¿Cómo saber si la jerarquía organizacional es adecuada?

Los niveles jerárquicos son fundamentales en cualquier ámbito para tener claridad en la toma de decisiones y fluidez en los procesos de trabajo. La jerarquía organizacional es el pilar que define roles y responsabilidades para impulsar la eficiencia, la productividad y el bienestar del equipo en la dirección correcta para alcanzar tus objetivos con éxito.

Un inadecuado enfoque de los roles puede generar confusión, inestabilidad, desorden, desmotivación del equipo, obstáculos innecesarios y retraso del flujo de trabajo. Por ello, en este artículo te contaremos acerca de este eje clave y cómo saber cuál es el adecuado para tu empresa.

Para pautar una jerarquía organizacional exitosa el proceso administrativo debe componerse de cuatro etapas fundamentales que permiten establecer metas, organizar recursos, dirigir equipos y controlar el desempeño.

• Planificación.
• Organización.
• Dirección.
• Control.

Al implementar estas etapas, maximizas la eficiencia.

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Pilares de éxito

Tener claridad y transparencia en la distribución de tareas y labores permite conectar todos los puntos para una mejor coordinación. Estos puntos son clave para desenvolverse con orden:

Roles y responsabilidades: En primer lugar, debe haber roles y responsabilidades definidos y que cada miembro del equipo sepa su puesto y sus tareas correspondientes.

Organigrama: tener todo organizado en la mente puede ser abrumador y también contraproducente, ya que intentar retener cada detalle y proceso puede confundir y sobrecargar de información al líder, sin mencionar que esto le quita “espacio mental” cuando podría ocuparse de tareas más importantes y activas del proyecto. Por esta razón, plasmar la estructura y relaciones de trabajo en un organigrama ayuda a visualizar todo claramente, facilitar la delegación de tareas, mejorar la comunicación e identificar más fácilmente las áreas de mejora.

Toma de decisiones: la jerarquía organizacional permite tomar decisiones estratégicas para minimizar las trabas que impiden el avance del proyecto o mejor conocido como los “cuellos de botella”. Además, tener en claro quién es el encargado de cada responsabilidad, evitará la burocracia innecesaria y, a la vez, generará un ambiente laboral estable, efectivo y de productividad. Donde los colaboradores tienen autonomía y los recursos necesarios para realizar su trabajo.

Motivación y desarrollo del talento: una jerarquía organizacional bien pactada fomenta la motivación, el desarrollo del talento y busca incentivar la eficiencia. Cargar con responsabilidades de cierta complejidad a los distintos miembros de tu equipo, de acuerdo con sus habilidades, capacidades y experiencia, les dará la libertad y confianza para lograr los objetivos por sí solos.

Esto a la vez te ofrece alternativas para ver el potencial de cada uno y brindarles oportunidades de crecimiento y progreso profesional, lo que decanta en la gratitud del reconocimiento y desempeño excepcional.

Adaptabilidad: la jerarquía organizacional debe ser flexible como para adaptarse a cambios repentinos en el entorno empresarial y las necesidades del negocio en particular. Debe ser capaz de adaptarse a los ajustes rápidos para enfrentar desafíos o aprovechar oportunidades emergentes.

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Mapeo de Roles

Entonces para que la estructura funcione, en ella deberá haber los siguientes principales puestos de trabajos ordenados por niveles jerárquicos:

Nivel de gestión empresarial estratégico. Se encuentra en la cima de la pirámide. Es un nivel ejecutivo que corresponde a los Presidentes Ejecutivos (CEO) y Vicepresidentes y Director General, quienes son los responsables de tener una visión general del estado del mercado, de la competencia y las necesidades de la compañía para tomar decisiones estratégicas y definir las metas a largo plazo de la organización.

Tienen a su disposición un equipo de personas que colaboran en el asesoramiento de qué caminos llevar, ya que sus decisiones, al ser definitivas, impactarán directamente en el funcionamiento y éxito de la empresa.

Nivel de gestión empresarial táctico o técnico: este nivel es intermedio, donde se despliegan los distintos departamentos que conforman la empresa. Incluye roles de supervisores, gerentes de departamento, gerentes de proyecto, coordinadores de equipo, especialistas técnicos, cuyas funciones son organizativas.

Son los encargados de implementar la estrategia definida por el primer nivel, mediante acciones desarrolladas en períodos de uno a tres años con criterios de medición establecidos para evaluar los resultados.

Este nivel va desde la dirección y supervisión de actividades hasta la maestría en áreas técnicas específicas que brindan orientación y apoyo al siguiente nivel, el personal operativo.

Nivel de gestión empresarial operativo: este nivel ejecuta las tácticas previamente pautadas. Son los directivos encargados de supervisar el proceso productivo y asignar tareas al equipo, como los jefes de sección o equipos de trabajo. Los planes que diseñan son a corto plazo, de unos meses de duración, y se enfocan en acciones muy concretas.

Nivel operativo: es fundamental en la jerarquía organizacional de cualquier empresa, ya que es la base de la pirámide que hace que todos los planes se lleven a cabo. Son los roles que ejecutan las tareas diarias para el funcionamiento de la organización. Incluyen trabajadores de producción, asociados de ventas, asistentes administrativos y personal de atención al cliente.

Su parte es vital para el éxito, ya que la eficiencia, calidad y efectividad con la que se realizan las actividades, afectan directamente en la satisfacción del cliente y, en consecuencia, en la rentabilidad de la organización.

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Directo al éxito

Estos son los distintos niveles en la jerarquía organizacional típica que una compañía debe tener. Cada parte es fundamental para el funcionamiento general, ya que la coordinación entre ellas garantiza el éxito.

Sin embargo, remarcamos que estas son divisiones generales, y que, dependiendo el tamaño y el rubro de tu compañía, establecerás tu propio método de dirección. Lo que puede funcionar en una empresa, no será necesario en otra, ya que las estructuras y división de tareas dependen de múltiples factores.

La jerarquía organizacional no es una fórmula mágica, sino una herramienta que debe adaptarse a las necesidades y características de tu compañía. Te invitamos a considerar estos aspectos para construir una estructura sólida y adaptable que impulse el éxito de tu organización.