Cómo evitar los cuellos de botella en la toma de decisiones

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Los líderes empresariales no se ponen de acuerdo con respecto a si los cuellos de botella en la toma de decisiones se pueden evitar y eliminar de raíz, porque su naturaleza responde a problemas estructurales y muchas veces coyunturales que surgen con algunas empresas. 

<<<Cuellos de botella. ¿Cómo detectarlos y eliminarlos del proceso?>>>

 

Sin embargo, es posible reducir su impacto logrando que las personas encargadas de tomar decisiones en una organización, como el área de dirección, puedan llevarlas a cabo con pleno entendimiento de las personas a cargo de ejecutar las acciones. Pero para lograrlo es necesario identificar en primera instancia dónde se localizan esos cuellos de botella a fin de ejecutar las medidas regulatorias correspondientes. 

Los cuellos de botella impactan a nivel organizacional ocasionando retrasos de tiempo en los procesos y postergaciones indefinidas en la ejecución de algunas actividades. Estos retrasos, a la vez, terminan afectando a toda la organización produciendo costos extras que repercuten en la rentabilidad.

El objetivo de este artículo es presentarte algunos tips para reducir los cuellos de botella en la toma de decisiones para lograr un entorno más colaborativo y flujos de trabajo más eficientes

 

1. Delegar funciones y actividades a otros miembros de la empresa.

Aunque ciertas tareas y funciones sean únicamente conocidas por los ejecutivos y principales responsables, la falta de tiempo puede impedir realizarlas de forma eficiente. En consecuencia, conviene delegar responsabilidades en alguien más para que lo ejecute, suministrando previamente toda la información que necesita para realizar el proceso.

La selección de la persona adecuada para delegar responsabilidades tiene que estar debidamente preparada y calificada para cumplir las funciones que se le asignen. De lo contrario, el cuello de botella podría incrementar sus efectos negativos sobre la empresa. Para esto, es fundamental que los candidatos a ejecutar las tareas posean además un conocimiento profundo de la estructura organizacional de la empresa y de los procesos que intervienen en el funcionamiento de la misma.

Los cuellos de botella en la toma de decisiones suelen ser muy comunes en empresas pymes que tienen pocos años de experiencia, ya que al estar ocupándose de casi todas las funciones empresariales, abarcando varias áreas, pierden mucho tiempo en actividades quizá más operativas que le resta para hacer otras cosas que podrían aportar mayor valor y se adecúan a sus respectivos cargos jerárquicos.

 

2. Formalizar o rediseñar procesos que lo necesiten.

Una de las causas de la manifestación de cuellos de botella en la toma de decisiones es no tener los procesos formalizados, lo cual puede ocurrir también cuando la empresa en cuestión es pequeña o familiar y recién está empezando a incursionar en los negocios con el objetivo de crecer.

En este sentido, los procesos formalizados ayudan a optimizar la productividad de las empresas. Por consiguiente, los cuellos de botella son los enemigos de la productividad y el crecimiento. Puedes formalizar tus procesos ordenando las actividades y tareas según las prioridades de tu empresa.

<<<Detectar problemas de comunicación que generan cuellos de botella>>>

 

3. Desarrollar planes de capacitación para colaboradores. 

Un aspecto muy importante para evitar o reducir los cuellos de botella en la toma de decisiones es tener a los colaboradores bien capacitados para desarrollar sus funciones y actividades. Hacer esto fomentará además el compromiso con la empresa, porque será una garantía de que entienden el proceso de cada actividad, por lo que se preocuparán por hacerlo correctamente.

Mientras más capacitados estén los colaboradores, mejor serán los resultados de su trabajo y más podrán delegar los gerentes, confiando en que las mismas funciones que ellos realizarían podrán ser ejecutadas de forma acertada sin emplear más tiempo del necesario.

 

4. Contar con la información necesaria.

La información es imprescindible para realizar cualquier acción dentro o fuera de la empresa. Por eso, todos los colaboradores deben recibirla de sus jefes inmediatos con instrucciones sobre los puntos destacados de la misma y qué aporta la actividad a realizar.

Para poder delegar, es determinante informar al personal a cargo acerca de los objetivos que debe alcanzar, ya sea a través de algún canal de comunicación corporativa o de forma directa y física. Cuando todos los colaboradores están al tanto de la información que circula en la empresa, es más difícil frenar la incidencia de los cuellos de botella.  

 

5. Promover la confianza entre las personas sin importar los niveles.

No debemos olvidar que para que las cosas se realicen es necesaria la confianza. Sin confianza, no se puede delegar porque existirá el prejuicio de que los colaboradores no entienden las actividades que se les asignan y tendrán reservas hasta de preguntar lo que no entienden. 

La confianza permite resolver problemas y realizar actividades de forma efectiva y eficiente, porque es preferible preguntar que dar por hecho algo sobre lo que no se tiene seguridad aunque hacerlo suponga dejar en evidencia la propia ignorancia. En última instancia, todos somos ignorantes en algo, por lo que es de humanos equivocarse y de valientes aceptar el error y preguntar por aquello que se desconoce. 

Si hay confianza entre los colaboradores y directores de equipos, se puede delegar actividades, formalizar procesos sin complicaciones, los procesos de inducción de conocimientos serán siempre exitosos y todos los miembros de la empresa obtendrán la información que necesitan de forma natural sin tener que negociarla. 

De esta forma, los cuellos de botella en la toma de decisiones se reducen al mínimo acortando los tiempos entre quien toma una decisión y quien la convierte en acción medible.

<<<Cómo utilizar los datos para tomar mejores decisiones>>>

 

En conclusión, si bien es difícil establecer si los cuellos de botella en la toma de decisiones se pueden eliminar de una empresa, teniendo en cuenta estas prácticas simples se pueden reducir considerablemente logrando procesos más eficientes y productivos.

 

 

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