Gestión de riesgos en los proyectos

Para comenzar a explicar de qué se trata la gestión de riesgos en los proyectos, vamos a definir primero qué entendemos por proyecto y por riesgo.

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Un proyecto es un esfuerzo temporal que tiene como finalidad entregar un producto o servicio con principio y final definidos. Involucra un determinado alcance, tiempo y costo, buscando cumplir con un objetivo que produzca un cambio positivo y aporte valor a la empresa. 

Un riesgo es un evento o condición incierta que puede afectar negativamente o positivamente uno o más objetivos de un proyecto.

La gestión de proyectos hace posible la realización de cada proyecto, por lo que el primer desafío es alcanzar las metas en el plazo estipulado. Las limitaciones o restricciones del proyecto son el alcance, el tiempo y el costo. El desafío secundario, y el más ambicioso de todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para lograr objetivos predefinidos.

En la gestión de proyectos, la gestión de riesgos es la práctica de identificar, evaluar y prevenir o mitigar los resultados deseados. Los gerentes suelen ser responsables de supervisar el procesos de gestión de riesgos durante la extensión de un proyecto determinado.  

¿Por qué gestionar los riesgos en los proyectos? 

En el mundo de los negocios, el principal riesgo es no correr riesgos, diría Mark Zukerberg, ya que en un horizonte que cambia constantemente la única posibilidad que existe para el fracaso es no hacer nada, instalarse en la zona de confort. Por eso es importante para que tu proyecto no fracase saber gestionar adecuadamente los riesgos.

La necesidad de gestionar los riesgos en los proyectos permite a las empresas poder identificar las posibles consecuencias  que atraviesen los proyectos, ya sea para potenciar los efectos positivos o reducir los riesgos que pongan en peligro la continuidad o realización del proyecto. 

Para gestionar los riesgos de manera eficaz los directores de proyectos deben tener la comprensión precisa de sus objetivos para poder identificar las posibles barreras que puedan afectar la capacidad del equipo para producir resultados. En este sentido, es fundamental que entiendas qué riesgos está dispuesta a aceptar tu empresa y tus "stakeholders" para llevar a cabo tu proyecto de forma efectiva. 

De acuerdo a este razonamiento, los proyectos más conservadores tendrán una probabilidad menor de riesgo que aquellos proyectos más innovadores. Pero en última instancia, un proyecto que no arriesga, tampoco tiene muchas posibilidades de alcanzar los objetivos esperados.

Por lo general, los proyectos más conservadores propenden a involucrar menor probabilidad de riesgos, porque pertenecen a empresas que quizá no cuentan con el presupuesto ideal para afrontar mayores desafíos. En cambio, las empresas que tienden a experimentar con acciones más disruptivas implementando más tecnologías con un presupuesto mayor, están sujetas a enfrentar mayores amenazas de riesgos. 

¿Cómo gestionar los riesgos en proyectos predictivos y ágiles? 

Los entornos predictivos son aquellos en donde los requerimientos del proyecto son bastante claros y la planificación nos permite ejecutar el proyecto en forma de cascada, es decir, de principio a fin. En cambio, los proyectos que siguen la línea ágil se da cuando estamos ante un entorno muy volátil, con requerimientos poco claros, cambiantes, que ni siquiera el cliente tiene muy en claro.

Por este motivo, en ciclos más cortos de tiempo vamos a realizar entregas de valor de manera evolutiva hasta que eventualmente llegamos al concepto final. Los riesgos también poseen una lógica distinta, tanto en los proyectos predictivos como en los ágiles.

Gestión de riesgos en proyectos predictivos.

Nos enfocamos en los riesgos desde el inicio del proyecto, sea de los requerimientos, el project charter y la matriz de interesados. En la instancia de planificación, veremos los pasos lógicos que nos propone el PMI para ejecutar una buena gestión de riesgos.

Proceso de gestión de riesgos.

Implica un proceso que se divide en varias etapas, entre las que podemos mencionar las siguientes:

• Planificar la gestión de riesgos.
• Identificar los riesgos.
• Análisis cualitativo.
• Análisis cuantitativo.
• Planificar respuestas.
• Control y seguimiento.

1. Planificar la gestión de riesgos.

El principal entregable es generar un plan de gestión de riesgos. Para esto, debes ponerte de acuerdo en las metodologías que vas a utilizar para la gestión de riesgos del proyecto. Luego, establecer roles y responsabilidades para medir el impacto de los posibles riesgos. 

A continuación, un tercer punto a destacar es el presupuesto para gestionar riesgos y definición de protocolos para que el project manager pueda aplicar estos fondos en reservas de contingencia (riesgos principales) y de gestión (riesgos residuales).

2. Identificación de los riesgos.

El objetivo de esta segunda etapa de la gestión de riesgos es documentar los riesgos para que el equipo del proyecto pueda responder adecuadamente. Esta instancia no se relega únicamente al inicio del proyecto o la planificación, sino que atraviesa todo el proceso en su conjunto.

Para identificar los riesgos, puedes utilizar distintas herramientas y técnicas, como las entrevistas, el Brain Storming, lista de verificación de posibles riesgos, análisis de causa y raíz, análisis de supuestos y restricciones, análisis FODA del proyecto y análisis de documentos.  

3. Análisis cualitativo.

Implica estimar la probabilidad e impacto de los riesgos del proyecto y su exposición (tiempo, costo, etc.) Acto seguido, se debe priorizar los riesgos según la probabilidad y el impacto, así como establecer quién es el dueño en la gestión de riesgos.

4. Análisis cuantitativo.

Cuantifica la exposición al riesgo del proyecto y define en cuánto te puede afectar el riesgo y cuál es el costo de afrontarlo. Para realizar esta actividad, existen herramientas cuantitativas que permiten medir estos riesgos.

5. Planificar respuestas.

Podemos identificar distintas estrategias para abordar los riesgos, ya sean negativos o amenazantes, o bien, positivos u oportunidades. En el caso de que tengas que afrontar riesgos negativos, puedes optar por cualquiera de las siguientes acciones:

• Evitar: cambia la estrategia de tu proyecto para que no suceda la amenaza.
• Transferir: si el riesgo es muy elevado, delega o transfiere a un tercero, al cual le pagues por solucionar el problema.
• Mitigar: reduce el riesgo lo más que puedas para que no genere tanto impacto.
• Aceptar: esperas que se produzca el riesgo y en función de su gravedad, actúas. 

Ahora bien, si estás ante riesgos positivos, aquí tienes otras estrategias: 

• Explotar: elimina la incertidumbre de que no suceda y hazlo posible.
• Compartir: comparte un riesgo positivo con terceros y aumenta la capacidad de que salga adelante. 
• Mejorar: aumenta la posibilidad de que la oportunidad se materialice.
• Aceptar: acepta la oportunidad tal como viene, y de paso, compártela con terceros así crecen ambos.

6. Control de riesgos.

En este punto, recuerda que el proceso de gestión de riesgos siempre debe retroalimentarse, actualizarse y adaptarse a la evolución del proyecto. Asimismo, debes evaluar si las respuestas a los riesgos son efectivas, si ha cambiado el nivel, si se detectaron nuevos, o bien, si las reservas para contingencias de costos o cronogramas requieren cambios.

Por último, integra el monitoreo de los riesgos a los informes de avances generando feedback constante al cliente, sponsor, interesados y equipo del proyecto.

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En síntesis, al margen del tipo de proyecto para la gestión de riesgos (predictivo o ágil), suma a todas las personas posibles para que manifiesten sus inquietudes y participen con sugerencias, de necesitarlo.  A su vez, preocúpate por reducir lo máximo posible los riesgos negativos y potenciar los positivos. Solo de esa forma podrás garantizar a tu cliente entregarle un proyecto fiel a sus expectativas y necesidades.