El rol de los stakeholders en la gestión por proyectos

El rol de los stakeholders es sumamente importante para la gestión de un proyecto, ya que son las partes involucradas en un proyecto y juegan un papel crucial en su evolución, puesto que de ellos depende que un proyecto continúe su curso normal o quede inconcluso. Los stakeholders tienen el poder necesario para hacer avanzar un proyecto, así como de conseguir que se detenga y sea considerado inviable.

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Un stakeholders es un individuo, grupo u organización que puede afectar, ser afectado o percibirse como afectado por una decisión, actividad o determinado resultado de un proyecto. Los stakeholders están directamente involucrados en el proyecto o tienen intereses que pueden verse afectados por el resultado del mismo.

Normalmente, el término incluye a los integrantes de un equipo del proyecto, gerentes de proyecto, patrocinadores, ejecutivos, clientes o usuarios. Si un proyecto es pequeño de tamaño, el número de stakeholders puede ser también pequeño. Sin embargo, si es grande y se expande a un área grande, el mismo puede tener una gran cantidad de stakeholders, incluidas las personas que ofician de público.

De hecho, no todos los stakeholders son iguales, ya que tienen diferentes expectativas y necesidades con respecto a un proyecto. Por esta razón, es esencial tratar a cada parte interesada según sus propias necesidades para evitar que se sientan excluidas.

La propuesta para este artículo es reflexionar sobre el rol de los stakeholders en el avance de un proyecto y cómo puede su perspectiva mejorar el curso de las acciones orientadas a cumplir el objetivo.

Diferentes stakeholders a menudo tienen expectativas opuestas que pueden crear conflictos dentro del proyecto. Las partes interesadas también pueden interferir en el proyecto, sus entregables y el equipo del proyecto para cumplir con tus objetivos comerciales estratégicos u otros requisitos. 

Tipos de partes interesadas del proyecto

Los interesados ​​en el proyecto se pueden clasificar en dos tipos: 

• Stakeholders internos 
• Stakeholders ​​externos

Stakeholders internos

Como sugiere el nombre, estas son las personas involucradas en un proyecto desde adentro. Incluyen:

• Un patrocinador
• Un cliente o cliente interno (si el proyecto se inició por una necesidad interna de la organización)
• un equipo de proyecto
• Un administrador de programas o portafolios
• Gestión
• Gerente de otro equipo de la empresa.

Stakeholders ​​externos 

Estas partes interesadas no están directamente involucradas, pero están involucradas desde afuera y se ven afectadas por el resultado del proyecto.

• Un cliente o cliente externo (si el proyecto comenzó debido a un contrato de una parte externa)
• Un usuario final
• Subcontratistas
• Un proveedor
• El Gobierno
• Comunidades locales
• Medios de comunicación

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Por qué los stakeholders son importantes

Los stakeholders tienen diferentes niveles de obligaciones y de autoridad cuando contribuyen a un proyecto. Este nivel puede diferir en cuanto a los ingresos. Puede variar desde contribuciones ocasionales hasta el patrocinio total del proyecto. 

Algunos de ellos también pueden restar valor al éxito del proyecto, ya sea de forma activa o pasiva. Estos interesados ​​necesitan la atención del director del proyecto durante todo el tiempo del ciclo de vida del proyecto.

La identificación de los interesados ​​es un proceso continuo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Identificarlos, comprender su nivel de efecto en un proyecto y satisfacer sus demandas, necesidades y expectativas son esenciales para el éxito del proyecto.

Así como pueden afectar los objetivos de un proyecto de manera positiva o negativa, los stakeholders pueden percibir que un proyecto tiene resultados positivos o negativos.

Una de las responsabilidades más importantes de un gerente de proyecto es gestionar las expectativas de los stakeholders, lo que puede ser problemático ya que las partes interesadas suelen tener objetivos muy diversos o contradictorios.

Los distintos roles de los stakeholders

Los stakeholders son importantes para una organización porque están formados por todas las personas de la organización a las que necesitas prestar los servicios necesarios. Si las personas a cargo tienen claro quiénes son las partes interesadas de tus servicios, podrán definir de manera efectiva los roles, las responsabilidades de las organizaciones de apoyo, el proceso y la gestión de las interfaces entre los diferentes roles y procesos.

Los principales roles que juegan los stakeholders, que resaltan su importancia son:

1. Definición del servicio. 

Es deber de la gestión de la cartera de servicios asegurarse de que los stakeholders participen en la definición y evaluación del servicio.

2. Implementación del servicio.

Es importante mantener actualizados a los interesados ​​sobre el progreso de la implementación del servicio a lo largo del proyecto. Al hacerlo, los stakeholders estarán involucrados en la configuración del servicio.

3. Operación y monitoreo del servicio.

Las actividades de operación afectan directamente a los stakeholders. Por lo tanto, es vital comprender los intereses de las partes interesadas y su forma de utilizar los servicios para obtener resultados óptimos. Mediante el monitoreo, podemos garantizar que la gestión del nivel de servicio, ITSM y el cliente reciban información directa.

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En conclusión, el rol de los stakeholders amerita una importante participación dentro de un proyecto determinado, puesto que al estar involucrados se ven afectados por su proyecto o tienen algún tipo de interés en él. Pueden ser internos, externos, positivos, negativos, de alto poder, de bajo poder, etc. Sin embargo, para completar tu proyecto con éxito, debes administrar adecuadamente a todos estos interesados ​​y cumplir con sus perspectivas. Si no lo haces, tu proyecto puede verse comprometido y no lograr los resultados esperados.