¿Cómo afectan las reuniones innecesarias al trabajo de los equipos?

Las reuniones dentro de los equipos de trabajo en las empresas son importantes y una parte necesaria del día a día para establecer nexo entre las ideas y las acciones. Sin embargo, hay reuniones que pueden llegar a ser tan irrelevantes para un equipo en sí que más que contribuir a la colaboración podrían estar retrasando gran parte de las actividades que aportan valor a la empresa. Los responsables de recursos humanos deberían poder identificar cuánto afectan las reuniones innecesarias al tiempo de los colaboradores.  

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El problema es que muchas veces estas reuniones forman parte de la agenda planificada de los equipos y los mismos líderes buscan atenerse a ellas manteniendo el número de reuniones establecidas, aunque la cantidad no refleje su calidad. Como resultado, el interés de los concurrentes puede decrecer debido a la recurrencia o redundancia de algunos temas que podrían tratarse en menos sesiones y de modo más directo.

Una señal de alerta de que tu equipo tiene programadas demasiadas reuniones es que al final de estas tienes la sensación de que no son productivas y que estás perdiendo un tiempo valioso que podrías emplearlo en alguna otra actividad de valor. Lo mismo podría sucederles a tus colaboradores, aunque no lo expresen directamente, pero sí podría reflejarse en un declive de su rendimiento en lugar de mejorarlo. En este artículo, te explicamos cómo afectan las reuniones innecesarias a los equipos de trabajo y qué hacer para solucionarlo. 

Disminuir reuniones y aumentar la colaboración

Si bien las reuniones de trabajo son útiles para organizar mejor la información, exponer puntos en común y facilitar el trabajo en equipo, el exceso de estas sofoca la productividad generando tiempos muertos, sobrecarga de trabajo y microgestiones que dificultan el correcto progreso de las tareas diarias. La mayor parte del tiempo que duran estas reuniones los colaboradores que participan no están avanzando activamente en sus proyectos y tareas. De hecho, es posible que se generen debates que tiendan a oscurecer más el panorama en lugar de aclararlo.

Aunque la intención sea justamente la opuesta, es probable que las personas no hagan mejor su trabajo si tienen su agenda llena de estas reuniones innecesarias. Parte de la priorización de tareas implica también el hecho de aprender a priorizar aquellas reuniones que son verdaderamente importantes de las que no lo son. Mientras menos planificada y dirigida sea una reunión, más repercutirá en la productividad. 

Agendar reuniones periódicas mediante un sistema automatizado no es suficiente para asegurar la optimización de su tiempo, sino que el foco debe estar puesto en lo que se quiere comunicar a las personas y que ese mensaje agregue valor a su trabajo. Esto significa que cada reunión debe tener un objetivo específico, una duración limitada (media hora, 20 minutos, una hora como mucho), un responsable de plantear los principales aspectos y temas a tratar, y finalmente arribar a conclusiones.

A menudo, la mayoría de las reuniones no llegan a conclusiones relevantes o estas terminan aplicándose de una manera errónea. Existe una pérdida de productividad vinculada a la falta de claridad de las ideas planteadas, quiénes son los responsables de una determinada actividad, cuál es la fecha límite para realizar un trabajo o qué recursos están autorizados para realizarlo. 

Por este motivo, el exceso de reuniones puede llegar a restar más que a sumar valor a los equipos. En su lugar, las reuniones deberían ser breves y contundentes en la información que se comparte, promoviendo la colaboración entre las personas. Si una reunión no va a generar un resultado óptimo que sea el producto del esfuerzo en conjunto, es mejor no realizarla. Si sustituimos esas reuniones de debates interminables que no conducen a ninguna solución por reuniones de trabajo en equipo, probablemente la sinergia entre las personas haga disparar la productividad.

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Consejos prácticos para aumentar la colaboración en las reuniones

Una vez que identificamos cómo nos afectan las reuniones innecesarias que están produciendo cuellos de botella en nuestros procesos, el paso siguiente es pensar estrategias para aumentar la colaboración de un equipo durante las reuniones que sí son consideradas como prioritarias. Tener en cuenta estas prácticas que enunciamos a continuación puede ayudarte a aprovechar mejor el tiempo y elevar la productividad de las personas.

1. Agendar reuniones solo con las partes involucradas.

La conocida frase “más es menos y menos es más” se aplica a este punto. Generalmente, en una reunión deben participar solo las personas involucradas en algún proyecto o proceso de negocio. Los que no tienen una participación directa puede que pierdan su tiempo si asisten a uno de estos eventos. El objetivo de reducir el número de personas en las reuniones es el de minimizar el nivel de interferencias en el proceso de comunicación. 

En temas específicos y objetivos, es recomendable contar solo con las personas autorizadas y calificadas para tomar decisiones estratégicas y con aquellas que están vinculadas a esas decisiones o dependen de ellas para avanzar en sus actividades sin inconvenientes.

2. Preparar presentaciones audiovisuales sobre los temas a tratar en una reunión.

Los temas a tratar o debatir en una reunión deberían ser preparados previamente para expresarlos lo más claramente posible para la audiencia, en el caso de que la reunión haya sido planeada para presentar el plan de negocio anual o una campaña de marketing a lanzarse el próximo semestre. La improvisación no es nada conveniente en este tipo de reuniones porque representa una pérdida de tiempo para la gente que participa. Si no hay una preparación de los temas o tópicos a abordar, es preferible suspender la reunión hasta nuevo aviso.

3. Realizar encuestas de satisfacción y opinión al personal.

A veces, lo que se dice en una reunión de media hora o más se puede decir respondiendo a una encuesta. Cuando se necesitan obtener respuestas directas y concisas sobre un tema en específico o problemática que está afectando en algún punto a la empresa, realizar encuestas al personal puede agilizar en gran medida la resolución de un problema, así como la toma de decisiones. Las personas tienden a ser más honestas frente a preguntas concretas de forma escrita que en un cara a cara. 

Recién cuando se contabilizan y contrastan esos resultados, se pueden programar reuniones para tratar los aspectos más preocupantes que arrojaron, a fin de profundizar en las causas y plantear posibles soluciones. Una encuesta puede ayudar a detectar el nivel de motivación de los colaboradores y lo que quisieran cambiar del entorno que los rodea pero no se atreven a revelarlo.

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A modo de síntesis, ahora que sabemos que la cantidad no es sinónimo de calidad, podemos entender cómo afectan las reuniones innecesarias a la productividad de las empresas y el tiempo valioso que podemos llegar a perder dando vueltas sobre un mismo punto. En una era tan minimalista y frenética como la actual, hay que empezar a despojar a la comunicación de todo lo que no suma o aporta valor al logro de los objetivos. Aumentar la colaboración reduciendo la cantidad de reuniones es posible cuando los objetivos están claros, participan las personas involucradas y lo que se comunica influye en los resultados.