8 claves para profesionalizar tu pyme familiar

Cuando tienes una empresa familiar o fundas una Pyme e involucras a tu familia, existen ciertos riesgos y desafíos a los que te debes enfrentar si quieres profesionalizar dicha empresa, mantener su rentabilidad en el tiempo y lograr que crezca cada año. 

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Sabemos que no es fácil vencer ciertas barreras informales que se normalizan desde el círculo familiar, pero es imperioso que se identifiquen los problemas que se manifiestan, no bien una empresa de estas características comienza a funcionar. 

Por eso es común que si en la vida diaria existen algunos conflictos familiares, estos pueden trasladarse a la vida empresarial y afectar el funcionamiento de la empresa, generando una retroalimentación negativa en donde la vida familiar afecta la vida empresarial y estos conflictos lentamente van minando las relaciones humanas.

La consigna de este artículo es detectar los problemas que suelen presentarse cuando no está profesionalizada una empresa familiar y brindarte 8 soluciones que puedes implementar para lograrlo.

Problemas de no tener profesionalizada una pyme.

Diversos problemas se generan cuando una pyme no está profesionalizada. Típicamente, muchas pymes familiares no asignan roles definidos por tratarse de integrantes que supuestamente conocen la empresa y pueden desempeñar varias funciones a la vez. 

Esto es un error y asumir como válida esta realidad es caer en un círculo vicioso en donde los roles están mezclados y todos ejecutan demasiadas tareas, muchas de las cuales no corresponden a las funciones que deberían cumplir. 

En este sentido, no es extraño que en una pyme familiar el vendedor también cumpla funciones de community manager, diseñador gráfico y redactor, si aún la empresa no cuenta con los recursos necesarios para contratar personal que se encargue de estos roles. 

También es normal que estas empresas usen WhatsApp como canal corporativo. De hecho, esta aplicación está bien utilizarla para el ámbito personal pero no para un entorno profesional, en donde existe una débil barrera entre lo personal y lo empresarial que debe ser evitada. 

Asimismo, algunas empresas pymes incluso trabajan sin objetivos, como un barco a la deriva. Por consiguiente, sin objetivos, es imposible establecer indicadores que demuestren el progreso de una empresa y ayudar en la toma de decisiones, por lo que es posible que sus dueños no sepan realmente qué tan rentables son y si administran sus recursos adecuadamente. 

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Existen más problemas, pero sobre la base de los ya mencionados, hemos seleccionado 8 soluciones que podrían ayudarte en el camino de profesionalizar tu pyme familiar.

1. Formalizar procesos.

En toda empresa, sea Pyme familiar o no, se deben formalizar los procesos para que las funciones de cada rol sean mucho más sencillas de realizar. Se trata de optimizar la manera en que se hacen las cosas, tener una hoja de ruta para lograr los objetivos en determinado tiempo.

2. Definir roles correctamente (organigrama).

Para definir roles es necesario diseñar un organigrama que refleje las jerarquías y roles de cada miembro de la empresa. Poder delimitar los roles en un organigrama te permite obtener una mejor visibilidad de la organización en su conjunto y cada colaborador sabrá las responsabilidades que les compete sin que se confundan con las de los demás. Así también se evitarán roces.

3. Establecer objetivos.  

Toda empresa sin importar su tamaño debe establecer objetivos que alcanzar a través de procesos formalizados y roles definidos. Estos objetivos deben ser asimismo inteligentes (SMART). Específicos, medibles, realizables, relevantes y temporales.  

4. Diseñar planes en función de estos objetivos.

Una vez que tienes procesos formalizados, roles definidos y objetivos establecidos, la próxima instancia es diseñar planes de acción en función de esos objetivos. Por ejemplo, un plan de marketing responde a objetivos específicos de marketing para alcanzar en un plazo determinado. Un plan comercial también obedece a objetivos de ventas que deberá alcanzar el equipo comercial.

5. Generar indicadores para evaluar resultados. 

Para profesionalizar tu pyme familiar es fundamental tener indicadores. Sin indicadores de evaluación o rendimiento (KPI) no es posible conocer el progreso de los objetivos, saber el progreso de los mismos o identificar el crecimiento en el tiempo. Al mismo tiempo, proporcionan la información necesaria para tomar decisiones acertadas que favorezcan el crecimiento de tu empresa. 

6. Incorporar canales formales de comunicación corporativa. 

En este punto, si quieres convertir tu pyme familiar en una gran empresa, establece un canal de comunicación formal para la comunicación empresarial. Mantiene WhatsApp para la interacción personal y elige una aplicación que incluya la mayoría de sus funcionalidades más requeridas y, además, que sea más seguro contra terceros, en caso de que intenten robar tus datos a través de tu cuenta.

7. Crear un protocolo de empresas familiares. 

Un protocolo de empresas familiar es un acuerdo de naturaleza jurídica que permite a los socios de una empresa familiar pyme regular la gestión y organización empresarial, además de mediar en las relaciones familiares para otorgar continuidad a la empresa de forma efectiva y exitosa a partir de las generaciones venideras. Crear este protocolo te ayudará a profesionalizar tu pyme familiar de forma responsable, evitando conflictos de poderes en el futuro. 

8. Dejar fuera de la empresa los conflictos familiares.

Aunque parezca una obviedad, en realidad no lo es, ya que si los integrantes de una familia no se llevan muy bien en el ámbito profesional, deberán limar esas asperezas para que no se mezclen los dos entornos. Evita comportamientos que malogren la armonía de tu empresa, porque el trabajo en equipo podría verse afectado negativamente y producir daños colaterales en los resultados. 

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En pocas palabras, la mejor manera de profesionalizar tu pyme familiar es formalizando procesos, migrando a plataformas comunicativas más formales, elaborar objetivos y planes de acción de los mismos a mediano y largo plazo y controlar tu gestión con indicadores de rendimiento. Sólo así tu pyme tiene grandes posibilidades de crecer dejando de ser una más del montón.