuellos de botella y compartir conocimientos, pero las reuniones excesivas y mal gestionadas pueden ocasionar frustración, especialmente en un equipo híbrido, en donde algunos integrantes tienen la facilidad de reunirse de forma presencial. 

Para evitar una brecha entre los miembros presenciales y remotos de tu proyecto, puedes organizar una reunión inicial para todo el equipo y reservar una ventana programada con regularidad para que los integrantes guarden en sus calendarios un espacio de tiempo por si necesitan agendar una reunión. Sin embargo, los informes del progreso deberían publicarse fuera de las reuniones, ya sea por correo electrónico, panel de proyecto o mensajes grupales. Esto permitirá asegurar de que las actualizaciones están documentadas.

4. Agendar reuniones individuales cuando sea necesario.

A veces, no es necesario que todos los integrantes del equipo participen de una reunión, ya que es posible que se toquen temas que involucran a unas pocas personas o, incluso, al líder del proyecto y uno solo de los miembros. También, organizar una reunión con una sola persona permite transmitir información crítica sin intermediarios y lograr que una determinada acción se cumpla de manera urgente y con el menor sesgo posible. Esto ayudará a fortalecer las relaciones de confianza no solo grupales sino individuales dentro del equipo, estén donde estén sus colaboradores.

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En definitiva, para gestionar proyectos híbridos es de vital importancia quitarse el prejuicio de que formar equipos con personas que trabajan en la oficina y otras que lo hacen en remoto no es compatible. Por el contrario, se pueden obtener lo mejor de los dos mundos en la gestión de un proyecto, alternando las reuniones presenciales y los puntos de vista de personas que comparten el mismo espacio físico, con el trabajo realizado de manera remota. 

Mientras las consignas y objetivos estén claros, exista un soporte tecnológico estable e integral para dar visibilidad a la ejecución de las tareas y se busque promover el trabajo en tiempo real entre miembros presenciales y remotos, la decisión de implementar proyectos híbridos puede agregar mucho valor a las empresas, aprovechando el gran potencial de sus talentos, sin límites fronterizos de por medio.