Guía: Cómo elaborar un organigrama simple para tu empresa

El organigrama de una empresa es una representación gráfica y ordenada de su estructura organizacional. Este esquema permite identificar las cadenas de mando, las interrelaciones de los puestos de los colaboradores, su pertenencia a determinada área funcional y los niveles jerárquicos que atraviesa.

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Contar con un organigrama te permite organizar en un gráfico visual los puestos de trabajo, sus funciones y conexiones, a fin de lograr visibilizar claramente todos los roles que existen dentro de la empresa, a qué áreas pertenecen y qué funciones les corresponde desempeñar. 

En este artículo, nos proponemos explicarte cómo elaborar un organigrama paso por paso, su importancia en la vida de las personas y qué ventajas aporta a la dirección de la empresa.

Importancia de contar con un organigrama.

La importancia de elaborar un organigrama reside en que permite conocer la información clave para coordinar las diferentes áreas de una empresa. Constituye en sí misma una forma de dimensionar la estructura de la empresa y garantizar el crecimiento paulatino de la misma.

Aunque a veces se relaciona el organigrama con la estructura organizacional de una empresa tradicional, existen diversos modelos de organigramas que pueden aplicarse según la función del sector. 

Además, los organigramas se pueden adaptar a las necesidades y circunstancias de la empresa, es decir, tanto si se trata de una compañía grande como si es una pyme, por lo que el organigrama contendrá la cantidad de eslabones que logre describir su estructura organizacional completa en un solo diagrama. 

Tampoco debemos olvidar que la estructura de una empresa puede repercutir en su productividad si, por ejemplo, falta cubrir determinados puestos o están cubiertos de más mientras que faltan otros que son importantes y no se están teniendo en cuenta. 

No obstante, a esas cuestiones específicas las descubrirás cuando ya tengas un organigrama hecho y puedas identificar los aspectos mejorables. Por ahora, solo vamos a partir de la base explicando cómo elaborar un organigrama para tu empresa.

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1. Determinar las jerarquías del trabajo.

En este primer paso, es fundamental determinar la cadena de autoridad para definir cuántos niveles jerárquicos hay y quién es el responsable de tomar las decisiones, así como poder identificar las relaciones de poder entre superior y subordinado. 

Si bien puede parecer que delimitar jerarquías se orienta a las empresas con estructuras organizacionales muy verticalistas, partir al menos de una única autoridad principal ayuda a la gestión de sus recursos humanos de cualquier estructura empresarial.

2. Definir las áreas funcionales.

Una vez que se definieron las jerarquías o cadenas de mando, el segundo paso para elaborar un organigrama es definir las áreas que integran la empresa. Si tienes una empresa emergente o pyme, quizá sean pocas áreas, por lo que tu organigrama será una estructura más simple. Pero con el tiempo, si logras hacerla crecer, puedes agrandar tu organigrama sumando nuevas áreas.

3. Tener definidos los puestos de trabajo.

Luego de definir las cadenas de mando y las áreas funcionales, el paso siguiente es delimitar los puestos de trabajo a partir de las jerarquías que encabezan las distintas áreas. No van representadas personas en el organigrama, sino puestos, roles, ya que muchas veces las personas se van, pero los puestos prevalecen. 

4. Dependencias de cada uno de los puestos.

Esta instancia nos permite establecer las conexiones departamentales e interdepartamentales entre los distintos puestos, y las jerarquías que los lideran.  

5. Diseño del organigrama. 

Se realizan en cajas cuadradas, nunca en otras formas geométricas. Se delimitan con líneas sin flechas. Luego, se conectan las cajas y se efectúa una caja por puesto, independientemente de cuántos colaboradores haya. Es decir, que no se especifica la cantidad de representantes de ventas que tiene el área comercial, sino que pasa del puesto de gerente o director comercial al puesto de representante de ventas como una categoría integral. 

Lo que se busca al realizar el organigrama es que sea lo más impersonal posible. Sí es pertinente agregar un número al lado de la caja que identifique la cantidad de colaboradores que participan de un determinado puesto.

Un criterio que se debe tener en cuenta es que los asesores externos se marcan con líneas de puntos. Si la contabilidad es externa a la empresa en lugar de marcar una línea recta, se la cambia por una línea de puntos.

Ventajas de contar con un organigrama

Entre las ventajas más importantes que podemos encontrar al contar con un organigrama, podemos destacar las siguientes.

1. Provee una guía de cómo funciona el equipo y las distintas interconexiones que se establecen entre los puestos de trabajo y niveles.

Esto es importante, sobre todo, para los nuevos miembros del equipo a los que se les da a conocer el organigrama empresarial para que entiendan cómo funciona la red de relaciones dentro de la empresa. Por ejemplo, cómo está compuesta la cadena de mando.

2. Permite identificar de quién es la responsabilidad de las diferentes tareas.

Sin un organigrama, es muy difícil segmentar roles, tareas y autoridades, y puede suceder que surjan conflictos entre jefes y empleados, porque es posible que más de un ejecutivo pretenda adjudicarse el liderazgo de un equipo de trabajo y que en la realidad no cumpla esa función. Por eso, al tomarse el trabajo de diseñar un organigrama, las responsabilidades de cada miembro están bien definidas y, de esta forma, se evitan los conflictos mencionados.

3. Formaliza los roles e interrelaciones entre estos y las distintas áreas funcionales.

Así como los procesos formalizados profesionalizan las empresas y mejoran la productividad, formalizar la estructura organizacional permite obtener mayor visibilidad de los roles, áreas, funciones, jerarquías y conexiones que integran una organización. 

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A modo de síntesis, esta guía sobre cómo elaborar un organigrama tuvo la finalidad de mostrarte la importancia de tener un registro visual de las funciones, áreas, roles y dependencias de tu empresa. Tanto si es una pequeña pyme como si se trata de una empresa importante, es fundamental definir todos los componentes de una estructura organizacional para la correcta comprensión de cada uno de sus involucrados.