Razones por las cuales Excel está frenando tu crecimiento

Primero y antes que nada debemos tener en claro que con Excel podemos hacer muchísimas tareas. Además, es de fácil acceso y está especialmente diseñado para ser usado en el mundo de los negocios. Sin embargo, a medida de que nuestro negocio crece y es mayor la cantidad de planillas que usamos los problemas empiezan a incrementarse y esto hace que se frene nuestro crecimiento. Pero… ¿Cuáles son las razones por lo que esto pasa?

Tengamos en cuenta que para generar una hoja de Excel que cumpla con todos los requisitos financieros debemos realizar una excelente planificación. Para ello se necesita de tiempo que nos permita configurarla, se debe prever la inclusión de reportes de gastos, de ingresos o de facturas. Pero, aunque realicemos con el máximo detalle estas planillas, podemos encontrarnos ante una situación en la cual constantemente se necesite agregar o cambiar información en las mismas.

Otro inconveniente al que nos enfrentamos es que en las planillas de Excel es fácil cambiar la información, aunque es muy difícil controlar quién hace los cambios. Muchas veces las personas que están encargadas de utilizarlas no están formadas y pueden cometer errores que, al presionar “Guardar cambios”, pueden llegar a ser irreversibles. Además, cuando trabajamos con mucha cantidad de datos, si se combinan muchas hojas de cálculo o si se incluyen macros, aparecen los problemas de velocidad.

Por lo tanto, aunque Excel es una herramienta que nos puede resultar útil para ciertas tareas, para otras será necesario que se utilice otro tipo de programa o sistema. Esto es debido a que Excel es una hoja de cálculo y no una base de datos, por ende tampoco es un programa de gestión o contabilidad. Seguramente podremos utilizarlo para realizar inventarios, como CRM, para contabilidad, etc., pero a la larga se estará perdiendo eficacia e impedirá su crecimiento.

Algunas otras desventajas que puedes tener con su uso y que te demuestran que Excel está frenando tu crecimiento, son:

• Los archivos ocupan demasiado espacio, aunque los cálculos sean sencillos, lo que le resta eficiencia.
• No es útil para labores especializadas, por lo que es necesario otro tipo de software.
• Es poco seguro, ya que sus documentos pueden ser abiertos y vistos por cualquiera.
• Algunas personas consideran a los gráficos insuficientes o de mala calidad, otros, echan de menos una ayuda correcta.
• No es útil para todo tipo de negocio, sí bien puede ser útil a nivel empresarial, también depende del tipo de empresa. Probablemente una gran empresa necesite algo más específico.
• Se requiere, por sus necesidades, de un ordenador potente y en buen estado.
• Como muchos programas para Windows, suelen presentar errores inesperados que hacen que el programa se cierre de forma abrupta, se pierdan datos irrecuperables, y se tenga que comenzar todo el trabajo de nuevo.
• Las nuevas versiones no brindan grandes cambios o mejoras para los usuarios.
• Es un programa incapaz de manejar fechas anteriores a 1900.
• Se debe introducir manualmente cada operación.
• Al guardar una hoja de cálculo de Microsoft Excel en formato de hoja de cálculo XML, muchas características de Excel se conservan, pero otras no. Entre las no conservadas encontramos: las flechas de rastreo de auditoría, las hojas de gráficos, hojas de macros, hojas de diálogo, los gráficos y objetos gráficos, las vistas personalizadas, las capas de objetos de dibujos, los esquemas, no se pueden guardar los archivos protegidos con contraseña, los escenarios, la información de un libro compartido y las categorías de funciones definidas por el usuario.
• Resulta muy ineficiente en términos de gestión del espacio y en ahorrar recursos.
• Crea dependencia excesiva. De manera que mucha gente quiere hacerlo todo con Excel, en vez de utilizar los programas adecuados para cada tarea, creyendo que es mágico y nos lo solucionará todo.

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En conclusión, cuando pensamos en montar nuestro propio negocio también planificamos crecer, es por eso que necesitamos un sistema que:

• Brinde información que sea precisa.
• Permita obtener reportes de manera rápida y fácil.
• De acceso a tus datos en cualquier momento.
• Se integre a otras aplicaciones de pequeñas empresas.
• Nos ayude a mejorar la productividad y eficacia