Gestión de proyectos: Principales problemas, desafíos y soluciones

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Como ya te hemos contado en artículos anteriores la gestión de proyectos en la industria de la construcción tiene muchas aristas que debes tener en cuenta a la hora de poder ser ejecutados de manera óptima.

En otras palabras, la gestión de proyectos es un campo de trabajo completo y requiere una amplia práctica, habilidades, conocimientos y experiencia. A pesar de la gran cantidad de recursos, certificaciones y asesoramiento de expertos disponibles en la actualidad, esta sigue manteniendo su lugar como una de las profesiones más desafiantes.

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Si bien cada proyecto es único con referencia al alcance, los objetivos o los requisitos del cliente, y no existe una plantilla común para facilitar el ciclo de vida del desarrollo del proyecto. Aunque los problemas que se enfrentan en cada proyecto pueden ser diferentes, hay algunos problemas con los que se tropieza con más frecuencia que otros.

 

Identificar los problemas de gestión de proyectos es una cosa, pero ¿qué hay de resolverlos? Nadie quiere trabajar con alguien que simplemente plantea problemas sin sugerir las mejores formas de solucionarlos. Ese tipo de enfoque negativo puede ralentizar cualquier tipo de tarea, pero en la gestión de proyectos, simplemente no es aceptable. Como encargado o gerente de la gestión de un proyecto no solo debes abordad los riesgos sino que también debes tener planes de contingencia que luego te ayuden a poder hacer frente a los mismos (antes que estos se conviertan en un problema).

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Cuanto más te prepares para los desafíos de la gestión de proyectos, más fácilmente podrás superarlos y volver a encarrilar sus proyectos. Aquí, echaremos un vistazo a algunos de los problemas de gestión de proyectos más comunes y las formas en que puede abordarlos cuando surjan.

Órdenes de cambio

Por qué sucede: no importa cuán diligentes seas como gerente de proyecto y otras partes interesadas en las primeras fases de un proyecto, la mayoría de estos eventualmente encuentran brechas o deficiencias en el alcance del trabajo. Cuando los gerentes permiten que el equipo asuma continuamente nuevos requisitos sin órdenes de cambio, los plazos y presupuestos del proyecto inevitablemente se ven afectados.

Cómo resolverlo: la única forma de combatir el arrastre del alcance es poner las cosas por escrito. Cuando tus clientes soliciten entregables u otro trabajo que no se describió en la orden de pedido, insiste en seguir un proceso formal para documentar la solicitud, estimar los recursos adicionales necesarios e identificar el efecto en otras tareas y entregables. De esta manera, tendrás todas tus bases cubiertas.

Falta de recursos

Por qué sucede: dados los plazos prolongados involucrados en los proyectos empresariales, los gerentes de proyectos a menudo enfrentan desafíos para predecir quién estará disponible para trabajar en las tareas del proyecto con anticipación. El desafío se vuelve aún mayor cuando se espera que los miembros del equipo dividan su tiempo entre múltiples proyectos simultáneos.

Cómo resolverlo: la gestión de proyectos y carteras de toda la organización puede eliminar las conjeturas en la asignación de recursos. Mediante el uso de herramientas de gestión que brindan visibilidad de las asignaciones y la utilización en todos los departamentos y unidades de negocios, podrás no solo planificar el futuro, sino también encontrar la mejor opción para las necesidades actuales, como por ejemplo, cuando cambian los plazos del proyecto.

Metodologías conflictivas

Por qué sucede: los proyectos de construcción tienden a involucrar a varios equipos distintos, a menudo de unidades tercerizadas o empresas independientes. Dada la amplia gama de metodologías de gestión de proyectos que se utilizan en la actualidad, es muy común que se espere que dos equipos que utilizan diferentes métodos de gestión de proyectos trabajen juntos en una tarea o entrega común.

Cómo resolverlo: pedirle a un equipo que utilice la metodología de gestión de proyectos de otro equipo puede generar retrasos graves y problemas de calidad. Un mejor enfoque es utilizar un software de gestión de proyectos que permita a los equipos traducir la información de las tareas y otros detalles del proyecto de una metodología a otra.

 

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